درباره رمضان
ماه رمضان نهمین ماه از ماههای قمری و بهترین ماه سال است. واژه رمضان از ریشه «رمض» و به معنای شدت تابش خورشید بر سنگریزه است.
می‌گویند چون به هنگام نامگذاری ماه های عربی، این ماه در فصل گرمای تابستان قرار داشت، ماه «رمضان» نامیده شد، ولی از سوی دیگر، «رمضان» از اسماء الهی است. این ماه ماه نزول قرآن و ماه خداوند است و شب‌های قدر در آن قرار دارد. فضیلت ماه رمضان بسیار زیاد و نامحدود است.ماه رمضان ماه خداوند، ماه نزول قرآن و از شریف‌ترین ماه‌های سال است. در این ماه درهای آسمان و بهشت گشوده و درهای جهنم بسته می‌شود، و عبادت در یکی از شب‌های آن ( شب قدر ) بهتر از عبادت هزار ماه است.
رسول خدا صلی الله علیه و آله و سلم در خطبه شعبانیه خود درباره فضیلت و عظمت ماه رمضان فرموده است: «ای بندگان خدا! ماه خدا با برکت و رحمت و آمرزش به سوی شما روی آورده است؛ ماهی که نزد خداوند بهترین ماه‌ها است؛ روزهایش بهترین روزها، شب‌هایش بهترین شب‌ها و ساعاتش بهترین ساعات است.
بر مهمانی خداوند فرا خوانده شدید و از جمله اهل کرامت قرار گرفتید. در این ماه، نفس‌های شما تسبیح، خواب شما عبادت، عمل‌هایتان مقبول و دعاهایتان مستجاب است.
پس با نیت‌ای درست و دلی پاکیزه،‌ پروردگارتان را بخوانید تا شما را برای روزه داشتن و تلاوت قرآن توفیق دهد. بدبخت کسی است که از آمرزش خدا در این ماه عظیم محروم گردد. با گرسنگی و تشنگی در این ماه، به یاد گرسنگی و تشنگی قیامت باشید.»آن گاه پیامبر اکرم وظیفه روزه‌داران را برشمرد و از صدقه بر فقیران، احترام به سالخوردگان، ترحم به کودکان، صله ارحام، حفظ زبان و چشم و گوش از حرام، مهربانی به یتیمان و نیز عبادت و سجده های طولانی، نماز، توبه، صلوات، تلاوت قرآن و فضیلت اطعام در این ماه سخن گفت.به برخی از حوادث و رویدادهای مهم این ماه اشاره می‌شود:
وفات حضرت خدیجه در دهم رمضان سال دهم بعثت.
ولادت امام حسن مجتبی علیه السلام نیمه رمضان سال دوم هجرت.
جنگ بدر در سال دوم هجرت.
فتح مکه در سال هشتم هجرت.

استاندارد بازیابی و تبادل اطلاعات : Z39.50

 

مرضیه خالوئی

---

دانشجوی کارشناسی ارشد رشته کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه الزهراء

Email :

---

 
چکیده
 نام یک استاندارد ملی و توافق نامه ای برای بازیابی اطلاعات از سیستم های مختلفZ39.50 کامپیوتری است. این توافق‌نامه امکانات لازم را برای جستجو و بازیابی اطلاعات رادراختیار مشتری قرار می‌دهد. در این روند جستجو و بازیابی دانستن زبان مورد استفاده خدمتگزار (کامپیوتر مقصد) الزامی نیست. این مطالعه به تعریف، تاریخچه، نحوه کار و برخی از مشکلات این استاندارد می‌پردازد.
 
مقدمه
داده، اطلاعات سازمان نیافته یا پردازش نشده تعریف می‌ شود. بهترین جایگاه جهت ذخیره سازی داده ها پایگاه داده ها است. پایگاه داده ها مجموعه ای است از داده های ذخیره شده به صورت مجتمع، مبتنی بریک ساختار، باحداقل افزونگی[1] و قابل استفاده یک یا چند کاربر به صورت اشتراکی و هم زمان.
پایگاه داده ها را به لحاظ تفاوت داده هایی که درخود جای می‌دهند، به صورت زیر می‌توان دسته بندی کرد:
- پایگاه داده های کتابشناختی[2]: نوعی از پایگاه داده هاست که شامل اطلاعات کتابشناختی تمامی مواد اطلاعاتی نظیر کتابها، نشریات، اسناد، مواددیداری و شنیداری و موادالکترونیکی می‌باشد. این پایگاهها اطلاعات اصلی مربوط به یک اثر را ارائه می‌کنند و عموما کلید واژه های موضوعی، شماره رده بندی و دربسیاری موارد چکیده یا خلاصه مدرک را نیز در بردارند. این نوع پایگاهها ممکن است موضوعی عام ( مانند علوم)، یا یک موضوع خاص(مانند ریاضی)
یا موضوعات ریزتر داخل یک موضوع خاص(خطرات شیمیایی) را تحت پوشش داشته باشند.
- پایگاه د اده های ارجاعی[3]: که به نام یا آدرس شخص یا سازمان ارجاع می دهند.
- پایگاه داده های منبع[4]: که عمدتا در زمینه های اقتصادی، بازرگانی، تجاری یا مالی ساخته می‌شوند.
- پایگاه داده های عددی[5]: که به صورت عددد در قالب جدول یا سریهای زمانی ارائه می‌شوند و عموما شامل آمارو اندازه گیری، سریهای زمانی و متغیرها هستند.
- پایگاه داده های عددی- متنی[6]: که مرکب از اطلاعات آماری و متنی هستند.
- پایگاه داده های تمام متن[7]: که دستیابی به متن کامل مدارک را امکانپذیر می‌سازند.
یکی از مهم ترین و پرکاربردترین این پایگاهها، پایگاه داده های کتاشناختی است که رکوردهای کتابشناختی درآن مورد ذخیره و بازیابی قرار می‌گیرند.
فعالیتهاتی که برای تحلیل و سازماندهی مدارک و منابع صورت می‌گیرد، ذخیره اطلاعات و تلاشهایی را که برای یافتن یک یا چند مدرک از میان انبوه مدارک ذخیره شده، انجام می‌شود، بازیابی اطلاعات نام دارد. نظام هایی را که برای این جریان ها درآنها روی می دهد، نظامهای ذخیره و بازیابی اطلاعات خوانده می‌شود.نرم افزارهای کتابخانه ای مثال بسیار مناسبی از این نظام‌هاست که داده های کتابشناختی درآن مورد ذخیره و بازیابی قرار می‌گیرند. این داده ها در قالب استانداردهایی امکان ذخیره، بازیابی و تبادل پیدا می‌کنند.  
ازسویی کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی با روند روزافزون تولید اطلاعات درجهان مواجهند و این امر این موسسات را به چاره اندیشی درخصوص کنترل حجم عظیم اطلاعات واداشته است. از سوی دیگر گسترش ارتباطات، باعث گسترش هرچه بیشتر و سریعتر انتقال اطلاعات شده و این امر به نوبه خود سبب شده است که اطلاعات مشترکی در بسیاری از نقاط جهان به وجود آید. چگونگی کنترل این اطلاعات مشترک، کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی را از بسیاری از جهات به یکدیگر نزدیک ساخته است. به همین دلیل تبادل اطلاعات کتابشناختی بین کتابخانه‌های مختلف، خواه درون یک کشور، خواه درمیان کشورهای گوناگون از اهمیت بسزایی برخودار است و این امر باعث طراحی استانداردهای بسیاری درخصوص تبادل اطلاعات گشته است که از مهم ترین این استانداردها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

 Z39.50 – support information retrieval among different information systems.
SRU/SRW (Search and Retrieve URL/ Web Service)
Network Reference (Question/ Answer Transaction protocol)
CQL(Common Query Language)

 دلایل نیاز به استاندارد در تبادل و بازیابی اطلاعات:
دلایل مهمی وجود دارد که چرا از استانداردها استفاده می شود که مهم‌ترین آنها بدین شرح است:

 

1- یک استاندارد ابزاری دقیق و عملی برای برقراری ارتباط میان کامپیوترها می‌باشد.
2- وجود استاندارد فرایند کاوش را آسانتر می‌نماید.
3- استاندارد کاربر را قادر می سازد سازد که بجای صدها رابط کاربر، سیستم های
نرم افزاری و سخت افزاری ناسازگار یک رابط کاربر را مورد استفاده قرار دهد.
4- با توجه به اینکه شبکه ها از مهم ترین مسائلی هستند که کتابداران و اطلاع رسانان در عصر حاضر با آن روبرو هستند و همچنین نیاز به اشتراک گذاشتن اطلاعات وجود یک استاندارد یک ضرورت است.
5- امروزه نیاز به فرم جدیدی از همکاری بین کتابخانه ای احساس می شود. در این مفهوم همکاری بین کتابخانه ای نوعی دستیابی جهانی به اطلاعات مد نظر است و وجود استاندارد در این خصوص راهگشاست.
6- وجود استاندارد کاربران را قارد می سازد که بدون یادگیری زبان تجسس هر سیستم خاص، جستجوهایی را از چندین سیستم مختلف اجرا نمایند.
7- استاندارد تضمینی جهت انتقال روشن و شفاف اطلاعات است.
8- استاندارد امکان بازیابی اطلاعات مورد نیاز از سیستم های کاملا متفاوت و انتقال آن به سیستم دیگر را فراهم می سازد.
 
 
 تعریف استاندارد Z39.50
 زد50/39 استانداردی آمریکایی است که در تبادل و بازیابی اطلاعات به کاربرده می شود. سازمان استاندارد اطلاعات ملی[8] و موسسه استاندارد ملی آمریکا[9] این استاندارد را جهت تبادل اطلاعات ارائه دادند. این استاندارد یک استاندارد بین المللی جهت ارتباط بین سیستمهای کامپیوتری و ترجیحا سیستمهای کتابخانه‌ای و اطلاعاتی مربوطه است.                               
* زد50/39 یک توافقنامه و مجموعه ای از قوانین است که ارتباطات را تسهیل می کند. برای اینکه دوسیستم قادر باشند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند زبان آنها باید مشترک باشد. این استاندارد درواقع پروتکلی برای بازیابی اطلاعات است (پروتکل به مجموعه قوانینی گفته میشود که فرمت و رابطه داده ها را طی تبادل مشخص می کند). جیمز مایکل به زد50/39 عنوان استاندارد بازیابی اطلاعات را داده است زیرا استاندارد مذکور درجهت حمایت از بازیابی اطلاعات است.
* زد 50/39 به استفاده کنندگان یک سیستم این امکان را می دهد، تا با یک سیستم کامپیوتر دیگر ارتباط برقرار سازند و اطلاعات را جستجو کنند، پیدا نمایند و درصورت لزوم به سیستم خود منتقل کنند و این مستلزم این است که کامپیوتر طرف مقابل هم زد 50/39 را داشته باشد. درجستجو از طریق زد50/39 احتیاجی به آشنایی با سیستم طرف مقابل نیست، سیستم زد50/39 خود همه چیز را به زبان سیستم تبدیل می کند و امکان انتقال اطلاعات را فراهم می سازد.
* زد 50/39 تعین می کند که چگونه یک سیستم می تواند با سایر سیستمها برای جستجو در پایگاههای اطلاعاتی و دریافت رکوردها فعال باشد.
* این استاندارد به عنوان رابط بین کتابخانه ها بسیار مهم و قوی عمل می کندو بسیاری از سرویسهای مختلف کتابخانه ای را پشتیبانی و حمایت می کند.                                           
*زد 50/39 استانداردی جهت جستجوی فهرستبرگه‌های کتابخانه‌های دیگر و سایر پایگاههای اطلاعاتی  برمبنای استراتژی جستجوی شخصی و بازیابی آن بر روی کامپیوتر شخصی می باشد و شامل مجموعه قوانینی است که این ارتباطات را تسهیل می نماید.
* استاندارد زد50/39 مجموعه دستورالعملهایی است که خدمت گیرندگان و خدمت دهندگان برای برقراری ارتباط با یکدیگر ملزم به رعایت آن هستند. این دستورالعملها به ما کمک می کنند تا سیستم خدمت گیرنده به جستجو یا بازیابی اطلاعات از سیستم خدمت دهنده بپردازد.
  
تاریخچه
- فکر ایجاد و  طراحی استاندارد زد 50/39 برای اولین بار در سال 1980 مطرح  گردید. در این زمان طرح سیستمهای مرتبط که امکان ارتباط کتابخانه کنگره را با چند شبکه کتابخانه‌ای دیگر برقرار می ساخت، طراحی و اجرا شد. – نسخه اول این استاندارد درسال  1988 توسط سازمان استانداردهای اطلاعات ملی ارائه شد.

- ویرایش دوم زد50/39 در سال 1992 با ابزار و قابلیتهای جدید به بازار عرضه شد. نسخه اول این پروتکل متروک و کنارگذاشته شد و نسخه دوم جایگزین آن شد.
- ویرایش سوم این استاندارد به عنوان استاندارد بازیابی و جستجو در سال 1995 ارائه شد. در نسخه سوم امکانات و قابلیتهای بیشتری به آن افزوده شد و درنهایت این طرح نهایی شد.
با ظهور استاندارد زد50/39 پتانسیل عظیمی برای ایجاد واسط‌های پایانه ای خوب و هوشمند در سیستم‌های پیوسته پدید آمد. کرافورد معتقد است که در سالهای آتی فهرستهای پیوسته از رشد خارق العاده قدرت پردازش توزیع شده فایده فراوان خواهند برد. به طور روزافزون پردازش از سیستم مرکزی دور شده و به سوی رایانه های رومیزی حرکت خواهد کرد.                                                                                                                                      
درحال حاضر کتابخانه کنگره آمریکا به عنوان سازمان مسئول، مراقبت و نگهداری از این استاندارد را برعهده گرفته است. مرکز اتوماسیون کتابخانه فلوریدا نیز مسئولیت ویرایش استاندارد را برای سازگاری با سیستم های اطلاعاتی برعهده دارد.
 
نحوه عملکرد
این استاندارد به منظور تسهیل ارتباطات بین کامپیوترها با بهره‌گیری از روش مشتری/سرویس دهنده[10]یا کاربر/سرور یا خدمت گیرنده/ خدمت دهنده طراحی شده است. خدمت گیرنده درخواست کننده اطلاعات و خدمت دهنده تهیه کننده اطلاعات است. بااین پروتکل یک رایانه می‌تواند، رایانه دیگر را مورد جستجو قراردهد و نتیجه جستجو را از یکی به دیگری منتقل کند. زد 50/39 نصب شده روی یک سیستم، فرامین دریافتی از سیستم را به فرامین همگانی ترجمه کرده و سپس آنها را به رایانه دیگر می فرستد. سیستم دیگر فرامین همگانی را به فرامین معادل برای دومین سیستم ترجمه می‌کند. نتایج این جستجو به همان روش به رایانه اول بازگردانده می‌شود. اگر هر دو موسسه دارای پروتکل زد50/39 نصب شده باشند، استفاده کنندگان اوپک دریک موسسه می‌توانند، فهرست موسسه دیگر را با فرامین کلی خود مورد جستجو قرار دهند.
درواقع در این مدل دو کامپیوتر به صورت مستقیم با هم ارتباط برقرار می‌کنند. زد 50/39 سوال را از مبداء ارجاع می‌‌دهد . مبداء تمامی توابع مورد نیاز را با هم مرتبط می سازد. به
عنوان مثال معرفی پرسش مورد نظر به سایر سیستمها، ارسال سوال، تقاضا جهت بازگرداندن اطلاعات، پایان جستجو و بازیابی. از سوی دیگر سرویس دهنده(سرور)، اطلاعات را از کاربر دریافت نموده و پس از بررسی اطلاعات و یافتن پاسخ مناسب، اطلاعات را به سرویس گیرنده ارجاع می‌دهند.

در این ارتباط یک ماشین(مشتری) تقاضای اطلاعات از ماشین دیگر(خدمتگزار) می‌کند که در آن یک یا چند پایگاه داده ها وجود دارد. در واقع ماشین کاربر به جستجو در پایگاههای ماشین سرور می‌پردازد و رکوردهای مناسب از نتیجه جستجو بازیابی می‌شوند. بنابراین این پروتکل به تعامل بین ماشینهای کاربر/سرور می‌پردازد نه تعامل انسان وماشین.

مثال) شکل 1 فهرست عمومی پیوسته قابل دستیابی (اوپک)[11] را همراه با زد50/39 که با آن مرتبط و درحال عمل می باشد، نشان می دهد. کاربر در ایستگاه کاری به سیستم محلی (اوپک) از طریق شبکه ارتباطی پردیس دانشگاه خود دسترسی دارد و از طریق آن به عنوان میزبان، کاربر می تواند به پایگاه داده ها جون او.سی.ال. سی.[12] و یا اپک دیگری در پردیس دانشگاه دیگری دسترسی داشته باشد. ارتباط کامل زد 50/39 بین دو دانشگاه برقرار است. به طوری‌که هریک می‌توانند به عنوان خدمتگزار برای تقاضای مشتری دیگری عمل کنند.

 

شکل 1

 

سبستم او. سی. ال. سی نیز در نقش خدمتگزار برای تقاضاهای مشتری که بوسیله سیستم محلی اوپک فرستاده می شود، عمل می‌کنند. ارتباط بین ایستگاه کاری و اوپک محلی شبیه ارتباط اوپک با ارائه کنندگان پایگاه داده هاست. کاربر ایستگاههای کاری فرمان را وارد می‌کندو جواب را در فرمتی که بوسیله سخت افزار و نرم افزار پشتیبانی می شود، می‌گیرد. کاربر مجبور به پیروی از زبانهای محلی فرمان و ساختار سیستم خدمتگزار نیست. ایستگاه کاری محلی، فرمان را به زبان زد50/39 ترجمه می‌کند و آنها رابه اوپک میزبان می‌فرستد. میزبان به بررسی تقاضا ها می‌پردازد و پاسخ ها را به شکل محلی تولید می‌کند. پاسخ‌ها درحالی‌که به شکل مورد نظر کاربر ترجمه شده اند به ایستگاههای کاری محلی فرستاده می‌شوند. به این ترتیب هرگونه مسئولیتی در رابطه با فرمهای چندگانه ، پیغام آن و فرمتهای ویژه از روش میزبان برداشته می‌شود و تنها نیاز میزبان به جای تجزیه و تحلیل زبانهای فرمان، پذیرش تقاضاها از طرف رابط کاربرزد50/39 است . ایستگاههای کاری فرمان را دریافت کرده و پاسخ های مناسب را ذخیره و به نمایش می‌گذارد.

 

شکل2: رابطه اوپک و زد 50/39

  عملکردهای مورد لزوم Z39.50
از عملکردهای گوناگونی که در زد50/39 قابل دسترسی است، موارد زیر مورد نیاز خواهد بود:
1- شروع جلسه: خدمت دهنده و خدمت گیرنده درباره پارامترهای جلسه مانند اندازه پیام، اندازه رکورد و عملکرد مورد استفاده مذاکره می‌کنند.
2- تایید امنیتی: این عملکرد ممکن است همیشه لازم نباشد. ولی خدمت دهنده می‌تواند تقاضای هویت کاربر و مراجعی که می‌خواهد به آن دسترسی پیدا کند را بنماید.
3- جستجو: مشتری تقاضای جستجو می‌کند،خدمت دهنده پاسخ می دهد، اطلاعات رد و بدل شده عبارتند از: نوع سوال، پایگاه داده های مقصد، حداکثر تعداد رکوردهایی که باید در هر بار برگردانده شود، تعداد رکوردهای یافت شده که با پارامترهای جستجو مطابقت می‌کند و تعداد نسبی درمجموعه بازیابی شده آخرین رکورد برگشتی.
4- نمایش رکوردها: یا قرارداد برای ارائه رکوردها.مشتری تقاضای انتقال برخی از رکوردهایی که خصوصیات مشخصی را دارند از خدمت دهنده به سیستم خدمت دهنده برای پردازش محلی می‌کند.
5- تسهیلات حسابداری: مشتری درباره مصرف جاری منابع و هزینه های انجام شده درخواست اطلاعات می‌کند، خدمت دهنده تخمین ارسال می‌کند. این عملکرد ممکن است از طرف هر خدمت دهنده ای که برای آن کاربر نداشته باشد، حذف شود.
6- تسهیلات حذف: اگر خدمت دهنده بیش از مجموعه نتایج جاری را برای بازخوانی و نمایش به وسیله مشتری نگهداری کند، مشتری باید امکان حذف مجموعه نتایجی راکه دیگر مورد لزوم نیست داشته باشد.
7- تسهیلات خاتمه جلسه: مشتری برای خاتمه جلسه اقدام کرده و تقاضای حذف نتایج باقیمانده را می‌کند.
کلیه عملکردهای فوق توسط استاندارد زد 50/39 انجام می‌گیرد.
 
کاربردهای Z39.50 در کتابخانه
1. جستجوی منابع از سایر سیستمها
یک کاربر(سرویس گیرنده) برای زمان کوتاهی قادر است ساختار چندین کاوش را درچندین پایگاه اطلاعاتی از سیستمهای مختلف دنبال کند. رابطهای جستجو با تمام پایگاههای اطلاعاتی به منظور کاوش سازگار می باشد وامکان جستجو از سیستمهای مختلف را به کاربر می‌دهند.                                                                             
 2. کاربرد در امر فهرستنویسی
امکان استفاده از استاندارد زد50/39 در امر فهرستنویسی وجود دارد. یک فهرستنویس قادر خواهد بود از رکوردهای بازیابی شده از پایگاههای راه دور به‌عنوان یک رابط استاندارد استفاده نماید. چنانچه کتابی به دست فهرستنویس برسد به این معناست که کتاب در سیستم ملی نبوده است. دراینصورت فهرستنویس به سایر سیستمها مراجعه می‌کند و چنانچه رکورد را یافت، از طریق زد 50/39 آنرا به سیستم خود وارد می‌کند و تغیرات مورد نیاز را انجام می‌دهد.

3. کاربرد درامانت بین کتابخانه ای [13]
می توان با استفاده از کاربردهای زد 50/39 مفهوم جدیدی از همکاری میان کتابخانه ها را دریافت که نه تنها شامل مواد چاپی است، بلکه دستیابی جهانی به اطلاعات است. قوانین و دستورالعمل های تعریف شده استاندارد زد50/39 با سخت افزارها و نرم افزارهای گوناگون کاملا سازگار می‌باشد. سیستمها با اشتراک گذاشتن اطلاعات و با حفظ رعایت قوانین حاکم بر امانت بین کتابخانه ای هم ضامن حفظ سیستم های کتابخانه ای هستند و هم استاندارد
 زد 50/39 را ضمانت می‌کنند.                                                                                             
4. کاربرد در اشاعه اطلاعات گزینشی[14]
ویرایش سال 95 این استاندارد به کاربر این امکان را می‌دهد که جستجویش را اخص کندو
آن را برای خود ذخیره کند. جستجو گر می‌تواند به طور اتوماتیک، پس از تقاضا نتایج جستجورا از طریق فکس یا آدرس پستی الکترونیک خود دریافت کند. در این راستا کاربر اطلاعات بازیابی شده مناسب را شناسایی کرده و آنها را در پروفایل خود قرار می‌دهد.         
5. کاربرد در کاربا اوپک ها
استاندارد زد 50/39 برای فرد این امکان را فراهم می آورد تا چندین فهرست را از یک محل با استفاده از فرامین محلی جستجو کند. برای انجام این کار هر فهرست باید دارای استاندارد زد 50/39 نصب شده باشد. پروتکل موجود درسایتی که فرامین جستجو از آن استفاده می‌شود، فرامین را به استاندارد زد 50/39 ترجمه می‌کند. درسیستم دور که تحت جستجو است ، سرویس دهنده زد 50/39 استاندارد را به فرامین آن نظام ترجمه می‌کند تا جستجو تکمیل و نتایج ارسال شود.

6- کاربرد در فهرستگانها(فهرست مشترک)
استاندارد زد50/39 ابزاری کارا جهت تبادل اطلاعات بازیابی شده حاصل از جستجو درفهرستگانهاست.


Z39.50 و شبکه وب
زمانیکه یک رکورد از طریق یو. آر. ال.[15] بازیابی شود، زد 50/39 خدمت گیرنده یا هرکاربری که با پایگاههای اطلاعاتی کتابخانه ای ارتباط پیدا کرده است، می‌تواند آخرین کاربر اینترنت را شناسایی کرده و از آن اطلاع یابد.چنانچه کاربر سیستم مایل باشد منبع را دراختیار داشته باشد، می‌تواند داده‌های جاری و بازیابی شده را ذخیره کند.                       
برای همکاری نزدیکتر بین جستجو گر وب و مشتری زد50/39 توسعه امکانات یو. آر. ال. برای زد 50/39 ضروری است. طرح یو. آر. ال. برای زد50/39 از سال 1995 آغار گردیده ولی درحال حاضر متوقف شده است.                                                                                             
انواع یو. آر. ال. ها برای زد 50/39 وجوددارد. یک نوع آن مکانیزم کاوش کردن کاربر ومشتری زد 50/39 را فراهم می سازد و نوع دیگر آن به منظور بازیابی اطلاعات براین اساس ایجاد شده که بتوانداز زد 50/39 به عنوان مکانیزم انتقال دهنده استفاده نماید.

Z39.50گروه ابزارسازان
گروه ابزار سازان زد 50/39 عهده دار نظارت و عملکرد استاندارد زد 50/39 می باشد. این گروه دو یا سه باردر سال درخصوص اصلاح روشهای این استاندارد جلسه ای تشکیل داده و مذاکره می‌کنند. اولین اجلاس این گروه در مارس 1990 در واشنگتن تشکیل شد و در آن یازده موسسه آمریکایی و کتابخانه ملی کانادا مشارکت داشتند. درطی سخنرانیهای انجام شده 60 شریک اعم از نمایندگان کتابخانه ها، دانشگاهها، فروشندگان اطلاعات کتابخانه ای ، ناشرین و فروشندگان سیستمهای اطلاعاتی بدلیل وجود ابزار و امکانات متنوع و قوی این استاندارد را پذیرفتند.                                           
 
برخی از مشکلاتZ39.50
- عدم استفاده از برخی سرویسهای جدید که در ویرایش سال 1995 وجوددارد.
- قابلیت کاوش ضعیف: کلیه عملگرهای بولی در پردازش جستجوهای انجام شده فعال نیستند. هم چنین سرویس دهنده زد50/39 قادر به بازگشت به اسناد قبلی نیست.
- عدم وجود جزئیات موضوعات بحث شده که به عنوان عمده ترین ضعف این استاندارد خوانده می شود و همان عدم امکان دسترسی به جزئیات مورد نظر است.
  
برخی از نرم افزارهایZ39.50

ZETA Perl
ZETA Proxy
ZETA Gateway
Zedkit for windows
Zedkit for UNIX

پانوشتها:

[1] overload
[2] . bibliographic database
[3] . reference database
[4] . source database
[5] . numeric database
[6] . numeric- text database
[7] . fulltext database
[8] . National Information Standard Organization(NISO)
[9] . American National Standard Institute(ANSI)
[10] . Client/ Server
[11] . Online Public Access Catalog (OPAC)
[12] . Online  Computer Library Center (OCLC)
[13] . Inter Library Loan(ILL)
[14] . Selective Dissemination of Information (SDI)
[15] . Universal Resources Locator(URL)

منابع
 1. آرلین، جی. تیلور(1381). سازماندهی اطلاعات. ترجمه دکتر محمد حسین دیانی. تهران : انتشارات کتابخانه رایانه ای
2. پرتو، بابک (1375)." زد50/39 : پروتکل سیستمهای مرتبط و ایستگاههای کاری محقق." ،فصلنامه اطلاع رسانی، شماره 2، ص.24-40
3.روحانی ، زهرا(1379). " زد50/39 مناسب ترین استاندارد تعریف شده و تنها رابط مطمئن در تبادل اطلاعات کتابشناختی". فهرستهای رایانه ای: کاربردوتوسعه. مشهد: دانشگاه فردوسی مشهد، مرکز اطلاع رسانی وخدمات علمی وزارت جهاد سازندگی

4. The ANSI/ NISO Z39.50 Protocol: Information Retrieval in the Information Infrastructure. Available: [e-mail]  [accessed 2006/10/07]
5. Wells, Andrew (1998). Connecting and sharing: the emerging role of Z39.50 in library networks. Melbourne: national library of Australia.
6. Lynch, Califord A.(1997). The Z39.50 information retrieval standard.
Accessed: D_ libmagazine. California: university of California
7. Needleman, Mark (2002).”Z39.50 an overview, analysis an some thought on the future”. Library Hi Tech, Vol.18, no.2, p: 158-165
8.Stark, Ted.”The net and z39.50: toward a virtual union catalog”. Computer in libraries. November/December .P:27-29
9. Tomer, Christinger (1992).”Information Standard for libraries”. Journal of American Society of Information Science ,vol.43, no.8.P:
566-570
10. Ward, Mary Bath. Expanding Access to information, with Z39.50. American libraries. V25. no7
11.Z39.50 [online]. Available: http://en.wikipedia.org/wiki/Z39.50
12. Z39.50: A Client/ Server information Retrieval Standards & Protocol introductory paper. [ online]. Available: http://www.coe.missouri.edu/~DL/iDLR/viewpaper.php?pid=7
13. Z39.50: part 1_ an overview.Biblio Tech Review (information technology for libraries)
14. Www.Loc.gov/Z39.50Gateway  
15. www.sl.nsw.gov.au/webcat
16. www.webcat.nii.ac.jp/help_eng.html 
17. www.zing.ncsl.nist.gov/Webtools/WEBCAT/overview.html 

آیا رده بندی منابع اینترنتی ضرورت دارد؟

 

 زهره زاهدی
دانشجوی کارشناسی ارشد علوم کتابداری و اطلاع رسانی
 

آیا رده بندی منابع اینترنتی ضرورت دارد؟
 اینترنت با سرعت زیادی در حال گسترش است ولی تمام اسناد موجود در وب بصورت منطقی سازماندهی نشده اند و این مورد باعث شده تا استفاده و بازیابی آنها را  با مشکل مواجه سازد. از آنجا که اطلاعات، زمانی ارزشمند است که ساخت یافته  (دارای ساختار ) باشد بدلیل فقدان ساختار در خلق، توزیع و دریافت اطلاعات، اطلاعات در جائیکه لازم است دردسترس قرار نخواهد گرفت و در نتیجه ارزش خود را از دست خواهد داد. در نتیجه نیاز به مکانیسمی برای کمک در سازماندهی و مکان یابی اطلاعات مربوط بسیار احساس می شود. به همین دلیل کوشش برای کاربرد طرحهای رده بندی کتابخانه جهت سازماندهی منابع الکترونیکی ازقلمرو کتابخانه ها و فهرستهای آن فراتر رفته بطوریکه متخصصان اطلاع رسانی و پایگاه های اطلاعاتی و بازیابی اطلاعات، قابلیتهای رده بندی کتابخانه را در سازماندهی اطلاعات موجود در اینترنت با هدف بهبود مرور و جستجوی موضوعی مورد کاوش وبررسی قرارداده اند.                                                                               
در مجموعه کتابخانه، نقش اساسی رده بندی کمک به کاربران در تعیین مکان مواد در قفسه است. اگر کاربر شماره بازیابی را بداند، او به سرعت قادر به یافتن مواد ضروری خود می شود حتی اگر مجموعه کتابخانه میلیونها اثر داشته باشد. زمانیکه کاربران قفسه ها را مرور می کنند، مواد موضوعی مرتبط را دریک قفسه  می یابند و در این صورت ،  نیاز به دانستن تمامی شماره های بازیابی مرتفع می شود چرا که کتابهای هم موضوع ( با موضوع مرتبط) به آسانی در کنار هم یافت می شوند. اما اهمیت این دو عملکرد با توسعه اینترنت تغییر یافته است . منابع اینترنتی به محل فیزیکی در مخزن نیاز ندارند ، در سایبر اسپیس[1] ذخیره می شوند و جستجوی آنها بدون توجه به محل ذخیره سازی واقعی آنها صورت می گیرد. کاربران کتابخانه جهت یافتن اطلاعات دیگر نیازی به مراجعه به کتابخانه ندارند. بجای آن کامپیوتری که در شبکه قرار گرفته ، کاربر را در یافتن اطلاعات مورد نیاز خود یاری می رساند. در این شرایط ، عملکرد رده بندی بعنوان مکان یاب مواد فیزیکی موجود در محل مشخص اهمیت خود را از دست می دهد. ولی چنانچه رده بندی بعنوان ابزار طبقه بندی(برای کنار هم قرار دادن مواد هم موضوع) درنظر گرفته شود، نقش آن بعنوان ابزار سازماندهی موضوعی منابع اینترنتی تقویت می شود.
نظریه های بسیاری له و علیه رده بندی منابع موجود در اینترنت وجود دارد. عده ای که  معتقدند رده بندی منابع الکترونیکی ضرورت دارد، اساساً بر کاربران کتابخانه، مجموعه کتابخانه و خود کتابداران تأ کید دارند. آنها معتقدند که منابع اینترنتی باید رده بندی شوند بخاطر اینکه رده بندی وسیله ای برای کتابخانه در توسعه مجموعه های خود و ایجاد دسترسی به مواد پیوسته است. با وارد کردن منابع الکترونیکی در فهرست ، مجموعه کتابخانه ها بدون صرف هزینه زیاد ، افزایش می یابد واز طرف دیگر دسترسی از راه دور به این منابع هم  برای کاربران آسانتر از دسترسی به منابع سنتی است.  فهرست نویسی سنتی اختصاص شماره های بازیابی به منابع را در بر می گیرد ولی منابع الکترونیکی قفسه گذاری نمی شوند و مفهوم اصلی سنتی شماره های بازیابی – هدایت به سمت بسته های اطلاعاتی واقعی در قفسه – معنای خود را از دست می دهد. با وجود این شماره های بازیابی بعنوان ابزارهای بازیابی اطلاعات معنا پیدا می کنند. زمانیکه فایلهای اینترنتی در فهرستهای پیوسته وارد می شوند، کاربران توانائی مرور تمامی این منابع به همراه مواد فیزیکی موجود را با هم در قفسه های مجازی[2] بدست می آورند.
بحث بر علیه رده بندی منابع اینترنتی غالباً بر دلایل اقتصادی قرار گرفته است. بعضی از فهرستنویسان بر این عقیده هستند که رده بندی این منابع به دو دلیل معنی و مفهوم خاصی ندارد. اولاً، تنها تعداد کمی از مراجعه کنندگان منابع را توسط شماره بازیابی جستجو می کنند. آمار ها[3] نشان می دهند که جستجوهای شماره بازیابی %1.27 کل جستجوها را در بر می گیرند. ثانیاً، برای مراجعه کنندگان دیدن شماره های بازیابی این منابع گمراه کننده است به این دلیل که آنها قادر نیستند این مواد را در قفسه بیابند.
نکته قابل توجه در اینجا این است که رده بندی منابع الکترونیکی به مفهوم اختصاص شماره های بازیابی به آنها نیست و بسیار واضح است که دسترسی به این منابع از طریق رده بندی تقویت خواهد شد.رده بندی می تواند برای کاربران (دردسترسی به اطلاعات پیوسته)، کتابداران(مجموعه سازی،کتابشناسی،ارزیابی مجموعه) و کتابخانه ها ( توسعه و تقویت مجموعه) مفید باشد. بکارگیری رده بندی در محیط وب دارای مزایایی است از جمله:
 
·       رده بندی می تواند دقت و بازیافت را بهبود بخشد.
·       زمینه ای برای اصطلاحات جستجو ایجاد کند.
·       به کاربردراعم واخص کردن جستجوبا پیروی ازساختارسلسله مراتبی کمک می کند.
·       رده بندی پتانسیلی برای دسترسی چند زبانی به مجموعه ایجاد می کند. چون نشانه رده بندی از زبان خاصی مجزاست جستجوگر قادر است اصطلاحات جستجو را به زبانی مشخص وارد کرده و سپس آن اصطلاحات به تمامی قسمتهای مربوط سیستم رده بندی مرتبط می شوند بعداً می تواند برای بازیابی منابع به زبانی خاص در آن موضوع استفاده شوند.
 
درنتیجه اکثر متخصصان اطلاعات معتقدند که سیستمهای رده بندی کتابخانه بعنوان وسیله سازماندهی اطلاعات الکترونیکی مفیدند.
طرحهای پیشرفته متعددی در زمینه مقوله بندی موضوعی برای سازماندهی و اداره منابع در وب مطرح شده است. این طرحها دارای اسامی گوناگونی از قبیل راهنماهای موضوعی[4]، راهنماهای وب، طبقه بندی های موضوعی، سلسله مراتب موضوعی[5]، مسیریاب[6] و ... هستند.در برخی موارد تلاشهایی صورت گرفته تا طرحهایی چون UDC,LCC,DDC که به ترتیب بیشترین کاربرد را در رده بندی منابع اینترنتی داشته اند با محیط وب سازگار سازند. تعدادي سايتهاي وب غير تجاري از طرح رده بندي ديويي و كنگره براي ايجاد دسترسي موضوعي به اسناد استفاده كرده اند نظير:

DDC
The UK Web Library - Searchable Classified Catalogue of UK Web sites
[http://www.scit.wlv.ac.uk/wwlib/newclass.html]  
CyberDewey: A guide to Internet resources organized using Dewey Decimal Classification codes
[http://ivory.lm.com/~mundie/CyberDewey/CyberDewey.html]
Morton Grove Public Library Webrary
[http://www.webrary.org/ref/weblinksmenu.html]  
LCC
CyberStacks(sm) [http://www.public.iastate.edu/~CYBERSTACKS/homepage.html]

 نظام هایی که از ساختارهای سلسله مراتبی برای سازماندهی منابع وب استفاده می کنند عبارتند از:
 
راهنماهای طبقه بندی شده نظیر LYCOS,GOOGLE,YAHOO که بعنوان پیشقدمان دراین زمینه مطرح هستند. ولی با این وجود، این راهنماها باز هم به افراد انسانی در رده بندی کردن نیازمندند. رده بندی بصورت دستی قادر به همگام بودن با رشد و گسترش وب نخواهد بود زیرا:
 
·       رده بندی بصورت دستی دارای سرعت کم و هزینه زیاد بخاطر وابستگی خود به نیروی انسانی متخصص است.
·       ثبات طبقه بندی در اینجا به سختی قابل دسترسی است به این دلیل که تجارب انسانی متفاوت در آن اعمال می شود و آنها فاقد ثبات در اصول نظری سازماندهی دانش هستند.
·       عمل تعریف طبقه ها عملی مشکل و ذهنی است از آنجا که طبقه های جدید مداماً بوسیله قلمروهای  زیادی در حال پیدایش است.
 
با در نظر گرفتن تمامی این مسائل، نیاز به رده بندی خودکار بسیار حیاتی است.
Saeed & Chaudbry(2002)به ارائه مدلی برای کاربرد طرح رده بندی دیویی برای توسعه نظامی که بتواند برای طبقه بندی کردن دانش جهت تسهیل درمرور منابع شبکه بکار رود، پرداختند. آنها این مدل را بعنوان سیستم ساختاردهی دانش[7] که مشابه طرح رده بندی و اصطلاحنامه اصطلاحات نمایه سازی باشد تعریف کردند. این نظام سلسله های دانش را با اصطلاحاتی که مفاهیم آنها را نشان می دهند ادغام می کند.  مراحل ساخت این مدل که شامل تشخیص و انتخاب سلسله های مربوطه از طرح دیویی، ادغام اصطلاحات از نمایه دیویی و افزودن واژگان کنترل شده به سلسله برای موضوع علوم کامپیوتراست  با استفاده از نرم افزار MyInfo جهت نمایش ساختار این مدل توصیف شده است. هم اکنون گسترش این مدل برا ی رده های اصلی و فرعی علوم کامپیوتر در حال انجام است.
 
استفاده از سیستم رده بندی خودکار تلاش دیگری برای سازماندهی منابع اینترنتی است. همانطور که تعداد صفحات وب در اینترنت بطور مدام و به سرعت در حال افزایش است استفاده از سیستم رده بندی خودکار که قابلیت افزودن طبقه های جدید بصورت اتوماتیک همراه با توسعه اینترنت را داراست  درخور توجه است. در رده بندی یک صفحه وب، ابتدا کلید واژه های آن را استخراج کرده بعنوان نماینده آن سند بکار می برند. سپس تعدا د دفعات تکرار آن اصطلاحات را مشخص می کنند. با استفاده از روشهایی اصطلاح مشترک بین اسناد مشابه را خارج کرده وآن را بعنوان نماینده  آن طبقه بکار می برند. هنگام رده بندی اسناد، اصطلاح نماینده آن را با نماینده طبقه مربوطه مقایسه می کنند در صورت مشابه بودن اصطلاحات، آن سند را در آن طبقه قرار می دهند در غیر اینصورت طبقه جدیدی برای آن سند ساخته می شود. بعد از افزودن صفحه جدید به طبقه، خصوصیات موجود در سند در طبقه ادغام می شود. با این حال تحقیقات بیشتری برای ایجاد روشهای بهتر خلق طبقه های جدید ضرورت دارد.
 
نتیجه گیری:
 با توسعه اینترنت، مسائل پیرامون سازماندهی و بازیابی اطلاعات الکترونیکی بسیار با اهمیت شده است. برای سازماندهی این منابع، دو رویکرد را می توان در نظر گرفت: سنتی و غیر سنتی. رویکرد سنتی کاربرد طرحهای رده بندی سنتی برای سازماندهی اطلاعات الکترونیکی در شبکه و رویکرد غیر سنتی عملکرد و ابداعات جدید برای حل مسئله رده بندی  این منابع ارائه می دهد. کوششهای کتابداران و متخصصان اطلاع رسانی در استفاده از رده بندی برای اهداف جدید و بکارگیری آن در محیط شبکه موفقیت آمیز بوده است. تحلیلهای نظری و کاربرد عملی اهمیت رده بندی را بعنوان ابزار طبقه بندی نشان می دهند و نقش آنرا بعنوان سیستم نشانه گذاری که به یافتن مواد در قفسه ها کمک می رساند کاهش می دهند.

 يادداشتها

1.Cyberspace
2.Virtual Shelves
3.Matveyeva, Susan j.A Role For Classification:The Organization of Resources On TheInternet. MlaForum.1.June14.2002[online]. available: http://www.ukoln.ac.uk/metadata/desire/classification
4.Subject Directories
5.Subject Hierarchies
6.Path Finders
7.Taxonomies
 

فهرست مآخذ:

 1. Choi,Ben,Peng,Xiaogang.Dynamic & Hierarchical Classification Of WebPages. Online Information Review. 28.2004.Issue2.pp.139-147.
2.Irwin, Susan. Classification Theory & Internet:A Move Tward Multidimentional Classification March. 2001[online]. available: http://www.du.edu/lisa/students/student_papers/Irwin.htm
 3.Matveyeva, Susan j.A Role For Classification:The Organization of Resources OnThe Internet. MlaForum.1.June14.2002[online]. available: http://www.mlaforum.org/volume1/Issue2/roleclassification.html
 4.Saeed,Hamid, Chaudhry,Abdus Sattar.Using Dewey Decimal Classification For Building Taxonomies For Knowledge Organization. journal Of Documentation. 58.June 2002. Issue5. pp.575-583.

كاربرد اصطلاح‌شناسي و واژه‌گزيني در نمايه‌سازي ماشيني و بازيابي اطلاعات

فصلنامه اطلاع رساني. دوره 18، شماره 3و 4

نوشته: ملوك‌السادات حسيني‌بهشتي
عضو هيئت علمي مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران

چكيده
در عصر اطلاعات، اطلاعات علمي- فني زيربناي هرگونه تصميمات جدي اجرايي و تحقيقاتي محسوب مي‌گردد. موج اطلاعات در سالهاي اخير به شكل چشمگيري گسترش يافته و در زماني قابل پيش‌بيني ميزان اين اطلاعات رشد سريع‌تري خواهد يافت. از اين رو ضرورت سازماندهي اين گونه اطلاعات اهميت بيشتري مي‌يابد در اين ميان آنچه حائز اهميت است روشهاي دستيابي به آن مي‌باشد. اطلاعات مرتبط بايستي به سرعت و در حداقل زمان قابل دسترسي گردد. سيستمهاي رايانه‌اي شامل نظام مديريت اطلاعات، نظام خبره، بانكهاي اطلاعاتي و نظام‌هاي پردازش و بازيابي اطلاعات است. هر چند نظام‌هاي اطلاعاتي گوناگوني در اين زمينه مورد استفاده قرار مي‌گيرند لكن در طراحي آنها مشكلات و سئوالات مشتركي مطرح مي‌باشند:
1- چگونگي سازماندهي دانش موجود و نتايج تحقيقات علمي
2- چگونگي بازيابي اطلاعات و هدايت كاربر در جهت استفاده صحيح از نظام اطلاعاتي
بنابراين هر نظام بازيابي اطلاعاتي متشكل از انبوهي از اسناد و مدارك و نيز حجم قابل توجهي از پرسش‌ها و سؤالات است و شيوه‌هايي را دربر مي‌گيرد كه به تناسب هر يك از پرسش‌هاي جستجوگر، اسناد و مدارك متناسب و مرتبط با آن را بازيابي و در اختيار قرار دهد. اين شيوه عبارتند از:
1- ذخيرهء اطلاعات (به كارگيري عناصري جهت بازيابي و ارائه اطلاعات ذخيره شده)
اين بخش محتواي مدرك علمي را توصيف نموده و به شكلي ارائه ‌مي‌دهد كه براساس ويژگيهاي آن اسناد و مدارك بازيابي مي‌شوند. يكي از اين روشها، كاربرد اصطلاحنامه و تعيين توصيفگرها براساس نظام منطقي مفاهيم و ارائه محتواي مدارك است.
2- بازيابي اطلاعات (به كارگيري عناصري جهت تعيين نيازهاي اطلاعاتي كاربران)
اين بخش مي‌تواند سؤالات و نيازهاي اطلاعاتي استفاده‌كنندگان را به گونه‌اي شكل دهد كه بواسطه اطلاعات حاصل از نيازسنجي استفاده‌كنندگان، مدارك مناسب بازيابي شوند.
3- اشاعه اطلاعات (به كارگيري عناصري جهت ارائه و اشاعه اطلاعات بازيابي شده)
در اين بخش نتايج حاصل از جستجوي اطلاعات مورد نياز كاربر در اختيار وي قرار مي‌گيرد.
در اين مقاله به طور ويژه، مبحث واژه‌گزيني در نمايه‌سازي مدارك و اسناد به منظور بازيابي اطلاعات و در نتيجه فرآيند ترجمه اسناد به زبان نمايه‌سازي و كاربرد اصطلاحنامه‌ها به عنوان پشتوانه نمايه‌سازي ماشيني با رويكرد به فعاليتهاي اصطلاح‌شناختي در مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران مورد بحث و بررسي قرار مي‌گيرد.

كليدواژه‌ها: اصطلاح‌شناسي/ واژه‌گزيني/ نمايه‌سازي ماشيني/ بازيابي اطلاعات

مقدمه
از ديرزمان اصطلاحات و اصطلاح‌شناسي1 نقش تعيين‌كننده‌اي در تبادل نظرات علمي ميان متخصصان رشته‌هاي گوناگون ايفاء نموده و پيامدهاي مفيدي را دربر داشته است. منجمله:
1- شناخت اهميت اصطلاحات جهت تبادل نظرات علمي-فني؛
2-آگاهي بر ضرورت نظام‌مند نمودن اين اصطلاحات بعنوان ابزار شناخت علوم و زبانهاي تخصصي، كه بدون هماهنگي و دخل و تصرف بوجود آمده‌اند و حاصل آن رخدادي چون تشتت آراء در شكل‌گيري مفاهيم و نامگذاري آنها و نيز عدم شكل‌گيري نظام مفاهيم بوده كه بعنوان عناصر زيربنايي زبانهاي تخصصي و در نتيجه ساختار يك گرايش علمي محسوب مي‌گردند.
مهمتر از همه، انگيزه متخصصان رشته‌هاي علمي كه نياز روزافزون به داشتن ابزاري غني و كارآمد جهت تبادل اطلاعات علمي، بويژه ساخت اصطلاحات و هماهنگ‌سازي و يكدست نمودن آنها سبب پيشرفت علم اصطلاح‌شناسي در قرن گذشته شده و دو گرايش عمده را پديده آورده است:
1- توسعه و هماهنگي اصول و مباني نظري اصطلاح‌شناسي
2- تحقيقات پيرامون زبانهاي تخصصي براساس مباني زبانشناختي
نياز روزافزون به ترجمه متون تخصصي و كاربرد دستگاههاي الكترونيكي سبب گرديده است تا اولين بانكهاي اطلاعات واژگاني و اصطلاح‌شناسي در مؤسسات ترجمه ملي و بين‌المللي داير گردند.
بموازات اين فعاليتها تحقيقات ميان رشته‌اي در زمينه‌هاي علمي مشترك ميان اصطلاح‌شناسي و علم اطلاع‌رساني با هدف ساخت ابزارها و شيوه‌هاي كارآمد جهت تبادل سريعتر و دقيقتر اطلاعات علمي، آغاز گشت.
مستندسازي و اشاعه اطلاعات علمي-فني بطور روزافزون نياز به تحقيقات اصطلاح‌شناسي يافت و فن‌آوري اطلاعات نيز در زمينه پيشرفت علم اصطلاح‌شناسي به كار گرفته شد، در نتيجه ضرورت همكاري متقابل اين دو زمينه علمي آشكار گرديد.
از آخرين نتايج تحقيقات «ووستر»2 بنيانگذار علم اصطلاح‌شناسي تاكنون بيش از 20 سال مي‌گذرد و بايد اذعان داشت كه پيشرفت علم اصطلاح‌شناسي و ارائه نظرات جديد در رشته‌هاي مختلف علمي، در علم اصطلاح‌شناسي نيز بويژه در زمينه تدوين شيوه‌هاي جديد، گامهاي اساسي برداشته است، بطوري كه زمينه‌هاي ديگر علمي را نيز فراگرفته است مانند:
علوم شناختي3، منطق و هستي‌شناسي4، اصطلاح‌نگاري5، داده‌پردازي6، علوم اطلاع‌رساني7، مديريت اطلاعات8 و مهندسي دانش9.
ارتباط ميان علم اصطلاح‌شناسي و ديگر علوم را مي‌توان به شكل ارتباطات متقابل ذيل نشان داد:

 

نتايج حاصل از فعاليت اصطلاح‌شناسي در زبانهاي تخصصي بصورت واژه‌نامه، بانكهاي اطلاعات واژگاني، معيارها، رده‌بندي موضوعي و اصطلاحنامه‌ها ارائه مي‌شود. (لارن، مايكينگ، پيشت، 1998)
نشانه‌شناسي10
در اصطلاح‌شناسي براي ارائه و بيان اشياء و مفاهيم از نمادهاي كلامي و غيركلامي استفاده مي‌گردد. بدين منظور نياز به شناخت مباحثي از قبيل واژه‌شناسي11، معني‌شناسي12، واژگان‌نگاري13، روانشناسي و جامعه‌شناسي زبان (ساخت واژه و نامگذاري مفاهيم در واژه‌نامه‌هاي تخصصي، پذيرش اصطلاحات از سوي گويشوران زبان و غيره) ضروري است كه در تدوين متون تخصصي و ترجمه شفاهي وكتبي و نيز شكل‌گيري بانكهاي اطلاعات واژگاني و برنامه‌ريزي زبان و اصطلاح‌شناسي بكار گرفته مي‌شوند.
داده‌پردازي14 و انفورماتيك15
ماشيني شدن ثبت واژگان و اصطلاح‌نگاري رايانه‌اي تسهيلاتي را در اين امر بهمراه داشته است:
- روزآمد كردن سريع داده‌هاي واژگاني و دسترس‌پذير نمودن آنها براي كاربران
- ايجاد امكان بكارگيري سريع اين اصطلاحات در بانكهاي اطلاعات علمي- فني
هرچند داده‌پردازي و انفورماتيك بطور مستقيم در مباني نظري اصطلاح‌شناسي بمعني اخص آن دخيل نبوده، اما كاربرد آنها در تحقيقات واژه‌شناسي و اصطلاح‌شناسي در بسياري از زمينه‌ها تأثير فراوان داشته است. از قبيل:
- شيوه‌هاي كاربرد اصطلاح‌نگاري
- تعاريف عناصر و اجزاء اصطلاح‌شناسي
- سازماندهي اين عناصر در قالبهاي رايانه‌اي
- تسهيل در تبادل اطلاعات داده‌هاي واژگاني
- معيارسازي شيوه‌هاي اطلاع‌رساني
- كاربرد معيارها در برنامه‌ريزي زبان و اصطلاح‌شناسي
- شكل‌گيري بانكهاي اطلاعات واژگاني، تدوين متون تخصصي و جستجوي اطلاعات از راه دور و تسهيل در امر ترجمه و تبادل اطلاعات علمي-فني

مهندسي دانش
از آغاز ارتباط ميان اصطلاح‌شناسي و مهندسي دانش حدود يك دهه مي‌گذرد.
اولين ارتباط اين دو حوزه علمي در سال 1987 در كنگره « اصطلاح‌شناسي و مهندسي دانش» در شهر «ترير» اتريش برقرار شد. در اين كنگره مقالات فراواني با هدف بررسي ارتباط ميان اين دو رشته علمي ارائه گرديد. از آنجا كه «مهندسي دانش» به دنبال اين هدف است كه دانش را به كمك برنامه‌ريزي رايانه‌اي و شبكهء اطلاعاتي انتقال دهد، لازم است كه اين دانش بصورت نظام‌مند و داراي ساختار ويژه درآيد. و همين نقطه مشترك ميان اين دو رشته علمي محسوب مي‌گردد، زيرا اصطلاح‌شناسي در سطح ارائه مفاهيم بصورت نظام‌مند عمل مي‌كند كه اين خود مقدم بر تمامي شيوه‌هاي ارائه دانش محسوب مي‌گردد. بنابراين نقطه اشتراك اين دو علم، دريافت علم و ارائه دانش بصورت نشانه‌گذاري (نمادهاي كلامي و غيركلامي) مي‌باشد.

معيارسازي و برنامه‌ريزي زبان
ارتباط ميان اصطلاح‌شناسي و معيارسازي بصورت رسمي و سازمان يافته در اواخر قرن 19 و اوايل قرن 20 ميلادي صورت گرفت و مستندات فراواني در اين زمينه وجود دارد.
در اينجا بايستي توجه داشت كه معيارسازي نياز به تغيير و تحولات بنيادي و پذيرش تقاضاها و روابط جديد را در پي دارد كه لازمه آن بررسي و شناخت مداوم مباني نظري و شيوه‌هاي كاربردي است كه در دهه‌هاي هشتاد و نود قرن بيستم ميلادي در سطح ملي و بين‌المللي ابعاد گسترده‌اي يافته است. بموازات اين فعاليتها يك نوع هماهنگ‌سازي و معيار نمودن شيوه‌ها در گروههاي كوچكتر كاري و تخصصي نيز با هدف ايجاد ابزار ارتباطي مشترك و واحد در حال انجام است. جوامع بزرگتر زباني نيز به اين نتيجه رسيده‌اند كه چنانچه بخواهند زبان بومي آنان در انتقال دانش كه اكنون از مرزها عبور كرده و با سرعت فراوان وارد جوامع گوناگون بشري مي‌شود، مؤثر واقع گردد، بايستي در نامگذاري مفاهيم جديد علمي-فني با همان سرعت هماهنگي و يكدستي ايجاد گردد تا متخصصان رشته‌هاي علمي بتوانند از زبان بومي خود جهت تبادل نظر و دانش فني بهره كافي ببرند.

مستندسازي و اطلاع‌رساني
ارتباط اين رشته علمي با اصطلاح‌شناسي از قدمت فراوان برخوردار است. در ابعاد نظري اين دو رشته بواسطه طبقه‌بندي و رده‌بندي دانش به يكديگر نزديك شده‌اند.
تحقيقات وسيع پيرامون روابط ميان اشياء و مفاهيم و نيز نامگذاري آنها را شامل مي‌شود كه در علوم اطلاع‌رساني بعنوان ابزار كار طبقه‌بندي و تدوين اصطلاحنامه ظهور مي‌يابند.
از سوي ديگر در جستجوي اطلاعات بمنظور يافتن مفاهيم علمي و نامگذاري آنها، كاربرد اصطلاح‌شناسي و هماهنگ‌سازي اصطلاحات علمي-فني ضرورت مي‌يابد.
در «مديريت اطلاعات» نيز اصطلاح‌شناسي اهميت يافته زيرا در اين حوزه نيز بدون هماهنگ‌سازي اصطلاحات تخصصي، ساماندهي فعاليتها مشكل مي‌نمايد. از اينرو « اصطلاح‌شناسي» در مديريت كارآمد انبوه اطلاعات روزافزون ويژگي كليدي مي‌يابد، بويژه آنكه امروزه با شيوه‌هاي ماشيني متداول به اجرا درمي‌آيد.

علوم شناختي
مدت زمان كوتاهي است كه ارتباط مستقيم ميان علوم شناختي و اصطلاح‌شناسي ايجاد شده است. از آنجا كه علوم شناختي در روشن نمودن روابط ميان تك‌تك علوم مي‌كوشد تا جايگاه علوم جديد را در ساختار كلي علوم بيابد، در علم اصطلاح‌شناسي نيز اينگونه مسائل مورد بحث و بررسي قرار گرفته و در اين زمينه در گردهمايي‌هاي 1969 و 1971 كه بدين منظور در مسكو برگزار گرديد مقالات بر محور: جايگاه اصطلاح‌شناسي در نظام علوم و مشكلات نشانه‌شناسي در زبانهاي تخصصي، اصطلاح‌شناسي و اطلاع‌رساني ارائه گرديد.
ارتباط ميان علوم شناختي و اصطلاح‌شناسي در سالهاي اخير توسط دانشمند رشته فلسفه علم يعني «اوزر»16 مورد بحث و بررسي قرار گرفت. در مقاله‌اي كه در سال 1992 ارائه نمود، روابط تنگاتنگ اصطلاح‌شناسي و علوم شناختي را بيان نمود و اثبات كرد كه منطق مفاهيم و بيان مفهوم پيشينه اين علم محسوب مي‌گردند و منجر به «فرا اصطلاح‌شناسي»17 مي‌گردد. همچنين ارتباط ميان منطق بويژه منطق مفاهيم، فلسفه علم، فلسفه زبان و علوم شناختي و تأثير آنها بر «تحول مفاهيم»18 و فرا اصطلاح‌شناسي را اثبات مي‌نمايد. (لارن، مايكينگ، پيشت، 1998)
اين شيوه نظارت بر تحول مفاهيم نشانگر نوآوري قابل توجه در تحقيقات اصطلاح‌شناسي است، زيرا زمينه‌اي موردنياز و ضروري براي پردازش انبوه سيل‌آساي اطلاعات، بعنوان فرآيند علمي شتاب دهنده در توسعه تكنولوژي جديد اطلاعات محسوب مي‌گردد.
اين توسعه پشتيباني فن‌آوري اطلاعات را مي‌طلبد و تلفيق نظريه اصطلاح‌شناسي و فلسفه علم را با مهندسي دانش ضروري مي‌نمايد.
انتقال از پردازش داده‌ها بسوي پردازش دانش به اين نگرش منجر شد كه اجزاء زيربنايي دانش از داده‌هاي منفرد تشكيل نيافته است، بلكه بيشتر از يك ساختار پيچيده و تركيبي شكل يافته، بدين معني كه مفاهيم بعنوان مجموعه‌اي از ويژگيها با همديگر ارتباط يافته، بصورت يك زمينه موضوعي با روابط نظام‌مند مفاهيم گوناگون آن تحقق مي‌يابد.
اين گونه پردازشِ دانشِ «مفهوم بنياد»، مزيتهاي روشني نسبت به پردازش معني‌شناختي اطلاعات دارد و وظيفه‌اش خلاصه نمودن تمامي معاني و تعاريف زبان‌شناختي به شكل ارائه الگوهاي نحوي مي‌باشد.
براين اساس، اصطلاح‌شناسي، علمي است ميان رشته‌اي، كه موضوع تحقيق آن از سويي به شيء و مفهوم، شيوه تعريف و نامگذاري مفاهيم و از سوي ديگر به سازماندهي مفاهيم يك رشته به شكل نظام‌‌مند و كاربرد آنها در زمينه‌هاي گوناگون علمي مربوط است.
امروزه اصطلاح‌شناسي بعنوان يك گرايش مستقل و با ديدگاه شناختي ويژه و هدفگذاري زمينه‌ها و كاربردهاي ويژه مطرح مي‌گردد و هيچ يك از رشته‌هاي وابسته اين علم نمي‌توانند مشكلات ارتباطات را بدون تأثير و كمك رشته‌هاي ديگر حل نمايند و بنابراين ميان آنها نوعي وجوه اشتراك ديده مي‌شود.
همچنين بايد تأكيد گردد كه مشاركت تك‌تك اين علوم بصورت اجزاء و يك كل، رسيدن به هدف نهايي اصطلاح‌شناسي يعني ايجاد ارتباطات تخصصي را امكانپذير مي‌نمايد و سهولت مي‌بخشد.

اصطلاحنامه در نظام‌هاي بازيابي اطلاعات
اصطلاحنامه، مجموعه‌اي از واژگان زبان نمايه‌اي كنترل شده است كه بطور منظم سازمان يافته تا روابط استنباطي ميان مفاهيم را مشخص نمايد. اصطلاحنامه در نظام‌هاي بازيابي اطلاعات، از فهرستنويسي19 در مراكز اطلاع‌رساني و كتابخانه‌ها تا اينترنت، مورد استفاده قرار مي‌گيرد. هدف اصلي اصطلاحنامه، بازيابي اطلاعات (نمايه‌سازي20 و كاوش21) است و در درجات بعد كمك به درك كلي يك حوزه موضوعي، فراهم كردن «نقشه‌هاي معنايي»22 از طريق ترسيم نظام مفاهيم و كمك در ارائه تعاريف اصطلاحات است. همچنين توليد فهرست‌هاي كليدواژه‌اي23 كه مبناي برنامه‌ريزي، اولويت‌بندي و ساير وظايف مديريت پژوهش را تشكيل مي‌دهند.
هم اكنون آنچه رايج‌تر است استفاده گردآورندگان پايگاههاي اطلاعاتي از اصطلاحنامه در نمايه‌سازي رايانه‌اي است وكاربراني كه از اصطلاحنامه بعنوان ابزار بازيابي استفاده مي‌كنند از آن براي جستجوي اطلاعات بهره خواهند برد. اين شيوه در استفاده از نظامهاي درونخطي و لوحء فشرده توسط رابط‌هاي متخصص مرسوم است. در هر صورت اصطلاحنامه بايد در شكل چاپي و يا به شكل رايانه‌اي در اختيار تمام كاربران قرار گيرد.
شكل چاپي آن مستلزم انتخاب فكري اصطلاحات است و شكل رايانه‌اي امكان گزينش خودكار را فراهم مي‌كند. كاربرد اصطلاحنامه سنتي بر روي اينترنت و برخي فراشبكه‌ها از تحولات جديد است و پيشرفتي طبيعي براي توليدكنندگان پايگاههاي اطلاعاتي محسوب مي‌شود. نسل جديدي از نرم‌افزارها با استفاده از فنوني نظير استنباط زبانشناختي (عمدتاً با بكارگيري تحليل آماري و قواعد معناشناختي) هم اكنون قادر به گزينش موضوعي خودكار يا تحليل متن اسناد در يك پايگاه اطلاعاتي هستند هرچند هنوز مداخله انسان كماكان در آموزش نرم‌افزارها، ويراستاري و نظم بخشي به نتايج ضرورت دارد. بنابراين اصول اساسي رده‌بندي موضوعي و گردآوري واژگان اصطلاحنامه همچنان معتبر است.
ارزش كاربرد اصطلاحنامه در نمايه‌سازي، گردآوري مجموعه‌اي غني از اصطلاحات، مترادف‌ها و اصطلاحات اعم و اخص براي افزايش احتمال بازيابي دقيق و موفقيت‌آميز است و اين امر مستلزم بازنمايي خودكار نظام بازيابي از اصطلاح نامرجح به اصطلاح مرجح است كه لازمه آن وجود اصطلاحنامه به شكل الكترونيكي است.
با گسترش رو به رشد نظامهاي اطلاعاتي درونخطي شامل اينترنت كه از متن آزاد به عنوان ابزار بازيابي استفاده مي‌كنند (يعني زبان طبيعي و واژه‌هاي عناوين، چكيده‌ها و متن كامل اسناد) مفيد بودن زبان كنترل شده (يعني نظامهاي رده‌بندي، سرعنوان‌هاي موضوعي و اصطلاحنامه‌ها) بايد مورد ارزيابي مجدد قرار گيرد. نقش اصطلاحنامه درحال تغيير است، اما احتمال دارد به عنوان ابزار بازيابي كارآمد باقي بماند و تغيير در برخي ويژگيهاي آن و ايجاد تحول در شيوه استفاده از اين ويژگي‌ها، حاكي از گسترش استفاده مفيد اصطلاحنامه خواهد بود تا كاهش آن. (ايچيسن، گيلكريست، بادن، 2000)
در نظام‌هاي نمايه‌سازي دستي، مفيد بودن زبان كنترل شده چه در نظامهاي پيش‌همارا و چه در نظامهاي پس‌همارا به اثبات رسيده است. زيرا نظامهاي دستي قابليت پرداختن به زبان پردازش نشده را به خاطر تعداد گسترده واژگان ندارند. بنابراين اصطلاحنامه در نمايه‌هاي چاپي و رايانه‌اي براي كنترل مترادف‌ها و ايجاد مبناي ارجاعات كاربرد دارد. در نظامهاي پس‌هماراي ماشين‌خوان زبان طبيعي اغلب تنها زبان بازيابي است، اما پايگاههاي اطلاعاتي وجود دارند كه از زبان كنترل شده استفاده مي‌كنند و يا از زبانهاي طبيعي و كنترل شده توأماً بهره مي‌جويند. در برخي نظامهاي تركيبي، زبان كنترل شده آسان و غيراخص عمدتاً به عنوان ابزار بهبودي جامعيت عمل مي‌كند، در صورتي كه در نظامهاي ديگري زبان كنترل شده نسبتاً اخص و پيچيده است.
با گسترش پايگاههاي اطلاعاتي تمام متن، اصطلاحنامه نقش جديدي در زمينه نمايه‌سازي و بازيابي اطلاعات ايفا مي‌كند. نمايه‌سازي واژگان كنترل شده ممكن است براي تقويت نظامهاي بازيابي هوشمند تمام متن با فنون زباني و اطلاعات معناشناختي و آماري مورد استفاده قرار گيرد.
چنانچه پايگاه اطلاعاتي كوچك بوده و به كندي رشد مي‌كند، يك اصطلاحنامه گسترده و مفصل، فقط تجملي وگرانقيمت محسوب مي‌شود. مگر آنكه حوزه موضوعي تحت پوشش، بسيار پيچيده باشد. در نظامهاي تمام متن ميزان داده‌هاي پردازش شده و قابل دسترس براي بازيابي بيشتر است و در نتيجه جامعيت احتمالاً بالاتر بوده و مانعيت از طريق بررسي مكرر رايانه بهبود مي‌يابد. چنانچه اطلاعات به بيش از يك زبان وارد نظام شده و بازيابي شود به اصطلاحنامه دوزبانه و يا چندزبانه نياز است و مسايل ويژه تدوين اصطلاحنامه كه در اين وضعيت مطرح مي‌شود بايد در نظر گرفته شود.
در پايگاههاي اطلاعاتي گسترده كه بسيار مورد استفاده قرار مي‌گيرند، اصطلاحنامه‌اي پيشرفته براي نمايه‌سازي و بازيابي توجيه‌پذير است، تا با پرداختن به سؤالات جزئي‌تر، سرعت و كيفيت بازيابي را بهبود بخشد. منابع مالي عاملي كليدي است، اگرچه غالباً خارج از نظارت نظام اطلاعاتي است. نوع و گسترهء فعاليت سازمان ذيربط اعم از آنكه دانشگاهي، تجاري يا صنعتي باشد، بر منابع مالي قابل دسترس، تأثير خواهد گذاشت. در جايي كه منابع محدود و طرحهاي اطلاعاتي در معرض كاهش منابع مالي هستند، صرفه‌جويي ممكن است به شكل انطباق با اصطلاحنامه‌هاي موجود صورت پذيرد. چنانچه الزاماً بايستي اصطلاحنامه‌اي جديد تأليف گردد، هزينه‌ها را مي‌توان بالاجبار با كاهش گستره اصطلاحنامه، تعديل ويژگي اخص بودن و ساده كردن ساختار آن، تقليل داد.
خريد اصطلاحنامه بجاي تدوين آن و نيز انطباق آن با نيازهاي داخلي و استخدام مشاور علمي براي تدوين يا انطباق يك اصطلاحنامه در خصوص طراحي و اجراي پروژه اصطلاحنامه نيز در دنيا رايج مي‌باشد. (همان منبع)

تدوين اصطلاحنامه جديد يا انطباق
در حال حاضر كتابشناسي جامعي به صورت چاپي يا درونخطي درخصوص تمامي اصطلاحنامه‌هاي موجود، وجود ندارد. با اين حال مي‌توان به فصلنامه «سازماندهي دانش»24 منتشر شده توسط «مجمع بين‌المللي سازماندهي دانش»25 شامل اصطلاحنامه‌هاي موجود و طرحهاي رده‌بندي مراجعه نمود. همچنين «مركز منابع اطلاعاتي»«اسليب»26 مجموعه‌اي از اصطلاحنامه‌ها را نگهداري مي‌كند، هرچند اين مجموعه نيز كامل نيست، اما مي‌تواند بعنوان مرجع مورد بهره‌برداري قرار گيرد. «راهنماي اصطلاحنامه»27 كه بصورت كتابشناسي در سال 1992 براي كميسيون جوامع اروپايي تدوين شد، بسياري از اصطلاحنامه‌ها را بر روي اينترنت دسترس‌پذير نموده است. دستيابي رايگان از مزاياي قابل توجه سايت‌هاي اينترنتي است.
با بررسي اين اصطلاحنامه‌ها مي‌توان پي برد كه آيا زبان نمايه‌سازي موجود قابل انطباق با نيازهاي مركز اطلاع‌رساني داخلي هست يا خير. در غير اين صورت ضرورت دارد كه اصطلاحنامه‌اي هدفمند در چارچوب نظام محور و براساس رشته‌هاي مورد نظر تدوين گردد. حتي در اين صورت نيز مي‌توان از اصطلاحنامه‌هاي موجود و يا بخشهائي مناسب براي استخراج، ويرايش و كاربرد درنظام جديد استفاده نمود.

اصطلاحنامه و عناصر طراحي نظام بازيابي اطلاعات
زبان نمايه‌سازي فقط شامل اصطلاحات يا واژگان نمايه‌سازي نمي‌شود بلكه ابزار زبان نمايه‌سازي خاصي را دربر مي‌گيرد. ابزاري كه بازيابي اسناد مرتبط را بهبود مي‌بخشد (تعداد، شكل دستوري، ترتيب واژگاني و غيره) و شيوه‌هايي كه از آوردن اطلاعات غيرمرتبط ممانعت بعمل آورند:
كنترل مترادف‌ها و شبه‌مترادف‌ها بصورت ارجاع مترادفهاي غيرمرجح به اصطلاح مرجح از پراكندگي مترادف‌ها و شبه‌مترادف‌ها در پايگاههاي اطلاعاتي ممانعت بعمل مي‌آورد.
  با هدايت كاوشگر مفاهيم و اصطلاحات اخص به اعم يعني نزديكترين اصطلاح نمايه‌اي موجود براي ارائه اين مفاهيم جامعيت مي‌بخشد.
  با ارائه روابط ساختاري مفاهيم اعم از سلسله مراتبي يا غير سلسله مراتبي جامعيت حاصل مي‌گردد و كاوش را با ارائه طبقه‌هاي داراي ارتباط بسيار نزديك توسعه مي‌دهد. از اين طريق مانعيت نيز با پيشنهاد اصطلاحات اخص‌تر بهبود مي‌يابد.
  ابزار مانعيت شامل اخص بودن زبان نمايه‌سازي است. هرقدر جزئيات و تعداد اصطلاحات بيشتر باشد، موضوع اسناد و مدارك علمي با دقت بيشتري توصيف مي‌يابد. اخص بودن قابليتهاي مانعيت نظام را كنترل مي‌كند و مهارت بيشتري در نمايه‌سازي و بازيابي مي‌طلبد.
  همارايي جزء قوي‌ترين ابزار مانعيت است. با افزايش تعداد اصطلاحات در تركيب با يكديگر در نمايه‌سازي و كاوش، مفاهيم موردنياز با دقت بيشتري تعريف مي‌شود و اطلاعات حشو حذف مي‌گردد.
  اصطلاحات مركب، كه نوعي پيش‌همارايي اصطلاح است، سبب مي‌گردد كه موضوع مدرك به طور جزئي‌تر شناسايي و بدينسان از بازيابي اسناد نامربوط جلوگيري شود.
  روابط ساختاري در اصطلاحنامه سبب مي‌گردد كه نمايه‌ساز و كاوشگر از مفاهيم گسترده به اصطلاحات مشخص‌تر هدايت شود كه اين امر بازيابي را محدود كرده و اطلاعات حشو را حذف مي‌كند.
  ويژگيهاي اخص بودن واژگان، سلسله مراتب و كنترل مترادف‌ها را مي‌توان بخش ضروي ساختار اصطلاحنامه دانست.
  در هنگام طراحي يك اصطلاحنامه، بايد به خاطرداشت كه بكارگيري يك ابزار مانعيت، نظير ويژگي بالاي اخص بودن و اصطلاحات مركب، عملكرد جامعيت را تقليل خواهد داد. در صورتي كه كاهش اخص بودن واژگان و كاربرد اصطلاحات تكواژه‌اي، جامعيت را بهبود خواهد بخشيد اما به ضرر مانعيت تمام خواهد شد.
  تركيب و تعامل بين زبانهاي كنترل شده و طبيعي مي‌تواند فقدان اخص بودن در زبان كنترل شده را جبران نمايد و مانعيت را بهبود بخشد. درحاليكه زبان كنترل شده مي‌تواند جامعيت را از طريق كنترل مترادف‌ها و شبه‌مترادف‌ها و نمايش رابطه‌ها بهبود بخشيد.
  تدوين اصطلاحنامه‌اي پيچيده با ساختاري بسيار منظم و نظام‌مند شامل واژگان اخص و اصطلاحات مركب، بكارگيري و حفظ و نگهداري آن مستلزم تلاش فراوان است و هزينه‌هاي بالايي را در پي خواهد داشت.
كنترل واژگان
  در اصطلاحنامه نظارت بر اصطلاحات به شيوه‌هاي مختلف محقق مي‌شود. ابتدا شكل اصطلاح نظارت مي‌شود چه اين كار شكل دستوري، املايي، جمع و مفرد و اختصارات را دربرگيرد و چه شكل مركب اصطلاح را.
  شيوهء ديگر گزينش بين دو يا چند مترادف موجود براي بيان يك مفهوم است.
  شيوهء سوم تصميم‌گيري در خصوص پذيرش و نحوه برخورد با انواع خاصي از اصطلاحات نظير واژه‌هاي قرضي28، واژه‌هاي عاميانه29، اسامي تجاري و اسامي خاص است.
  در شيوه چهارم، معني اصطلاح كه در يك فرهنگ ممكن است با توضيحات گوناگون همراه باشد، عملاً به يك معنا محدود مي‌گردد كه مؤثرترين معنا در اصطلاحنامه خاص است. اين محدوديت با اضافه نمودن تعاريف و يادداشت‌هاي دامنه و عبارات توضيحگر درخصوص همنام‌ها در اصطلاحنامه مورد اشاره قرار مي‌گيرد.
درخصوص كنترل واژگان در استاندارد بين‌المللي ايزو30، استاندارد بريتانيا31 و استاندارد آمريكا32 قواعدي تدوين يافته ارائه شده است كه اكثر اين قواعد در هر سه استاندارد يكسان مي‌باشد. (همان منبع)

گزينش اصطلاحات
اصطلاحات شامل واژه‌هاي قرضي، نوواژه‌ها33، واژه‌هاي عاميانه، اصطلاحات علمي، اسامي مكانها و اسامي خاص مي‌شود:

1- واژه‌هاي قرضي
كه از زبانهاي ديگر قرض گرفته شده و در زبان قرض گيرنده بخوبي تثبيت شده‌اند بايد در اصطلاحنامه پذيرفته شوند.
چنانچه ترجمه اين اصطلاحات وجود داشته باشد ولي به طور رايج مورد استفاده قرار نگيرد، با اصطلاح ترجمه شده بايد بصورت اصطلاح نامرجح برخوردگردد و بين اصطلاح و واژه قرضي ارجاع متقابلي با استفاده از علائم خاص ايجاد گردد.
هر زمان كه استفاده از ترجمه يا نزديكترين معادل از واژه قرضي متداول‌تر شد، جايگاه واژه قرضي تغيير كرده و به اصطلاح نامرجح تقليل مي‌يابد.

2-نوواژه‌ها، اصطلاحات عاميانه و زبان حرفه‌اي
نوواژه‌ها، اصطلاحات حرفه‌اي و عاميانه اغلب مفاهيم جديدي را دربر مي‌گيرند كه در يك رشته تخصصي خاص و يا جامعه زباني كوچكتر شكل مي‌گيرند.
چنانچه جايگزيني كه بطور گسترده توسط كاربران مورد استفاده قرار گيرد وجود نداشته باشد، نوواژه، اصطلاح عاميانه يا حرفه‌اي بعنوان يك توصيفگر مورد قبول قرار مي‌گيرد. در صورتي كه اصطلاحي عاميانه بعنوان گزينه‌اي براي اصطلاحي موجود و تثبيت شده، آنقدر شناخته شده باشد كه ممكن است به عنوان نقطه دستيابي كاربر مورد استفاده قرار گيرد، بايد آنرا بعنوان اصطلاح مدخل پذيرفت.

3- اسامي عاميانه و اسامي تجاري
استانداردها توصيه مي‌كنند كه در جايي كه اسم عاميانه معادلي وجود دارد، بايد از آن بجاي اسم تجاري استفاده كرد، زيرا اسم عاميانه مفهوم را بطور دقيق‌تر بازگو مي‌كند. اسم تجاري بايد فقط زماني به عنوان اصطلاح نامرجح پذيرفته شود كه احتمال داده شود كاربر به آن نياز داشته باشد.
بنابراين اين امكان وجود دارد كه هم اسم عاميانه و هم اسم تجاري بعنوان اصطلاحات نمايه‌سازي در اصطلاحنامه آورده شود كه محصولات گوناگون و نيز نشانهاي خاص را دربرگيرند. در اينصورت با نامهاي تجاري مانند اصطلاحات اخص برخورد مي‌شود.

4- اسامي مشهور و اسامي علمي
توصيه استانداردها در جايي كه امكان انتخاب بين اسامي مشهور و علمي وجود دارد، گزينش شكلي است كه بيشتر احتمال مي‌رود كاربران اصطلاحنامه به دنبال آن باشند.

5- اسامي مكانها
در جايي كه براي يك كشور يا منطقه جغرافيايي درون يك جامعه تك زباني به دلايل مختلف بيش از يك اسم انتخاب مي‌گردد، بايد آن اسمي را به عنوان اصطلاح مرجح تعيين كرد كه نزد كاربران اصطلاحنامه آشناتر است. در صورتي كه شرايط يكساني حاكم باشد، بايد اسم رسمي را به اسم مشهور ترجيح داد. چنانچه مراجع استانداردي وجود دارد بايد درباره اشكال رسمي به آنها رجوع شود.

6- اسامي خاص مؤسسات، افراد و غيره
هرچند اسامي خاص افراد، مؤسسات، سازمانها، فرآيندها، انواع تجهيزات، قوانين، عناوين و مكانها نقاط دستيابي مهمي براي بازيابي اطلاعات هستند، لكن اغلب يا از اصطلاحنامه حذف و يا تعداد آنها محدود مي‌گردد و در فايلهاي مجزا نگهداري مي‌شوند كه شكل اسامي خاص را براي فهرستنويسي استاندارد تعيين مي‌نمايد، اما روابط ساختاري را مشخص نمي‌كند. ميزان نياز دستيابي به اسامي خاص، گنجاندن اسامي را در اصطلاحنامه اصلي تعيين مي‌كند. مثلاً اصطلاحنامه‌اي در حوزه روابط بين‌الملل، بايستي دربرگيرنده اسامي كشورها باشد زيرا بخش لاينفك اين حوزه تخصصي محسوب مي‌گردد. چنانچه اسامي خاص در اصطلاحنامه‌اي گنجانده شود بايد شكل اسامي با قوانين و دستورالعمل‌هاي شناخته شده فهرستنويسي تطابق داشته باشد. استانداردها بويژه استاندارد ايزو توصيه مي‌كند كه از قواعد زير پيروي شود:
  اسامي مؤسسات ملي و محلي كه فعاليت تجاري را به يك زبان انجام مي‌دهند بايد به اشكال ترجمه نشده خود وارد اصطلاحنامه شوند. در صورت وجود شكل ترجمه شده بايد به آن ارجاع شود.
  اسامي سازمانهاي بين‌المللي يا سازمانهاي محلي كه اسناد را به بيش از يك زبان منتشر مي‌كنند بايد به صورتي كه براي كاربران اصطلاحنامه آشناتر است ارائه شوند. در صورتي كه احتمال مي‌رود اصطلاحنامه توسط اعضاء جوامع زباني ديگر نيز مورد استفاده قرار گيرد، ارجاع‌هايي از اشكال ديگر داده شود.
  اسامي فردي بايد به اشكال اصلي خود ارائه شوند، مگر آنكه شكل محلي اسم خصوصاً شخصيت‌هاي تاريخي كه در سطح بين‌الملل شناخته شده‌اند، نزد كاربران اصطلاحنامه آشناتر باشد. در چنين وضعيتي اسم محلي، ترجيح داده مي‌شود و ارجاعي از شكل اصلي داده مي‌شود.

7- همنام‌ها و هم‌آواها
همنام‌ها كلماتي هستند كه با كلمه‌اي ديگر داراي يك املاء هستند، اما منشاء و معناي آنها متفاوت است. مانند: سلول Cells
كه به معناي ميكروسيستم‌هاي بيولوژيكي و نيز تجهيزات الكترونيكي است.
- همنام‌ها ممكن است تلفظ متفاوتي نيز داشته باشند.
همنام‌ها گاهي اوقات به عنوان كلمات چندمعنايي يا به عنوان هم‌آوا شناخته مي‌شوند. به طور كلي هم‌آواها را مي‌توان به عنوان كلمه‌اي تعريف كرد كه براي اشاره به مفاهيم متفاوتي مورد استفاده قرار مي‌گيرند يا بطور اخص بعنوان كلماتي تعريف مي‌گردند كه يك صدا اما معاني متفاوت دارند.
در چنين مواردي روش معمول ابهام‌زدايي، اضافه كردن توضيحگر است كه در داخل پرانتز قرار مي‌گيرد: سلول (زيست‌شناسي) Cell (biology) Biological cells سلول (تجهيزات الكتريكي) Cells (electric) Electric cells در اين زمينه نيز بايد قواعد استانداردها رعايت شود.
گاهي براي تكميل معنايي كه با ساختار اصطلاحنامه انتقال مي‌يابد به تعاريفي محدود يا مبسوط نياز مي‌باشد. تعاريف غالباً در اصطلاحنامه‌هاي علوم اجتماعي و علوم انساني ضرورت مي‌يابد تا واژه‌هاي غيردقيق را كه بيشتر در اين حوزه يافت مي‌شوند توضيح دهند. نماد SN (ي.د.) براي نشان دادن يادداشت دامنه شامل تعاريف نيز مي‌گردد كه بمنظور نشان دادن محدوديت معنايي يا طيف موضوعات زير پوشش به كار برده مي‌شود.

8- مترادف‌ها34
استانداردها مترادف‌ها را به عنوان اصطلاحاتي كه معاني‌شان را مي‌توان در طيف گسترده‌اي از متن‌ها يكسان تلقي كرد مي‌دانند، بطوري كه اين اصطلاحات عملاً قابل جايگزيني با يكديگر هستند. مترادفها در زبانشناسي عمومي رايج و پذيرفته شده نيستند، اما در واژگان علمي وجود دارند، زيرا اسامي تجاري و اسامي مشهور و گونه‌هاي مختلف يك واژه بسته به افكار عمومي و كاربرد محلي يا ريشه واژه دارد.
در تمامي حوزه‌ها، نه فقط حوزه‌هاي علمي، مترادف‌هاي بيشتري در زبان كنترل شده وجود دارد تا زبان طبيعي، چرا كه معاني اصطلاحات عملاً در زبان كنترل شده محدود است. گزينش اصطلاحات مرجح از مترادف‌هاي ممكن هميشه بايد تحت تأثير نيازهاي كاربران اصطلاحنامه باشد. اين اصطلاحات يا بطور مفصل مورد بحث قرار مي‌گيرند و يا از نقطه نظر رايج يا تخصصي و يا علمي متفاوت خواهند بود. هر يك از گزينه‌ها كه انتخاب شود، بايد در سراسر اصطلاحنامه به طور يكسان اعمال گردد.
- شبه مترادف‌ها35
شبه مترادف‌ها، كه به آنها نيمه مترادف نيز گفته مي‌شود، به عنوان اصطلاحاتي تعريف مي‌شوند كه معاني آنها به طور كلي در كاربرد رايج متفاوت در نظر گرفته مي‌شوند، اما به شيوه‌اي با آنها برخورد مي‌شود كه گويا آنها براي اهداف نمايه‌سازي متفاوت هستند. شبه مترادف‌ها شامل اصطلاحاتي مي‌شوند كه داراي همپوشاني قابل توجهي باشند. مانند: افراد با استعداد- تيزهوشان
پذيرش مجموعه‌هاي اصطلاحات به عنوان شبه مترادف از حوزه موضوعي زير پوشش اصطلاحنامه متأثر است:
در اصطلاحنامه‌اي تخصصي «بهداشت شغلي»، اصطلاحات «آسيب صنعتي» و «آسيب شغلي» به عنوان مترادف در نظر گرفته نمي‌شوند، حال آنكه در اصطلاحنامه‌اي عمومي‌تر درباره «علوم بهداشت»، اين اصطلاحات به عنوان شبه مترادف پذيرفته مي‌شوند. بايد از ابزار شبه مترادف‌ به عنوان وسيله كاهش حجم واژگان و از طريق كنار هم قرار دادن اصطلاحاتي كه بايد به آنها به عنوان اصطلاحات نمايه‌سازي، مگر در حوزه‌هاي موضوعي حاشيه‌اي، اجتناب نمود.
شبه مترادف‌ها ممكن است متضادها، يعني اصطلاحاتي كه نشانگر نقطه نظرات متفاوتي از يك پيوستار ويژگي است را نيز دربرگيرند. مثال: سوادآموزي/ بيسوادي
اگر احتمالاً كاوشي در خصوص مثلاً «سوادآموزي» صورت پذيرد هميشه بررسي اسنادي را دربر خواهد داشت كه هم درباره «سوادآموزي» و هم «بيسوادي» بحث خواهند كرد، با اين اصطلاحات بايد بصورت شبه مترادف رفتار كرد. هدف برخي اصطلاحنامه‌هاي كاوش، افزايش جامعيت از طريق فهرست كردن حداكثر اصطلاحات جايگزين است. در اين موارد انتخاب اصطلاحاتي مرجح از گروهي از اصطلاحاتي كه نشانگر يك مفهوم است لزومي ندارد. اكنون برخي بسته‌هاي نرم‌افزاري مجهز به واژه‌هاي الكترونيكي براي اين هدف وارد بازار مي‌شوند، حال آنكه بسته‌هاي ديگر آنچه موسوم به حلقه‌هاي مترادف خودكار است ارائه مي‌كنند. در اينصورت كاوشگر مي‌تواند هر اصطلاحي از حلقه را وارد كند و به طور خودكار تمامي اعضاء ديگر حلقه را بازيابي نمايد.

نمايه‌سازي ماشيني
تدوين خودكار اصطلاحنامه يكي از اجزاء حوزه گسترده‌تر بازيابي خودكار اطلاعات است كه نمايه‌سازي خودكار، چكيده‌نويسي خودكار و رده‌بندي خودكار اسناد را شامل مي‌شود.
در تمام اين عمليات فنون آماري يا زبانشناسي محاسبه‌اي جايگزين فرآيندهاي فكري انسان مي‌شود. نمايه‌سازي خودكار استخراجي، يعني گزينش خودكار اصطلاحات براي نشان دادن محتواي اسناد است. شيوة ديگر نمايه‌سازي كه بسيار نويدبخش است نمايه‌سازي خودكار تخصيصي يا نمايه‌سازي با ماشين36 است. با استفاده از اين فن، كدهاي رده‌بندي و اصطلاحات نمايه‌سازي از يك اصطلاحنامه تدوين يافته توسط انسان در صورتي به سندي اختصاص مي‌يابد كه اين كدها و اصطلاحات، با عبارات و كلماتي كه طور خودكار استخراج شده سازگار باشند.
پيشرفت در اين فن‌آوري امكان استفاده از نرم‌افزار قوي تحليل متن را به منظور پيشنهاد اصطلاحات براي نمايه‌سازي فراهم مي‌كند، بدون اينكه الزاماً ايجاد هزينه‌هاي بيشتر را ضروري نمايد. تعداد قابل ملاحظه‌اي از اسنادي كه قبلاً فهرست شده براي آموزش نرم‌افزار تحليل متن به كار گرفته مي‌شود كه اين نرم‌افزار بعداً اصطلاحات نمايه‌اي موردنظر را به منظور توليد نمايه‌سازي خودكار به اسنادي براي مرور نمايه‌ساز تخصيص مي‌دهد.
امروزه هنوز كاربرد فنون خودكار تدوين اصطلاحنامه‌ها به طور گسترده به اجرا درنيامده است، اگرچه تحقيق با نظامهاي آزمايشي ادامه دارد.در توليد خودكار اصطلاحنامه، رابطه‌ها بين اصطلاحات نمايه‌سازي عمدتاً به صورت آماري شناسايي مي‌شوند تا به صورت معناشناختي. در توليد خودكار اصطلاحنامه براي ايجاد رده‌هاي اصطلاحنامه تحليل ميزان حضور اصطلاحات در اسناد نظام صورت مي‌گيرد و در اين كار از بررسي وزن اصطلاحات برمبناي الگوي فاصله بُرداري كه توسط «سالتن»37 طراحي شده، و يك الگوريتم دسته‌بندي استفاده مي‌شود.
الگوي فاصله بُرداري بسامد يك اصطلاح در سندي (يعني تعداد دفعاتي كه اصطلاح در يك سند ظاهر مي‌شود) را تعيين مي‌كند. اصطلاحاتي كه با بسامد بالايي در اسناد ظاهر مي‌شوند حاكي از آن است كه اصطلاح به ميزان بالايي به سند مربوط مي‌شود. بسامد سندي معكوس تعداد كل اسنادي است كه اصطلاح در آنها ظاهر مي‌شود. اصطلاحاتي كه در اسناد كمتري در كل پايگاه اطلاعاتي ظاهر شوند (اصطلاح اخص‌تر) بسامد بالاتري دارند.
بنابراين محاسبه كثرت لغات براساس سه مرحله زير بنا شده است:
1- تشخيص كثرت حقيقي هر مفهوم براي هر مدرك
2- تشخيص كثرت هر مفهوم در مجموعه مدارك مشترك در يك پايگاه اطلاعاتي
3- تفكيك همه مفاهيمي كه در حد نهايت ارزش قرار دارند و يا پائين‌ترين حد ارزش را دارا مي‌باشند.
براي تشخيص توصيفگرها دو شيوه عملكرد امكان‌پذير است:
1- پس از مقايسه مدارك با اصطلاحات ليست بازدارنده38، همه لغاتي كه در ليست بازدارنده قرار دارند انتخاب و حذف مي‌شوند.
2- مفاهيم باقيمانده براساس ريشه لغت تفكيك مي‌شوند. (كايزر، 1993)
حضور واژگان و در نتيجه ميزان ارتباط موضوعي اسناد و مدارك در روشهاي مبتني بر احتمالات تعيين احتمال، اساس همه تحقيقات مي‌باشد. عمل نمايه‌سازي كه با بكارگيري احتمالات انجام مي‌شود يك تخمين احتمالي است براي آنكه توزيع توصيفگرها صورت پذيرد. اين ارتباط مي‌تواند مطابق خواست كاربر باشد. اين شيوه با عمليات رياضي مفروضات ساده و مطمئني را ارائه مي‌دهد. فرض بر آن است كه مدارك براساس ميزان ربط در هنگام بازيابي مورد ارزيابي قرار گيرند. اين روش مدل مزبور را قابل محاسبه و داده‌هاي آنرا قابل تجزيه و تحليل مي‌نمايد. همچنين مزيت آن سادگي آن است. از طرف ديگر فرض آن است كه قاعده فوق‌الذكر از واقعيات پيروي مي‌كند.
اين روشها خصوصاً تعيين مي‌كنند كه چه داده‌هايي موردنياز است و چطور اين داده‌هاي احتمالي محاسبه مي‌شود (يعني يك مدرك اصطلاحات احتمالي را داراست يا با يك سؤال كه اصطلاحات احتمالي را شامل مي‌شود، مرتبط است).
اين روشها مفهوم ربط را در تعداد پيشامدها جستجو مي‌كند. هرچند اين الگوي محاسباتي از پايه نظري مناسبي برخوردار است، اما به نتايج دقيقي در مقايسه با روشهاي آماري نمي‌انجامد. اساساً بايد توجه داشت كه نظامهاي نمايه‌سازي رايانه‌اي در اقتصاد اطلاعات با رويكرد تجاري هنوز به طور نسبي و ندرتاً كاربرد دارند. نظامهايي كه گاهي ما را به استثناءهاي بسيار ارجاع مي‌دهد. اين روشها در بخشهاي وسيعي از نمايه‌سازي ماشيني، از تعداد لغات بهره مي‌گيرند. جهت‌يابي شديد به سمت استفاده از آمار باعث مي‌شود توصيفگرهاي مرتبط با متن هميشه با معيارهاي دلخواه سنجيده نشوند و به همين دليل بدنبال آن كنترل توسط انسان ضرورت مي‌يابد.
خصوصاً با توجه به موج عظيم اطلاعات، ابزارهاي نمايه‌سازي خودكار نياز به توسعه و ارتقاء داشته تا كيفيت بازيابي از سوي كاربران قابل پذيرش باشد.
در روشهاي زبانشناختي به كمك تجزيه و تحليل ريخت‌شناسي لغات39، نحو40 و معناشناسي مدرك، توصيفگرها براي نمايه‌سازي انتخاب مي‌شوند و مقدمات جستجو در متن را فراهم مي‌آورند. آنچه جستجو مي‌شود اصطلاحات زبان طبيعي برمبناي قواعدي خاص به شكل نظامهاي رايانه‌اي و آماده‌سازي همه اطلاعات مرتبط جهت تجزيه و تحليل آنهاست.
تجزيه و تحليل معناشناختي در سطح متون مشترك در مدارك صورت مي‌پذيرد و مي‌كوشد ارتباطات معنايي در مدرك را بازشناسد و از دانش قراين بهره گيرد تا يك متن را در واحدهاي بسته به معناي آنها تجزيه نمايد. استفاده از روشهاي زبانشناختي اين امكان را بوجود مي‌آورد كه محتواي اصلي يك مدرك به خوبي شناسايي شود. مزيت جامعيت بالاتر و بسيار كاربرپسند بودن نتيجه استفاده از آنهاست.

نتيجه
بازيابي سريع و دقيق مدارك علمي متضمن نمايه‌سازي اصولي و صحيح مدارك موجود در كتابخانه‌ها و مراكز اسناد مي‌باشد. لكن تربيت و آموزش نمايه‌ساز متخصص و آشنا به شيوه‌هاي درست نمايه‌سازي و ذخيره و بازيابي اطلاعات به سالها كار و تجربه نياز دارد.
نمايه‌سازاني كه در زمينه‌هاي گوناگون علمي- تخصصي از تبحر كافي برخوردار باشند به ندرت يافت مي‌شوند و هزينه تربيت نمايه‌سازان مختلف در رشته‌هاي گوناگون بسيار بالا خواهد بود. بنابراين استفاده از رايانه در نمايه‌سازي مي‌تواند شيوه‌اي نوين در حل اين معضل مبتلا به مراكز اطلاع‌رساني باشد. تلاش در يافتن شيوه‌هاي نمايه‌سازي ماشيني و تطبيق آنها با زبان فارسي و بكارگيري آن در نمايه‌سازي ماشيني مستلزم همكاري اساتيد فن در رشته‌هاي زبانشناسي، كامپيوتر و اطلاع‌رساني است.
مطالعات در مورد بازيابي اطلاعات با تحليل بر روي متن آزاد شكل گرفته و به سوي تحقيق در مورد كاوش اطلاعات به شيوه تحليل هوشمندانه متن به دو شيوه آماري- تحليلي و تحليل نحوي- معنايي متن پيش ميرود. نمايه‌سازي رايانه‌اي مستلزم آن است كه متن موردنظر ماشين خوان باشد و رايانه بتواند كلمات را بصورت انفرادي و جداگانه شناسايي نمايد و براساس قوانيني ميان اين كلمات و عبارات گزينش نمايد.
در اغلب نظامهاي نمايه‌سازي خودكار، رايانه بطور كامل جانشين انسان نمي‌شود، بلكه نمايه‌سازي توسط انسان و به كمك رايانه انجام مي‌پذيرد كه اصطلاحاً آنرا «نمايه‌سازي به كمك رايانه» مي‌نامند.
در اين نظام رايانه به واسطه فهرست كليدواژه‌هاي موجود در انجام نمايه‌سازي مدارك، كليدواژه‌ها و اصطلاحات معيار را به نمايه‌ساز يادآور مي‌شود. اصطلاحاتي كه گزينش مي‌شوند توسط نمايه‌ساز بازبيني و توصيفگرهايي كه برنامه رايانه‌اي قادر به تعيين آن نبوده را اضافه مي‌كند و توصيفگرهاي غلط با توصيفگرهاي صحيح جايگزين مي‌شوند.
اگر متن ماشين خوان باشد، رايانه مي‌تواند با استفاده از بسامد واژه‌ها و واژه‌نامه موجود به طور خودكار نمايه‌سازي را انجام دهد. يكي از معايب آشكار استفاده از بسامد واژگان در گزينش اصطلاحات اين است كه حتي پس از استفاده از واژه‌نامه، برخي واژه‌ها كه به دفعات در مدرك يافت مي‌شوند، ممكن است وجه تمايز خوبي براي تشخيص مدرك از ديگر مدارك اطلاعاتي نباشند و در نتيجه بصورت تخصصي بازيابي انجام نگيرد.
در نمايه‌سازي رايانه‌اي تخصصي، براي گزينش اصطلاحات از ابزارهاي كنترل واژگان مانند اصطلاحنامه استفاده مي‌شود، هرچند نمايه‌سازي تخصصي و اجراي آن بصورت خودكار بسيار پيچيده خواهد بود. بدين منظور اصطلاحنامه بصورت نظام‌مند ارتباطات معنايي مفاهيم را ايجاد مي‌نمايد و ساختار اصطلاحنامه بعنوان پشتوانه‌اي جهت ذخيره و بازيابي بانك اطلاعاتي قرار مي‌گيرد.
امروزه چون از ابتدا منابع و مدارك به شكل الكترونيكي ارائه مي‌شوند و بحث بر سر ايجاد كتابخانه‌هاي الكترونيكي است، كاربرد نمايه‌سازي رايانه‌اي تأثير به سزايي در كاهش نياز به كاركنان و متخصصان رشته‌هاي گوناگون دارد و دستيابي اطلاعات از راه دور، كاهش زمان آموزش و دستيابي همزمان افراد به اطلاعات جديد از مزاياي كاربرد نمايه‌سازي رايانه‌اي است. در آينده‌اي نه چندان دور با توجه به گسترش روزافزون توليد اطلاعات در رسانه‌هاي الكترونيكي به جاي توليد منابع كاغذي، نمايه‌سازي رايانه‌اي رواج بيشتر خواهد يافت و مستلزم آن است كه كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني كشور نيز زمينه ايجاد چنين شرايطي را فراهم نمايند.

پي‌نوشت‌ها:

1- Terminology
2- Wuester, E.
3- Cognitive Sciences
4- Logics & Ontology
5- Terminography
6- Informatics
7- Informations science
8- Information management
9- Knowledge engineering
10- Semiotics
11- Lexicology
12- Semantics
13- Lexicography
14- Data Processing
15- Informatics
16- Oeser, E.
17- Metaterminology
18- Concept dynamics
19- Catalourging
20- Indexing
21- Search
22- Semantic Maps
23- Keywords Indexes
24- Knowledge Organization
25- International Society for
Knowledge Organization (ISKO)
26- Aslib
27- Thesaurus Guide
28- Loan words
29- Slang words
30- ISO 2288, 1986
31- BS 5723, 1987
32- ANSI/NISO 239.19, 1994
33- Neologisms
34- Synonyms
35- Quasi-Synonyms
36- Machine Aided Indexing (MAI)
37- Salton
38- Stop list
39- Morphology
40- Syntax

منابع

Aitchison, J. Gilchrist, A & Bawden, D. (2000). Thesaurus construction and use: A practical manual, Aslib, 4.ed.

Batori, I.S. Hahn, U. Pinkal, M. Wahlster, W. (1988).Computerlinguistik u.ihre theoretischen Grundlagen, proceeding, Springer Verlag, Saarbruecken, Germany.

Buder, M; Rehfeld, W. Seeger, T. (1990). Grundlagen der praktischen Information u. Dokumentation, K.G.Saur, Germany.

Felber, H. (1982): Terminology and Knowledge Engineering, TKE 87, Indeks Verlag, Germany.

Felber, H. (1984). Terminology Manual, Infoterm, Unesco, Paris, France.

Kaiser, A. (1993). Computer-unterstuetztes Indexieren in Intelligenten Information Retrieval System. Doktorat Diss. Wien, Austria.

Seelbach, D. (1979). Computerlinguistik u. Dokumentation, Verlag Dokumentation, Muenchen, Germany.

Lauren, Ch. Myking, J. Picht, H. (1998). Terminologie unter der Lupe. Termnet, Vienna, Austrulia

فصلنامه علوم و فناوري اطلاعات

دوره 24شماره 1  (پاييز  1387) صفحه: 141-117

---

كاربرد فراگيري الكترونيكي در سازمان

---

1) حميد كاظمي
2) محمود بابائي

---

1) دانشجوي دكتري مديريت بازرگاني دانشگاه علامه طباطبايي و معاون پژوهشگاه اطلاعات و مدارك علمي ايران
پست الكترونيكي: [e-mail]

2) nانشجوي دكتري ارتباطات دانشگاه علامه طباطبايي و هيئت علمي پژوهشگاه اطلاعات و مدارك علمي ايران

پست الكترونيكي: [e-mail]

---

چکيده: پديدة فراگيري الكترونيكي، به‌عنوان يكي از جنبه‌هاي كاربرد فناوري اطلاعات‌ در سازمان‌ها، داراي ويژگي‌هايي است كه توجه سازمان‌ها را به خود جلب كرده است. ويژگي‌هاي برجستة فراگيري الكترونيكي به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا با استفاده از فناوري‌هاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي، جريان تغييرات در سازمان را به سمت مورد نظر هدايت كرده و گونه‌اي آموزش مستمر را در سازمان پديد آورند. اين مقاله، با تشريح ويژگي‌هاي فراگيري الكترونيكي، كاربرد فراگيري الكترونيكي در سازمان‌ها و جايگاه آن در خط‌مشي‌هاي سازمان، چالش‌هاي پيش روي استفاده از فراگيري الكترونيكي در سازمان را مورد بررسي قرار مي‌دهد.
 

1. مقدمه

انقلاب فناوري اطلاعات تمامي بخش‌هاي جامعه، از جمله آموزش را تحت‌تأثير قرار داده است. ميزان اين تأثير در همه جا و همة موارد يكسان نيست، چرا كه زيرساخت‌هاي تمامي جوامع يكسان نيست و سهم هركدام از علم و فناوري، در مواردي، بسيار متفاوت است. شكافي كه در عرصه‌هاي اقتصادي و علمي ميان جوامع پيشرفته و وجود دارد، به نوعي به عرصة بهره‌مندي از فناوري اطلاعات و ارتباطات هم كشيده شده است. با وجود اين شكاف عميق بين «دارا» و «ندار»، چشم‌پوشي از مزاياي فناوري‌هاي نوين، موجب محروميت و عقب‌ماندگي بيشتر خواهد شد. استفادة برنامه‌ريزي شده از برخي پديده‌هاي فناوري نوين تحولات زيربنايي را به‌ دنبال خواهد داشت (Boudreau et al 1998; Conole, White, and Oliver 2006).

بسياري از طراحان و افرادي كه در زمينة برنامه‌ريزي درسي فعاليت مي‌كنند، بدون اينكه به نيازها و ويژگي‌هايي فراگيران و مسائل مربوط به آنها توجه داشته باشند شيفتة فناوري‌هاي نوظهور در حوزة فراگيري شده‌اند (Sherry 1996). اين نكته بيانگر اين است كه مطالعة همه جانبة زمينه‌هاي موجود، بخشي از فرآيند استفاده از فناوري در آموزش و فراگيري است.

از سوي ديگر كشورهاي در حال توسعه، با نيازهاي جديدي در بخش نيروي انساني متخصص روبرو هستند و الگوي آموزش سنتي نيز به‌طور كامل پاسخگوي اين نيازها و شرايط خاص برخي كشورها نيست. با وجود فاصلة جغرافيايي و نياز به انتقال دانش، اين الگو كارآيي خود را از دست مي‌دهد (Yuan 2001). يكي از راه‌حل‌هاي موجود، استفاده از نظام آموزش از راه دور و به‌طور ويژه فراگيري الكترونيكي است.

به هر حال، در تمامي كشورها، نوعي نظام آموزشي وجود دارد كه قرار است به نيازهاي مربوط به تربيت نيروي انساني ماهر پاسخ ‌دهد. تغيير در اين نظام و اجزا و ابزارهاي آن، نيازمند برنامه‌ريزي پايدار و منسجم است و استفاده از فناوري در اين نظام سنتي بايد با رويكرد مبتني بر بومي‌سازي باشد. بومي‌سازي به معناي تغيير در نظام فناوري نيست، بلكه سازگار كردن كيفيت استفاده از اين پديده در موقعيت‌هاي فرهنگي و اجتماعي خاص است. پيش‌شرط استفاده از فراگيري الكترونيكي، به عنوان يكي از مظاهر برجستة فناوري‌هاي نوين، وجود زمينه و بسترهاي لازم و ديدگاه روشن درباره آن در برنامه‌هاي توسعة ملي است. بايد بررسي مي‌كرد كه رويكرد ملي به خط‌مشي‌هاي اطلاعاتي در كشور چگونه است؟ پاسخ اين پرسش و اينكه جايگاه فناوري اطلاعات در كشور چگونه تعريف شده و مورد پشتيباني قرار مي‌گيرد، مي‌تواند تكليف موضوع فراگيري الكترونيكي را روشن كند (Siemens 2005).

براي ايجاد نظام فراگيري الكترونيكي، تدوين برنامة راهبردي ملي در جهت دست‌يابي به هدف‌هاي مورد نظر الزامي بوده و فعاليتي زيربنايي به شمار مي‌رود. گام نخست در تدوين يك برنامة راهبردي، بايد تمامي اقدام‌هاي راهبردي براي دروني كردن فراگيري الكترونيكي، در كلية بخش‌ها، را در برگيرد:

•      پشتيباني جدي و مؤثر از ابتكار و نوآوري در حوزة تعليم و فراگيري

•     هدايت مناسب فراگيري الكترونيكي

•     ايجاد وحدت در پشتيباني از فراگيرندگان

•     ايجاد بازار بهتر براي‌فراگيري الكترونيكي

•     بيمة فني و استاندارد كيفيت

•     تربيت و بهينه‌سازي كادرهاي آموزشي (Findlay 2005)

2. فراگيري الكترونيكي چيست؟

مفهوم فراگيري الكترونيكي ممكن است براي افراد مختلف، متفاوت باشد كه البته اين موضوع قابل درك است. تلويزيون، تلفن و حتي كتاب، همگي براي افراد مختلف مفاهيم گوناگوني را در بر دارد. در اواخر سال 1997 «اليوت ميسي»[1] نوشت: فراگيري الكترونيكي عبارت است از استفاده از فناوري شبكه، براي طراحي، تحويل، انتخاب، اداره و توسعة فراگيري (Cross 2004). هورتون با اشاره به وجود تعاريف پيچيده گوناگون از فراگيري الكترونيكي، تعريف ساده‌اي را بر مي‌گزيند: فراگيري الكترونيكي عبارتست از كاربرد فناوري‌هاي اطلاعاتي و رايانه‌اي براي خلق تجربة فراگيري (Horton 2006).

واكر[2] مي‌گويد: مفهوم فراگيري الكترونيكي مي‌تواند شامل فعاليت‌هاي گسترده‌اي باشد: از پرداخت شهريه به‌صورت الكترونيكي و پشتيباني از فراگيري از راه دور تا فعاليت‌هاي مبتني بر رايانه‌. فراگيري الكترونيكي به هر كدام يا هر تركيبي از فعاليت‌هاي زير اشاره دارد:

•    استفاده از وب به‌عنوان جايگزين و/يا مكمل كتابخانه؛

•    استفاده از رسانة الكترونيكي براي گردآوري و ارائة مطالب فراگيري؛

•    استفاده از اشتراك الكترونيكي فضاهاي فراگيري، گروه‌هاي مباحثه و غيره؛

•    استفاده از شبيه‌سازي، دنياي مجازي و غيره؛

•    استفاده از سنجش و بازخورد الكترونيكي.

اين فعاليت‌ها در ماهيت خود متفاوت هستند. احساس فراگيران از محيط الكترونيكي، بستگي به نوع و سطح پيچيدگي آن فعاليت دارد، براي نمونه گردآوري و ارائة مطالب، فرآيندي صد در صد يك‌طرفه است. مربي اين كار را انجام مي‌دهد و فراگيران از نتايج آن استفاده مي‌كنند (Walker 2003). سلومن[3] فراگيري الكترونيكي را به معني استفاده از فناوري در فراگيري مي‌داند كه در آن به‌طور عمده ازطريق اينترانت، اينترنت، شبكة ارتباطي داخلي- خارجي يا وب ارائه يا دريافت مي‌شود. روزنبرگ[4] فراگيري الكترونيكي را داراي سه مؤلفه مي‌داند:

1.  فراگيري الكترونيكي شبكه‌اي است، قابليت به هنگام‌سازي فوري، ذخيره/بازيابي، توزيع و اشتراك اطلاعات و آموزش را دارا است و به مفهوم استفاده از رايانه و اينترنت براي فراگيري، اشاره دارد؛

2.  با استفاده فناوري اينترنتي استاندارد از طريق رايانه‌‌ به كاربر نهايي ارائه مي‌شود؛

3.  تمركز آن بر فراگيري و راه‌حل‌هاي آن، فراتر از الگوي سنتي آموزش است(Canadian Association for Community Education. 2002).

كلارك[5] و ماير[6] فراگيري الكترونيكي را به عنوان آموزش ارائه شده از طريق لوح فشرده، اينترنت يا اينترانت با ويژگي‌هاي زير تعريف مي‌كنند:

•    گنجاندن محتواي مرتبط با هدف فراگيري؛

•    استفاده از روش تعاملي، مانند كاربرد مثال و تمرين براي كمك به فراگيري؛

•    استفاده از عناصر رسانه‌اي مانند واژه‌ها و تصاوير براي ارائة متن و روش‌ها؛

• ايجاد دانش نو و مهارت‌هاي مرتبط با هدف‌هاي فراگيري فردي و بهبود كارآيي سازماني.

در همين زمينه، «خان»[7] آموزش درون‌خطي[8] را به عنوان رويكرد ابتكاري به ارائة آموزش به يك مخاطب راه دور، با استفاده از وب، به عنوان رسانه، تعريف مي‌كند (Khan 1997). تهيه‌كنندگان گزارش يونسكو، دربارة آموزش آزاد و از راه دور معتقدند: مفهوم فراگيري آزاد و آموزش از راه دور، حاكي از رويكردهايي كه بر روي دسترسي آزاد آموزش و رها بودن فراگيران از قيدهاي زماني و مكاني و ارائة فرصت‌هاي قابل انعطاف به افراد و گروه‌هاي فراگيرنده تأثير مي‌گذارد، است. فراگيري از راه دور و آزاد يكي از حوزه‌هاي آموزشي ‌است كه رشد فزاينده‌اي دارد و قادر است كه بر كلية نظام‌هاي ارائة خدمات آموزشي تأثير بگذارد. فراگيري از راه دور هم‌چنين از سوي سازمان‌هاي ملي و بين‌المللي براي آموزش‌هاي غيررسمي و توسعة اجتماعي، مورد استفاده قرار مي‌گيرد (UNESCO 2002).

فراگيري درون‌خطي و آموزش مبتني بر وب[9]، آموزش مبتني بر فناوري[10]، آموزش مبتني بر رايانه[11] از مفاهيم ديگري هستند كه مترادف با فراگيري الكترونيكي به‌كار برده مي‌شود.

3. افسانه‌هاي فراگيري الكترونيكي:

روزنبرگ (Rosenberg 2006) بر اين باور است كه وعدة مبالغه‌آميز دربارة فراگيري الكترونيكي، تا حدودي از اين 9 افسانه‌ ناشي مي‌شود:

3-1.     هركسي مي‌داند فراگيري الكترونيكي چيست؛

3-2.    فراگيري الكترونيكي ساده است؛

3-3.    فناوري فراگيري الكترونيكي مساوي با خط‌مشي فراگيري الكترونيكي است؛

3-4.    موفقيت، در به‌كارگيري فراگيري الكترونيكي در كار است؛

3-5.    فراگيري الكترونيكي كلاس درس سنتي را حذف خواهد كرد؛

3-6.    فقط درونمايه‌هاي ويژه مي‌تواند به‌طور درون‌خطي فراگرفته شود؛

3-7.    ارزش فراگيري الكترونيكي بستگي به پايين بودن هزينه‌هاي ارائة آن دارد؛

3-8.    اگر نظام فراگيري الكترونيكي را ايجاد كنيد، فراگيرندگان خواهند آمد؛

3-9.    فراگيرندگان، از جمله كساني هستند كه مركز توجه هستند.

3-10.    روزنبرگ با تشريح نگاه افراط‌گرايانه و غير‌واقعي به موارد گفته شده، همگان را به واقع‌بيني در مورد فراگيري الكترونيكي دعوت مي‌نمايد و در زمينة وعده‌هاي مبالغه‌آميز هشدار مي‌دهد.

در دراز مدت، اين انتظار وجود دارد كه دستاوردهاي فراگيري الكترونيكي دست‌خوش افراطي‌گري شده و بازتاب‌هاي منفي را به همراه داشته باشد. برخي متخصصان عقيده دارند كه‌ فراگيري الكترونيكي ممكن است جايگزين مدارس و تمامي شكل‌هاي كلاس درس شود. برخي هم‌اكنون به آينده‌اي مي‌نگرند كه گروه‌هاي سني به صورت تفكيك نشده به فراگيري مي‌پردازند و آموزش نيز، فارغ از زمان كار و تعطيلي انجام مي‌پذيرد (UNESCO 2005).

4. چرا نمي‌توان از فراگيري الکترونيکي‌چشم پوشي کرد؟

• فراگيري الکترونيکي، فراگيري را نزد مردم مي‌آورد، نه مردم را نزد فراگيري. برنامة فراگيري الکترونيکي را مي‌توان مطابق برنامة دلخواه تنظيم کرد و محدوديت‌هاي زمان و مکان مطرح نيست.

• فراگيري يک فعاليت اجتماعي است. تعامل و مباحثه در گروه هميشه فراگيري فردي را افزون مي‌کند. با نرم‌افزارهاي کاربردي فراگيري الكترونيكي، فراگيران مي‌توانند ارتباط و تعامل دوجانبه و چندجانبه با يکديگر و با افرادي در تمامي نقاط جهان داشته باشند.

• اكنون بيشتر کارکنان، بخش عمدة وقتشان را خارج از محل كار سپري مي‌کنند- مسافرت، بازديد از ساير ادارات، حضور در فضاي باز و مانند آن. حاصل اين وضعيت، ايجاد «وقت مرده» است. استفاده از اين اوقات مرده براي فراگيري کمال مطلوب است.

• فراگيري همراه با کار عملي ميسر مي‌شود. اجبارهاي مربوط به نشستن در محضر مدرس و گوش دادن و مانند آن در ميان نيست؛

• هر فراگيرنده به شخصي‌کردن فراگيري، مطابق نياز و برنامة خودش مي‌پردازد. به منابع متنوع دسترسي دارد و مي‌تواند براي ارتباط با افراد مختلف و کسب مشاوره يا انجام مباحثه اقدام کند.

• سازمان‌ها دريافته‌اند که فراگيري محدود به کلاس نمي‌شود. در واقع، بيشتر فراگيري، به‌اجبار از طريق آموزش و پرورش رسمي رخ نمي دهد، بلکه فعاليت‌هاي فراگيري غيررسمي، اطلاع‌يابي، خواندن اسناد، گفتگو با همکاران ديگر و مانند آن نيز فراگيري محسوب مي‌شوند؛

• با استفاده از تعامل، ابزارهاي جالب توجه مانند پرسش‌هاي درون‌خطي، بازي‌ها، اتاق‌هاي گفتگو و ابزارهاي ديداري و شنيداري، فراگيري فرآيندي لذت بخش، هيجان‌انگيز، چالش برانگيز، جالب و جذاب مي‌شود.

• بسياري از سازمان‌ها به ويژگي‌هاي فراگيري الکترونيکي در زمينه‌هايي چون استفادة بهينه از زمان، کسب شايستگي، فراگيري مؤثر و افزايش بهره‌وري فراگيران معترفند؛

• ابزارهاي فناوري، امکان مشارکت فراگيران را ساده‌تر مي‌کند. براي مشارکت در فراگيري الكترونيكي، لزومي به حضور چهره به چهره نيست (Knight 2003).

5. مزاياي فراگيري الكترونيكي

از ديدگاه فراگيران و مربيان آموزشي، مزاياي فراگيري الكترونيكي بدين‌قرار است:

5-1. فراگيرندگان

در فراگيري الكترونيكي محدوديت زماني آموزش از ميان مي‌رود و فراگيران، از نظر محل فراگيري مشكلي ندارند. در فراگيري الكترونيكي غيرهم‌زمان، فراگيران هر زمان كه بخواهند به‌صورت درون‌خطي به مطالب دسترسي پيدا مي‌كنند. در شكل فراگيري الكترونيكي هم‌زمان، فراگيران اين امكان را مي‌يابند كه در «زمان واقعي» با مربيان آموزشي و ساير فراگيرندگان تعامل داشته باشند. فراگيران مي‌توانند در زمينة موضوع‌هاي مربوط به فراگيري، خود را روزآمد نگهدارند و با ساير متخصصان در حوزة مطالعاتي خود، ارتباط برقرار كند. ديگر اينكه، فراگيران مي‌توانند در حين اشتغال به كار، دورة آموزشي را بگذرانند و دانش خود را با كار تلفيق كنند.

5-2. مربيان آموزشي

 فعاليت آموزشي مي‌تواند در هر زمان و مكاني جريان داشته باشد. مطالب درون‌خطي مي‌تواند روزآمد شده باشد و فراگيران مي‌توانند تغييرات را يك‌باره ببينند. هنگامي كه فراگيران قادر باشند در اينترنت به مطالب دسترسي داشته باشند، مربيان آموزشي قادرند  آنان را به شكلي ساده‌تر به سوي اطلاعات مناسب و مبتني بر نياز، هدايت كنند. اگر طراحي به درستي انجام شده باشد، نظام فراگيري الكترونيكي مي‌تواند با نيازهاي فراگيران و سطح مهارت و تخصص آنها مطابقت داده شده و مطالب مناسب را آماده و ارائه نمايد (Ally 2004).

از ديگر مزاياي فراگيري الكترونيكي مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

• سرعت فراگيري در دست فراگيرنده است و بنا به ضرورت مي‌تواند آنرا كند يا سريع كند؛

• فراگيري به صورت خودراهبر[12] است و به فراگيرندگان امكان مي دهد تا ابزار و محتواي مناسب با علائق، نيازها و سطوح مهارت خود را برگزينند؛

• بنابر شيوه‌هاي فراگيري، مي‌توان روش‌هاي ارائة متناسب با فراگيرندگان را به‌كار برد كه براي برخي فراگيرندگان مؤثرتر است؛

• امكانات فراگيري در طول شبانه‌روز و تمام ايام هفته براي فراگيرنده قابل دسترس است؛

•    هنگام نياز و بلادرنگ در دسترس است؛

•    هزينه‌هاي آموزش را مي‌توان تا حدودي كاهش داد؛

•    مهارت‌هاي استفاده از رايانه و اينترنت افزايش مي‌يابد (School Estate 2007).

6. فراگيري الكترونيكي در سازمان

سازمان‌ها پيچيده و چندوجهي هستند و اين در ميزان موفقيت آنها در استفاده از فناوري‌هاي فراگيري تأثير مستقيم دارد. پروندة يک سازمان شامل ساختار، فرهنگ (در سطوح گوناگون) مأموريت و نيازهاي کاري آن است. سازمان‌ها تحت تأثير گستره‌اي از محرک‌ها هستند. محرك‌‌هاي بيروني شامل خط‌مشي ملي جاري و فرصت‌هاي سرمايه‌گذاري، دسترسي پذيري و وسعت مشارکت هستند. فراگيري الکترونيکي مي‌تواند به‌عنوان ابزار پشتيباني اين موارد و يک عنصر اساسي و كارآمد در انتقال مؤثر آموزش عالي به مخاطبان عام و گوناگون باشد (Conole, White, and Oliver 2006) كه به تناسب موقعيت و نياز سازمان مورد بهره‌برداري قرار مي‌گيرد.

توسعة موفقيت‌آميز راه‌حل‌هاي فراگيري الكترونيكي براي امور سازمان، نيازمند يكپارچگي و هماهنگي دانشي است كه از منابع گوناگون مانند نظريه‌هاي فراگيري، به عنوان پشتوانة نظري اقدام‌ها، كسب شده است. افزون بر توجه به پشتوانه‌هاي نظري راه‌حل‌هاي فراگيري الكترونيكي در سازمان، از نظر سرشت اجتماعي‌، فراگيري بايد در محيط‌هاي قابل اعتماد باشد و با شرايط و در جهتي همانند موقعيت‌هاي زندگي واقعي هماهنگ باشد. فناوري اين امكان را فراهم ساخته است كه محيطي مجازي ايجاد شود و اين محيط، در واقع، تقليدي به نسبت معتبر از محيط واقعي است. شبيه‌سازي پرواز و رانندگي نمونه‌هاي شناخته شده اين‌گونه محيط‌هاي مجازي هستند. شبيه‌سازي براي مقاصد ديگري چون پزشكي و اقتصاد هم به‌كار مي‌رود. گردهمايي رايانه‌اي خود نوعي شبيه‌سازي فرآيند اجتماعي است. از انواع گوناگون شبيه‌سازي، به عنوان جز جدايي‌ناپذير فراگيري الكترونيكي مي‌توان استفاده كرد. نظريه‌هاي سازمان‌ و رويكردهاي          فرهنگي- اجتماعي كه مبنايي براي رشد فراگيري الكترونيكي در محل كار هستند، به همان ميزان كه در فراگيري به عنوان فرآيند افقي و عمودي رشد اهميت دارند، در رشد تخصص افراد در بستر اجتماع نيز اهميت مي‌يابند. رشد عمودي اشاره به افزايش و دگرگوني‌ها در درك مفهومي شخص است، در حالي‌كه رشد افقي مي‌تواند به عنوان بسط توانايي شخص براي فعاليت در محيط‌هاي جديد و گوناگون باشدTynjala and Hakkinen 2005)).

بيشتر، از فراگيري الکترونيکي به مثابه عاملي براي تغييرات ياد شده است. اين تغييرات جنبه‌هاي آموزشي، ساختاري و نيروي انساني را در بر مي‌گيرد (Conole, White, and Oliver 2006). يكي از هدف‌هاي فراگيري در سازمان آن است كه واكنش كاركنان سازمان را نسبت به محرك‌هاي گوناگون و تغييرات پيش روي، يكسان كرده و به سمت اهداف سازمان هدايت كرد. تغيير در سازمان گاه خارج از کنترل است و مديريت اين تغييرات خود چالشي مهم در پيش روي مديران است (Uart 1995). در زمينة فراگيري الکترونيکي، چارچوب‌هايي توسعه يافته وجود دارد که به راهنمايي در حوزة مديريت، به ويژه در زمينة تغييرات مربوط به فراگيري و آموزش براي مديريت تغيير، مي‌پردازد.

با اين فرض كه فراگيري عاملي براي تغيير است و سازمان فراگيرنده، در پي تغيير مداوم براي افزايش توانايي‌ها و مهارت‍‌‌ها و نيز توليد، پردازش و انتقال‌ دانش نوين‌ براي موفقيت سازمان است، فراگيري الكترونيكي را بايد در قالب برنامه‌ريزي راهبردي سازمان تعريف كرد كه به يك معنا، هستة اصلي تغييرات در سازمان است. فراگيري الکترونيکي، يک خط مشي آموزشي براي تأمين نيازهاي دانشي، مهارت‌ها و گرايش‌ها در سازمان‌ها است. امکان عملي، سودمندي و توانايي آن در سود‌رساني به سازمان، تا حدودي بستگي به شيوة طراحي، انتقال و ارزيابي آن دارد (Derouin, Fritzsche, and Salas 2005). پيش‌نياز طراحي، استقرار و بهره‌برداري از نظام فراگيري الكترونيكي، تعيين خط‌مشي‌هاي آموزشي و خط‌مشي‌هاي كاربرد فناوري در سازمان است. هر موسسة‌اي فرهنگ ويژة خود را دارد، که قسمتي با ويژگي خاص است، اما تحت تأثير زمينة مکاني، مأموريت رسمي و اولويت‌هاي راهبردي قرار دارد. اين زمينة فرهنگي، شيوة سازمان‌دهي مؤسسه را شکل مي‌دهد (Conole, White, and Oliver 2006). يکي از شواهدي که حاکي از تأثير فناوري است، شيوة تغيير نقش‌هاي حرفه‌اي است كه اين شيوه شامل ظهور نقش‌هاي جديد به عنوان پيامد به‌کارگيري فناوري‌هاي فراگيري، هم‌چنين تغيير در نقش‌هاي کنوني است (Conole, White, and Oliver 2006).

7. مزاياي فراگيري الكترونيكي براي سازمان

با پيچيده شدن مشاغل در سازمان و نياز به پويايي براي انطباق با محيط در حال تغيير و نيز کسب مزيت نسبي در بين رقبا، فراگيري به عنوان نيرويي که در خدمت چنين نيازها و خط‌مشي‌هايي است، از جايگاه مهمي برخوردار است. فراگيري در سازمان، مي‌تواند ابزاري براي قراردادن تجارب گران‌بهاي داخل و خارج از سازمان به‌صورت يک «پايگاه دانش» در خدمت آرمان‌ها و اهداف سازمان باشد، انگيزة پيشرفت ايجاد کند، مرزهاي نويني را بگشايد، سرماية انساني سازمان را قدرتمندتر و داراي تفکري روزآمدتر نمايد و ابهام‌هاي احتمالي را از ميان بردارد.

سازمان‌ها به‌طور فزاينده از فراگيري الكترونيكي به‌عنوان روش اصلي براي تربيت نيروي انساني و ارتقاي مهارت‌هاي ايشان استفاده مي‌كنند و در واقع اين نوع فراگيري براي آنان يك موقعيت نوين آموزشي است. فناوري‌هاي نوين به سازمان‌ها امكان ايجاد «گروه‌هاي مجازي»[13] را داده و در كشورهايي كه دسترسي به اينترنت رايج است، اين سريع‌ترين راه رشد رويكرد فراگيري الكترونيكي است.

بسياري از سازمان‌ها كوشش‌ مي‌كنند با استفاده از برنامة فراگيري فاصله دار[14] مبتني بر فناوري وب، خط‌مشي‌هاي آموزشي خود را براي ارتقاي مهارت‌هاي فكري به پيش ببرند. در دو دهة اخير بر استفاده از فناوري در آموزش براي فراگيري بيشتر و بهتر، تأكيد شده است. توليد مطالب آموزشي با استفاده از فناوري اطلاعات نيازمند متخصص طراحي نظام آموزش، متخصص كاربرد رسانه و متخصص موضوعي است. وب يك محيط بسيار عالي را براي انواع گونه‌هاي فراگيري پشتيباني مي‌كند (Sabiston  2000).

فراگيري الكترونيكي براي مديران امكان سنجش خط‌مشي‌ها، سنجش تأثير فناوري اطلاعات و ارتباطات و تصميم‌گيري را ايجاد مي‌كند. از طريق پايگاه‌هاي اطلاعاتي فراگيري الكترونيكي، مي‌توان منابع اطلاعاتي را به اشتراك گذارد. با استفاده از فراگيري الكترونيكي مي‌توان به صرفه‌جويي در هزينه‌ها كمك كرد، به فرآيند پيشرفت دانشجويان نظارت كرد، از نظر ابزار آموزشي، فراگيري الكترونيكي فرصت‌هاي بسيار خوبي را براي فراگيرندگان به‌ويژه كساني كه ناتوان و كم‌توان هستند، فراهم مي‌كند (Mutula  2002).

فراگيري الكترونيكي ممكن است به عنوان منبع «خودآموزي»[15] و بدون پشتيباني آموزشي، براي «خودآموزي» با پشتيباني آموزشي، در مورد گروه‌هاي كوچك، يا به عنوان بخشي از يك دورة بزرگ‌تر يا رخداد آموزشي مورد استفاده قرار گيرد. منافع زيادي بر اين نوع آموزش مترتب است مانند:

•    بازدهي بيشتر و صرفه‌جويي در هزينه؛

•    پشتيباني بهتر فراگيران؛

•    افزايش و انعطاف بيشتر فراگيري؛

•    در هرجا و هر زمان براي كارآموزان و شاغلين در دسترس است؛

•    اهميت زمان آموزش، كاهش مي‌يابد؛

• كارآموزان ناگزير از سفر به مكان خاصي، دور از محل زندگي، براي آموزش ديدن نيستند؛

•    آموزش، كيفيت سازگاري دارد كه مي‌تواند قبل از شروع آنرا بازبيني كرد؛

•    آموزش فردي است و به كاربر اجازه‌ مي‌دهد كه با سرعت خودش به پيش برود؛

• مشاركت در آموزش به سادگي مي‌تواند مورد بازبيني قرار گيرد و جريان پيشرفت كنترل شود.

فراگيري الكترونيكي هم‌چنين به كاهش هزينه‌هاي مستقيم آموزشي، از طريق بهبود عملكرد كارآموز، كمتر شدن فضاي محل آموزش و حذف هزينة رفت و برگشت به محل آموزش كمك مي‌كند. همان‌گونه كه فراگيري الكترونيكي كارفرمايان را قادر به آموزش كاركنان كليدي (كه نمي‌توانند از دوره‌هاي آموزشي سنتي استفاده كنند) مي‌نمايد، از نظر هزينه نيز در مقايسه با آموزش‌هاي سنتي كم‌هزينه‌تر است و كارفرمايان مي‌توانند آموزش را با نيازهاي كاري خود منطبق سازند (Nisar 2002).

نتيجة بررسي‌ «مجلة فراگيري درون‌خطي» نشان مي‌دهد كه سازمان‌هايي كه از فراگيري الكترونيكي استفاده كرده‌اند، آن‌ را ارزشمند يافته‌اند. در واقع، 82 درصد آنان از تلاش‌هاي خود در اين زمينه‌ رضايت دارند و دو سوم آنها به فراگيري الكترونيكي، به‌عنوان راهي براي حل مشكلات كاري خود مي‌نگرند (Pratt 2002).

با اينكه كاربرد فراگيري الكترونيكي در سازمان منطقي و قابل دفاع است، استفاده از آن در زمينه‌هاي شغلي در سازمان داراي نقاط ضعفي است كه بايد از آن آگاهي داشته باشيم:

•    نياز به هزينه اولية زياد براي خريد رايانه و بسته‌هاي چندرسانه‌اي؛

• اگرچه در زمينة آموزش شغلي هزينه-كارآيي قدرتمند است اما وقتي سود شخصي آن، خارج از محيط كار مطرح مي‌شود، فراگيري الكترونيكي مي‌تواند دلسردكننده و غيرشخصي باشد.

• نگراني از فناوري، هنوز در بسياري از مردم قابل مشاهده است، البته بيشتر براي كساني كه بيش از 40 سال سن دارند؛

•    مردم تمايل دارند هنگام طي دورة آموزشي از محيط كار دور باشند؛

• فراگيري الكترونيكي ساخت‌يافته، ممكن است آسان تلقي شده و نزد كارآموزان و همكارانشان، كه بايد با مشقت ياد بگيرند، كم‌ارزش جلوه كند؛

برخي عوامل سازماني نيز در تصميم‌گيري براي انتخاب فراگيري الكترونيكي، درجهت دستيابي به نيروي ماهر و رشد آنها تأثير، زيادي دارند. در اين زمينه، تغييرات سريع فناوري و گستردگي كاربرد نظام‌هاي توليد مهارت-محور، نقش مهمي ايفا مي‌كنند. اين‌گونه فراگيري الكترونيكي بايد به عنوان بخشي از فرآيند ارزش‌آفريني در سازمان تلقي شود. تمركز روي ارزش، به تعيين عوامل عهده‌دار مسئوليت براي برنامة فراگيري الكترونيكي كمك مي‌كند (Nisar 2002).

 ويژگي معمول آموزش درون‌خطي «فراگير ‌محور‌»[16] بودن آن است. اگرچه مربيان و كاركنان آموزشي نيز در اين بين نقش مهمي ايفا مي‌كنند، اما فراگيران به عنوان كساني كه در اين محيط فعال هستند، تا حدود زيادي در تعيين جهت دوره تأثيرگذارند (Oh 2003).

اين پند كهن که مي‌گويد:«آموزش خوب، خوب است، مهم نيست که چگونه انجام شده است»، اکنون با مطرح شدن فراگيري الکترونيکي ابعاد جديدي پيدا کرده است. نه فقط براي دانشجويان و دانش‌آموزان بلکه براي افراد شاغل و متخصص مانند پزشکان، پرستاران، معلمان که به‌طور مداوم درگير تعليم و تربيت هستند. در واقع فراگيري الکترونيکي براي تمام کساني است که بخواهند چيزي چه به‌ شكل رسمي يا اتفاقي، ياد بگيرند.

نظام‌هاي مديريت فراگيري[17] مفهوم کليشه‌اي فراگيري که محدود به کلاس درس بود را، متحول کرده‌اند. فراگيري از طريق شبکه، امکان انتقال مهارت‌ها و دانش را با استفاده از فرآيند برنامه‌هاي کاربردي الکترونيکي و فرآيندهاي مرتبط با اينترنت، شبکه يا رايانة مستقل از شبکه ميسر مي‌سازد. اين برنامه‌ها کاربردي‌اند و فرآيندها، شامل آموزش مبتني بر وب[18]، آموزش مبتني بر رايانه[19]، کلاس‌هاي مجازي و همکاري رقومي (ديجيتالي) است.

8. فراگيري و نيازهاي حرفه‌اي در سازمان

کاربرد وسيع فناوري‌ها در امور سازمان‌ها، کاري معمول و پيش پا افتاده است. در مقام مقايسه، سازمان‌هاي آموزشي، با وجود سابقة طولاني در بهره‌مندي از آموزش راه دور، حرکت کندتري در استفاده از مزاياي فناوري‌هاي نوين براي پشتيباني از فعاليت‌هاي آموزشي، پژوهشي و شيوه‌هاي مديريت داشته‌اند (Jochems et al. 2004). مديران ارشد سازمان‌ها در حوزة گسترش قابليت‌هاي سازمان در تعامل با محيط، تحت تأثير گروه‌ها يا افرادي هستند که تلاش مي‌کنند آنان را متقاعد سازند ميان سرمايه‌گذاري در آموزش و توسعة امکانات فراگيري در سازمان با خط‌مشي‌هاي تجاري رابطة تنگاتنگي وجود دارد. از ديدگاه آنان، توجه به آموزش، يعني تلاش پيوسته براي بقا در عرصة رقابت وگسترش توانايي‌هاي سازمان براي رسيدن به افق‌هاي نوين است.

وقتي سازمان‌ها از نظر دامنة فعاليت توسعه مي‌يابند و انجام كارها به مهارت‌هاي خاص و تخصص سطح بالا است، مسألة آموزش براي آنها به‌طور جدي مطرح مي‌گردد. با استفاده از فراگيري در سازمان مي‌توان از تكرار خطاهاي گذشته اجتناب كرد (Jorgensen 2004). منابع سازمان، به نسبت توسعة آن، بايد ارتقا يافته تا در اجراي خط‌مشي‌هاي خود دچار نارسايي نشود. اين مهم، در صورتي ميسر است كه نيروي انساني در فرآيندي به نام «آموزش مستمر»، آموزش‌هاي لازم و تخصصي را به‌طور منظم دريافت نمايد. سازمان‌هايي که فراگيري را ارزشمند مي‌دانند بهتر از آنهايي که چنين نيستند، عمل مي‌کنند. سازمان‌هايي که تعهد بيشتر به سرماية انساني‌شان دارند، از پاداش مالي بيشتري بهره‌مند مي‌شوند (Conner 2007).

در پژوهشي كه در دو دانشگاه به عمل آمد، گفته شد كه منافع كليدي در فراگيري الكترونيكي، انعطاف و خود- پيمايي در اين مسير است و موانع كليدي، دسترسي به پهناي باند مناسب و مقاومت فرهنگي است. دانشجويان دانشگاه با ملاحظة مسائل مربوط به مسئوليت‌هاي فراگيران، به نوعي در برابر برخي از جنبه‌هاي فراگيري الكترونيكي خودراهنما، مقاومت مي‌كردند.

برخي داده‌هايي كه در تحقيق فورستر[20] ارائه شده بود، نشان مي‌داد كه منافع فراگيري الكترونيكي در يك نمونه از 2500 شركت، مورد توجه قرار گرفته است: ميزان صرفه‌جويي در هزينه‌ها (67 درصد)، امكان فراگيري در هر جا و هر زمان (21 درصد)، سهولت استفاده (18 درصد)، توزيع سريع (23 درصد)، قادرسازي فراگيري خود-پيما (13 درصد) و سهولت تغيير محتوا (10 درصد) بوده است. موانع اشاره شده در اين تحقيق عبارت بودند از: نبود تعامل (56 درصد)، مقاومت فرهنگي (41 درصد)، محدوديت پهناي باند (36 درصد) و دشواري در سنجش (3 درصد) (Fry 2001).

پژوهش اجرا شده توسط يک شرکت تخصصي[21]، سودمندي و مناسب بودن فراگيري الکترونيکي را براي سازمان‌هاي مطالعه شده به روشني نشان داد. يافته‌هاي اين پژوهش که با مشارکت 15 سازمان مهم و بزرگ[22] انجام شد که از فراگيري الکترونيکي، به‌عنوان يک مؤلفة مهم انتقال مطالب آموزشي استفاده مي‌کردند، بدين شرح بود:

• 87 درصد شركت‌ها، قادرند نمونه‌هاي ملموسي از سودمندي فراگيري الکترونيکي را در کاربردهاي عملي بر‌شمارند؛

•    52 درصد فراگيري الکترونيکي را فراتر از فراگيري‌هاي فردي دانسته‌اند؛

•    87 درصد استفاده از فراگيري الکترونيکي را ساده دانسته‌اند؛

• 85 درصد انعطاف فراگيري الکترونيکي را بسيار زياد دانسته و يکي از عوامل کليدي گرايش به آن را همين موضوع دانسته‌اند؛

•    5/93 درصد تشخيص داده‌اند که فراگيري الکترونيکي لذت بخش است؛

• 5/77 درصد فراگيري الکترونيکي را کارآمد دانسته، به‌گونه‌اي که قادر بوده‌اند هرجا که فرصت لازم را داشته‌اند، از طريق آن ياد بگيرند؛

• 73 درصد از کارکنان، به فراگيري الکترونيکي علاقمند هستند، چون تصور مي‌کنند راه دلپسندي براي فراگيري است؛

•    98 درصد از توصية فراگيري الکترونيکي به يک همکار مي‌گويند؛

• 92 درصد آنچه را نياز دارند ياد مي‌گيرند، حتي اگر دوره تمام نشده باشد (Skillsoft 2007).

سازمان‌ها با برنامه‌ريزي و اجراي خط‌مشي‌هاي فراگيري الكترونيكي، به دنبال ارتقاي سطح مهارت نيروي انساني خود هستند. در هر حال هر خط‌مشي فراگيري الكترونيكي اهداف چندوجهي دارد و سازمان‌ها برنامة فراگيري الكترونيكي را در مسير نيازهاي خاص خود و اولويت‌هايشان مورد توجه قرار مي‌دهند. اينكه چه چيزي موجب موفقيت يك برنامة فراگيري الكترونيكي مي‌شود بستگي به بازشناسي فرصت‌هاي فراگيري دارد كه با محيط كار رابطة نزديك دارد. فراگيري الكترونيكي شكل نويني از ارائة خدمات آموزشي است كه به سرعت در حال رشد است. اكنون، غالب متخصصين آموزشي، فراگيري الكترونيكي را به عنوان خط‌مشي معتبر كه داراي نقاط ضعف و قوتي در مقايسه با آموزش سنتي است، پذيرفته‌اند. هدف فراگيري الكترونيكي اطمينان يافتن از اين است كه فناوري، مشاركت مؤثري را براي رشد نيروي انساني ماهر فراهم مي‌كند و به پيشرفت به سوي اقتصاد رقابتي كمك مي‌كند (Nisar 2002).

تعيين راهبردي فراگيري الكترونيكي در سازمان ممكن است از اهداف خاص زير سرچشمه بگيرد:

•    تعيين و ثبت نيازهاي آموزشي (روش پرسشنامه‌هاي تعاملي يا آزمون‌ها)؛

• ارائة فراگيري (از طريق بسته‌هاي آموزشي مبتني بر رايانه) پشتيباني از فراگيران، به‌ويژه كساني كه در مكان‌هاي دور هستند (از طريق پست الكترونيكي يا ويديو/كنفرانس)؛

•    سنجش، از طريق ارائة رايانه‌اي آزمون‌هاي دانش يا مهارت؛

• ثبت و پيگيري فراگيري و سنجش، از راه مراقبت دوره يا نتايج آزمون يا پيگيري موفقيت فراگيرنده، در كنار برخي استانداردهاي آموزشي ديگر (Nisar 2002).

براي ارزيابي ميزان آمادگي زيرساخت‌هاي سازمان، در جهت پشتيباني از فراگيري الکترونيکي چند پرسش اساسي وجود دارد:

1.     چه سطحي از دسترسي به وب در سراسر سازمان وجود دارد؟ آيا افراد خارج از محل ادارات به اينترنت دسترسي دارند؟ آيا به آن نياز دارند؟ از آنجايي‌که اتصالات پرسرعت مسائل و مشکلات کمتري دارند بايد پايين‌ترين سرعتي را که بايد با آن کار کنيم مشخص کنيم و اين بر روي آنچه که بايد توسعه دهيم و عرضه کنيم، تأثير خواهد گذارد.

2. در رابطه با فراگيري الکترونيکي تمامي سازمان‌هاي آموزشي موجود در دانشگاه، شرکت و يا سازمان تا چه حد با يکديگر همکاري مي‌کنند. محيطي که سازمان‌ها در آن با اهداف متضاد يکديگر و يا به نفع خود کار مي‌کنند، در رابطه با يک خط‌مشي پايدار فراگيري الکترونيکي بسيار مضر است.

3.     آيا خط‌مشي جامعي در رابطه با يک درگاه فراگيري الکترونيکي وجود دارد يا نه؟ اينکه چقدر اين درگاه‌ها خوب طراحي شوند و براي کارمندان چقدر ساده باشند امري است حائز اهميت و اگر هيچ درگاه فراگيري الکترونيکي وجود نداشته باشد آيا برنامه‌اي براي استقرار آنها هست يا نه؟

4. آيا سازمان داراي يک نظام مديريت آموزشي هست يا نه؟ اگر جواب منفي است، آيا اتفاق نظري وجود دارد که در اين زمينه چگونه بايد پيش رفت؟ يک نظام مديريت فراگيري الکترونيکي مناسب، براي مديريت نظام‌مند فعاليت فراگيري الکترونيکي بسيار حائز اهميت است. نظام‌هاي مديريت آموزش چند‌گانه مي‌توانند منجر به سردرگمي يا هرج و مرج در تمامي تلاش‌هاي فراگيري الکترونيکي يک سازمان شوند.

5. آيا وضعيت سازمان نسبت به قابليت عمليات و انعطاف پذيري روشن است؟ اگر جواب منفي است، آيا اتفاق نظري در رابطه با اينکه چگونه در اين زمينه حركت كنيم وجود دارد يانه؟

6.     آيا سازمان داراي استعداد و موقعيت درست براي ايفاي نقش هست تا بتواند از زير ساخت و ابزارهاي آموزشي خود به بهترين نحو استفاده کند؟ (نقشينه 1381).

اگر سازمان برنامة راهبردي خود را تهيه كرده باشد، بدون ترديد پاسخ پرسش‌هاي مذكور به‌طور كامل روشن است و براي هر گزينه، طرح‌ها و اقدام‌هاي لازم در نظر گرفته شده است. طبيعي است خارج از چنين چهارچوبي، نتيجه‌اي عايد نخواهد شد.

9. مشكلات و چالش‌هاي فراگيري الكترونيكي در سازمان

مشكلات و چالش‌هاي فراگيري الكترونيكي در سازمان را مي‌توان به دو گروه اصلي تقسيم كرد: مشكلات مربوط به فراگيري سازمان به‌طور عام و مشكلات مربوط به اين واقعيت كه فراگيري در محيط مجازي انجام مي‌گيرد. مانند آنچه «دريفوس» بدان اشاره مي‌كند. «دريفوس»[23] با تكيه بر لزوم دستيابي فراگيرنده به كلية سطوح فراگيري، اعتبار فراگيري الكترونيكي را در دستيابي به تمامي اين سطوح غيرعملي دانسته و استفاده از آن را، به‌عنوان جايگزين فراگيري چهره به چهره، ناقص و مردود مي‌شمارد (دريفوس 1383). اگرچه برخي نقص‌ها و نارسايي‌هاي فراگيري الكترونيكي ذاتي هستند، ولي اين مشكلات نمي‌تواند مزايا و فرصت‌هايي كه اين پديده پيش روي قرار مي‌دهد، تحت تأثير قرار دهد.

فراگيري الكترونيكي يك درمان معجزه‌آسا براي مشكلات سازمان نيست. موفقيت فراگيري الكترونيكي تا حد زيادي بستگي به عوامل مرتبط با تمامي جوانب كار و فرهنگ فراگيري سازمان دارد. ساختار سازمان وفضاي فعاليت در آن ممكن است شامل فرصت‌ها و موانعي براي فراگيري مطرح باشند. گفتگوي آزاد و فرصتهاي كه براي اشتراك دانش وجود دارد، پيش‌نيازهاي فراگيري سازماني هستند. اگر اينها مورد بي‌توجهي قرار گيرند بهترين محيط‌هاي فراگيري الكترونيكي نيز نمي‌تواند تغيير ايجاد كند. فولر[24] و آنوين[25] پيشنهاد مي‌كنند كه سازمان‌ها را به نسبت پشتيباني‌ از فراگيري فردي، مي‌توان در يك پيوستار بين آنچه آنها تمايل به توسعه مي‌خوانند يا فراگيري محدود مشخص و توصيف كرد (Fuller and Unwin 2003).

ممكن است يكي از چالش‌هاي فراگيري الكترونيكي در سازمان اين باشد كه چگونه بايد بين رشد شخصي كاركنان با فراگيري سازماني و توسعه، پيوند برقرار كرد. اين چالش نيازمند درگيري فعال منابع انساني و مديريت سازمان است. نه تنها نيروي انساني بلكه مديران نيز بايد درك روشني از فرآيند فراگيري سازماني داشته باشند تا شرايط سازماني، اجتماعي و محيط فيزيكي براي فراگيري مساعد شود. بدين‌سان اين‌گونه مطالب به عنوان مقاصدي در فراگيري الكترونيكي، محتوا، روش‌ها و نتايج مورد انتظار نبايد به كاركنان بخش منابع انساني محدود گردد بلكه بايد با كلية سطوح مديريت و كاركنان مرتبط باشد.

مسألة مهم در فراگيري در محيط مجازي اين است كه در كار گروهي، برخي مراحل فرآيند حل مسأله ممكن است بسيار مشكل باشد. مانند اينكه تشريك مساعي و گسترش دانش، تنها با استفاد از ابزار الكترونيكي، ‌غيرممكن است. تعامل ناكافي در مواردي چون گردهمايي مبتني بر وب و كارآمد نبودن مرحلة مهم نتيجه‌گيري در مقايسه با تعامل      رو در رو از مشكلات ديگر محيط مجازي است.

مشكل ديگر فراگيري الكترونيكي، گرايش‌هاي فناوري به سوي تعيين چگونگي وقوع فراگيري است. از آغاز، فناوري براي مقاصد ديگري غير از تعليم و تربيت خلق شد. در اصل آموزش به كمك رايانه، به‌طور معمول از نقطه نظر فناوري توسعه پيدا كرد. امروزه بازار فناوري آموزشي گسترش يافته و محصولات زيادي براي فراگيري الكترونيكي در آنها عرضه مي‌شود. اين خطر هنوز وجود دارد كه طراحي محيط‌هاي فراگيري الكترونيكي به‌شكل «فناوري‌محور» و نه «مسأله ‌محور» يا «فراگيري‌محور»[26] تداوم يابد(Tynjala and Hakkinen 2005)..

مي‌توان موانع فراگيري در سازمان را در شش مورد به شرح زير جمع‌بندي كرد :

•    نخستين مانع : اتخاذ سبك مديريت از بالا به پائين

•    دومين مانع : اولويت‌هاي متعارض و ناهماهنگي ناشي از آن

•    سومين مانع: مديران غير‌مؤثر و نامناسب

•    چهارمين مانع : ضعف ارتباطات عمودي

•    پنجمين مانع: ضعف هماهنگي بين بخش‌ها

•    ششمين مانع : ضعف مهارت‌هاي رهبري و توسعه نيافتگي در سطوح پائين

نتايج يک مطالعه در يک شرکت بزرگ ارتباطات راه دور نروژ، که فراگيري الکترونيکي را به عنوان يک ابزار راهبردي براي پيشرفت شايستگي داخلي و تغيير سازماني مورد استفاده قرار داد، نشان مي‌دهد که کاربرد فراگيري الکترونيکي ممکن است موجب تنش‌هايي در سطح سازمان شود. تنش‌هايي که مربوط به مواردي چون توجه نکردن به شرايط محلي و عوامل زمينه‌اي در خط‌مشي‌هاي ارتباطي و اطلاعاتي، عدم درك صحيح از اشتراک اطلاعات به عنوان يک عامل مهم فعاليت فراگيري در سطوح محلي، به دليل عدم دستيابي به نقطه دسترسي رقومي مشتركي براي روزآمد سازي اطلاعات، تقسيم کار ضعيف بين گروه‌هاي مجري طرح و واحدها در مرحله آغازين، عدم توجه به تجارب کاري کنوني و نقش‌هاي کاري و نياز به يکپارچه‌سازي فراگيري و کار و فقدان درک نقش مدير در طرح و در سطح مديريت است ( Netteland, Wasson, & Morch 2007).

10. نتيجه‌گيري

فراگيري عاملي مهم براي ايجاد تغيير در سازمان است. ويژگي يك سازمان پويا، هدايت تغييرات در مسير اهداف سازمان است. وجود نظام فراگيري مناسب، خود يك ارزش براي سازمان محسوب مي‌شود. فناري‌هاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي امكاناتي را فراهم ساخته‌اند كه با استفاده از آنها مي‌توان هزينه‌هاي فراگيري در سازمان را كاهش داد، فراگيري مستمر و مداوم را در پيكرة سازمان جاري كرد و آموزش دلچسبي را براي كاركنان فراهم كرد. فراگيري الكترونيكي به عنوان يكي از گونه‌هاي آموزش از راه دور، توجه سازمان‌ها را به خود جلب كرده و نشانه‌هايي حاكي از نهادينه شدن اين گونه از فراگيري در سازمان‌هاي بزرگ و مهم در سطح جهان در دست است. سازمان‌ها مي‌توانند گونه‌هاي مختلف فراگيري الكترونيكي مانند «فراگيري به كمك رايانه» و «فراگيري مبتني بر وب» را با توجه موقعيت، امكانات و سطح دانش و مهارت كاركنان مورد استفاده قرار دهند.

11. منابع

دريفوس، هيوبرت.1383. درباره اينترنت: نگاهي فلسفي به اينترنت؛ آنچه اينترنت نمي‌تواند انجام دهد. ترجمه علي ملائكه. تهران گام نو.

نقشينه، نادر.1381. فراگيري الکترونيکي (جزوه فتوكپي). تهران: دانشگاه تهران.

Ally, Mohamed. 2004. Toward a Theory of Online Learning. In Theory and Practice of Online Learning, 33-59.Canada: Athabasca University.

Boudreau, Marie-Claude, Karen D. Loch, Daniel Robey, and Detmar Straub. 1998. Going Global: Using Information Technology to Advance the Competitiveness Of the Virtual Transnational Organization. .Academy of Management Executive 12(4): 120-128.

Canadian Association for Community Education. 2002. Report: CONSUMERS GUIDE TO E-Learning. Canada: FuturEd Inc.

Conner, Marcia L. 2007. Create a Learning Culture. Fastcompany. http://www.fastcompany.com/resources/learning/conner/072505.html (Accessed December 3, 2008).

Conole, Gráinne, Su White, and Martin Oliver. 2006. Contemporary in E-learning Research: Themes, methods and impact on practice. UK:  Routledge.

Cross, Jay . 2004. An informal history of eLearning. On the Horizon (12) 3: pp. 103-110.

Derouin, Renée E., Barbara A. Fritzsche, and Eduardo Salas. 2005. E-Learning in Organizations. Journal of Management 31(6): 920-940.

Findlay, Peter. 2005. E-learning in HE: An overview of recent policy, strategies and developments. (Accessed July 23, 2007).

Fry, Kate. 2001. E-learning markets and providers: some issues and prospects(part 2). Education + Training 43(4/5): 233-239.

Fuller, A. and L. Unwin. 2003. Learning as apprentices in the contemporary UK workplace: creating and managing expansive and restrictive participation. Journal of Education and Work 16 (4): 407-26.

Horton, William (2006) E-Learning by Design. USA: Pfeiffer.

Jochems, W. , J.D. Van Merrienboer, and K. Koper.2004. Integrated E-learning – Implications for Pedagogy, Technology and Organization. London: RoutledgeFalmer.

Jorgensen, Bradley. 2004. A Individual and organisational learning: a model for reform for public organisations. Foresight 6(2): 91–103.

Khan, B. 1997. Web-based instruction: What is it and why is it? In Web-based instruction, 5-18. NJ: Educational Technology Publications.

Knight, Jane. 2003. Why is E-learning so important? e-Learning Centre. http://labsel.pesarosviluppo.it/docindexer/Uploads%5C207-Why%20is%20e.doc (Accessed November 15, 2008).

Mutula, Stephen M. 2002. E-learning initiative at the University of Botswana challenges and opportunities. Campus-Wide Information Systems 19(3): 99-109.

Netteland, Grete; Barbara Wasson, and Andersi Mørch,. 2007. E-learning in a large organization. Journal of Workplace Learning 19(6): 392–411.

Nisar, Tahir M. 2002.Organisational determinants of e-learning. Industrial and Commercial Training34(7): 256-262.

Oh, Cheol H. 2003. Information Communication Technology and the New University: A View on eLearning. The ANNALS of the American Academy of Political and Social Science, 585(1): 134-153.

Pratt, John R. 2002. E-Learning: Is It Right for Your Organization? Home Health Care Management & Practice  14(6): 471-474.

Rosenberg, Marc J. 2006. Beyond E-Learning: Approaches and Technologies to Enhance Organizational Knowledge, Learning, and  Performance. San Francisco: Wiley

Sabiston, Peter. 2000. An inquiry into criteria that identify quality adult web-based learning. MA diss., Canada, Royal Roads University

School Estate : Texas Real Estate License School Online .2007. E-courses and online learning. http://www.schoolestate.com/texas-real-estate-license-school-ecourse-benefits.php (Accessed November 15, 2008).

Sherry, L. 1996. Issues in Distance Learning. International Journal of Educational Telecommunications 1 (4): 337-365.

Siemens, George .2005. Connectivism: A Learning Theory for the Digital Age. International Journal of Instructional Technology & Distance Learning 2 (1). http://www.itdl.org/Journal/Jan_05/article01.htm  (Accessed November 11, 2007).

SkillSoft Public Limited Company. 2007. EMEA e-Learning Benchmark Survey. http://www.skillsoft.com/infocenter/whitepapers/documents/futureoflearning.pdf (Accessed November 15, 2008).

Tynjala, Paivi and, Paivi Hakkinen. 2005. E-learning at work: theoretical underpinnings and pedagogical challenges. The Journal of Workplace Learning17 (5/6): 318-336.

Uart, Macdonald. 1995. Learning to Change: An Information Perspective on Learning in the Organization. Organization Science 6(5) : 557-568.

UNESCO. 2002. Open and Distance Learning Trends, Policy and Strategy Considerations. France: UNESCO: Division of Higher Education

UNESCO. 2005. World Report: Towards Knowledge Societies. Paris: UNESCO Publishing.

Yuan, Lei .2001. Metadata Management for Multimedia Interactive TeleLearning System. MA diss., Carleton University.

Walker, Mirabelle. 2003. Lessons in e-learning. USA: The Higher Education Academy (Bristol).

پي‌نوشت‌ها

 

---

[1]. Elliott Masie

[2]. Mirabelle Walker

[3]. Sloman

[4]. Rosenberg

[5]. Ruth Colvin Clark

[6] Richard E. Mayer

[7]. Khan

[8]. Online Instruction

[9]. Online Learning and WBT :Web-Based Training

[10]. TBT: Technology-Based Training

[11]. CBT :Computer-Based Training

[12]. Self-direct

[13]. Virtual group مفهومي عام براي توصيف گروهي از مردم است كه در محيط درون‌خطي، مانند وب، گرد هم مي‌آيند و از تارنما(سايت)هاي اينترنتي به عنوان شبكة اجتماعي براي مقاصد خود مانند گفتگو و مباحثه، بازي چندنفره، اشتراك نظر و مانند آن استفاده مي‌كنند. ممكن است اين گروه‌ها در زندگي خارج از شبكه اينترنت، ارتباطي با يكديگر ندارند.

[14]. Distributed learning

[15]. Self-Study

[16]. Learner-Centered

[17]. LMS: Learning Management Systems

[18]. WBT: Web-based training

[19]. CBT: Computer-Based training

[20]. Forrester

[21]. SkillSoft (http://www.skillsoft.com)

[22]. AT&T, FedEx, Hilton Group, Intelligent Finance, Lloyds TSB, Nestlé, Norwich Union Life, Pricewaterhouse Coopers, Prudential, Royal Mail, Siemens Communications, Schlumberger, Telewest, Wolters Kluwer and Xerox

[23]. Hubert Dreyfus

[24]. Fuller

[25]. Unwin

[26]. Learning-centered

 

سايبرمتريك: افقي نوين در پژوهش هاي اطلاع رساني*

 

نوشتة : علي اصغر شيري

مركز اطلاع رساني و خدمات علمي جهادسازندگي

 

كليد واژه ها

پژوهش هاي اطلاع رساني /سايبرمتريك /سايبر اسپيس  /شبكه هاي اطلاع رساني  /محيط الكترونيكي

 

چكيده

گذار روز افزون از مواد چاپي به منابع الكترونيكي بر روي شبكه، اخيرا" توجه بسياري از پژوهشگران علم اطلاع رساني را به منظور بررسي جنبه هاي مختلف كمي منابع اطلاعاتي الكترونيكي در سايبراسپيس به خود معطوف كرده است. اين بعد از تحقيق خود فنون و رويكرد تحقيقاتي ديگري را نسبت به روش هاي سنتي مي طلبد. واژه سايبرمتريك كه توسط مولف در اين مقاله به كار رفته ، دلالت بر بعدي جديد در پژوهش هاي كمي منابع اطلاعاتي در سايبراسپيس دارد. اين واژة جديد براي نمايان ساختن جنبه هاي نوظهوري از تحقيقات اطلاع رساني در محيط الكترونيكي به كار مي رود. مقالة حاضر سعي دارد به جنبه هاي بالقوه در تحقيقات  اطلاع رساني در منابع الكترونيكي بپردازد و در همين راستا تعداد وب سايت ها، ضخامت خانگي، شبكه ها و نيز مفاهيمي نظير تحليل استنادي الكترونيكي، مجلات و منابع الكترونيكي هسته را مورد گسترده براي تشريح شبكه اي پيچيده از ارتباطات كامپيوتري به كار مي رود.

 

در هيچ برهه از زمان ما شاهد چنين تغييرات و چالش هاي اساسي در سازماندهي و اشاعة اطلاعات نبوده ايم. پيشرفت هاي شتابناك و روز افزون در فن آوري ها و خدمات اطلاع رساني مارا بر آن داشته كه به سوي يك جهان مجازي گام برداريم كه عناصر ، پديده ها و ماهيت آن داشته كه به سوي يك جهان مجازي كه ما در آن به سر مي بريم متفاوت است. مهم ترين عنصر زنده و پويا در سايبراسپيس(1) نيز، نظير مفهوم ((سپهر اطلاعاتي))(2) كه الوين تافلر(3) براي اولين بار آن را به كار برد، اطلاعات مي باشد. احتمالا" كه ويليام گيبسون (4) براي اولين بار واژة سايبراسپيس را در رمان تخيلي علمي خود با عنوان Neuromancer  به كار برد، نمي توانست تصوير كند كه اين فضا چه افق هايي را در آينده پيش رو خواهد داشت. امروزه، ما با فضاي مجازي اطلاعات با نام سايبراسپيس روبرو هستيم كه پيچيده تر از آن چيزي است كه گيبسون از آن ياد كرده است(هينز، ص ii ) در حال حاضر، نه تنها متخصصان اطلاع رساني و كتابداري، بلكه عموم مردم با تخصص ها و حرفه هاي گوناگون از قابليت هاي گستردة سايبراسپيس و توانايي هاي مختلف آن بهره مي برند . از اين رو، تعجب انگيز نيست كه چرا برداشت هاي مختلفي در بارة مفهوم سايبراسپيس وجود دارد. تعريف ديگر از سايبراسپيس عبارت است از فضايي از امكانات رايانه اي تعاملي(5) كه رايانه ها و محتواي موجود در آن ها براي تمامي استفاده كنندگان از شبكة رايانه هاي به هم پيوسته، در هر كجا قابل دسترس است (باون، ص 1). در ادامة اين تعريف آمده است كه سايبراسپيس مكاني است كه سايبراسپيس مكاني است كه اطلاعات و دانش هر چه بيش تري در آن ذخيره و تبادل مي شود و مهم تر اين استفاده در آن مي توانند با همكاران خود از طريق رايانه ارتباط برقرار كنند. هينز معتقد است كه سايبراسپيس مفهومي فراتر از شبكة جهاني وب، يا حتي اينترنت را در خود دارد، زيرا عناصر بسياري زيادي در ميان ده ها هزار شبكة ارتباطي كه محيط جهاني سايبراسپيس را تشكيل مي دهند، وجود دارند(هينز،ص 1). نكته اصلي تعاريف فوق آن است كه تمامي آن ها بيش از معني بررسانه ها تأكيد دارند. تعريف باون از سايبراسپيس در مقايسه با ديگر تعاريف، اطلاعاتي تر به نظر مي رسد . با تأكيد بر اهميت اطلاعات در سايبراسپيس، سعي شده توجه متخصصان اطلاع رساني به اين واقعيت مسلم معطوف گردد كه اطلاعات، هستة اصلي اين محيط اطلاعاتي است. اما اين نكته را نبايد ناديده گرفت كه رايانه ها و فن آوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي نيز نقش مهمي در ايجاد چنين فضاي اطلاعاتي برعهده دارند. در اين مقاله سعي بر آن است كه به بحث دربارة اطلاعات مجازي(6) و اندازه گيري و سنجش آن به عنوان رويكردي نوين در پژوهش هاي اطلاع رساني بپردازيم. حال بايد پرسيد منظور از اطلاعات مجازي در بزرگراه هاي اطلاعاتي چيست؟ به طور كلي، منظور از اطلاعات مجازي در بزرگراه هاي اطلاعاتي،  اطلاعات انتقال داده شده ازطريق رسانه هاي الكترونيكي است. بنابراين براي روشن شده مفهوم اطلاعات مجازي، ضروري است به تشريح رسانه هاي اطلاعاتي اصلي كه در واقع ساختار اصلي سايبراسپيس را تشكيل مي دهند، بپردازيم.اين رسانه ها را مي توان به شرح زير برشمرد:

1.      انواع شبكه هاي اطلاع رساني در سطوح مختلف؛

2.      پايگاه هاي اطلاعاتي پيوسته و ابر پايگاه هاي اطلاعاتي(7)؛

3.      ابزار ها و رسانه هاي اينترنت شامل صفحات خانگي(8)، وب سايت ها(9)، پست الكترونيكي، گروه هاي مباحثه و خبري؛

4.      مدارس، دانشگاه ها و سازمان هاي مجازي؛

5.      نظام هاي تابلوي اعلانات الكترونيكي(10)؛

6.       همايش ها وانجمن هاي الكترونيكي؛

7.      كتاب ها، كتابخانه ها، آرشيوها و خدمات اطلاع رساني الكترونيكي؛

8.      نظام هاي اطلاع رساني چند رسانه اي، فرارسته اي(11)، چندين رسانه اي(12) و دور رسانه ها(13).

 

اگر چه فهرست فوق به هيچ وجه جامع نيست، اما اجزاي اصلي تشكيل دهندة سايبراسپيس را در بر دارد. واژگان بسياري را مي توان از طريق افزودن قيدهايي نظير ((الكترونيكي)) يا ((ديجيتالي)) و نيز پيشوند((سايبر)) به فهريت فوق اضافه كرد.

نكته مهمي كه بايد بر آن تأكيد كرد اين است كه اغلب فعاليت هاي فردي و اجتماعي كه در آن ها به نحوي ارتباط و تبادل اطلاعات حضور دارد، بيش از پيش وارد دنياي اطلاعات مجازي مي شوند. با چنين نگرشي، مطالعه حاضر سعي دارد به بررسي امكان سنجش و تجزيه و تحليل كمي اطلاعات و رسانه هاي اطلاعاتي قابل دسترسي از طريق سايبر اسپيس بپردازد.

 

رويكرد كمي به اطلاعات مجازي

رشد سريع و فزايندة اطلاعات الكترونيكي همراه با توانايي بالقوة فن آوري ها و رسانه هاي اطلاعاتي نوظهور، توجه بسياري از محققان اطلاع رساني را براي اندازه گيري و سنجش كمي منابع، خدمات و رسانه هاي اطلاعاتي در محيطي جديد كه مي توان از آن تحت كهكشان اطلاعات مجازي(14) نام برد، به خود معطوف كرده است. بررسي و مطالعات اساسي در اين زمينه از سال 1996 هنگامي كه ((آرنزن)) به استنادهاي اطلاعات مجازي(15) و نمونه هايي از اسناد هاي پست الكترونيكي، وب سايت، پروتكل انتقال پرونده(16)، گوفر(17)، يوزنت(18)، يا سياهة پستي(19) اشاره مي كند. آغاز شد. وي در مقالة خود به سنجش صحت اطلاعات مي پردازد(آرنزن، ص 73).  ((كلاسن)) با استفاده از روش پيمايشي به مطالعة استفاده از منابع اطلاعاتي بر روي اينترنت، استفاده كنندگان، و گروه هاي سني آن ها پرداخت.  وي در دانمارك تلاش كرد تا به تشريح برخي از عادات استفاده كنندگان تأكيد دارد (كلاسن، ص 115). مطالعات كمي رسانه هاي اينترنت را مي توان در تحقيق ((مك موردو)) جستجو كرد. وي در مطالعه خود به رسانه ها بيش از اطلاعات توجه كرده است. تعداد رايانه هاي ميزبان(20) و حوزه ها(21) در اينترنت نسبت توزيع رايانه هاي ميزبان به حوزه ها، رشد شبكه جهاني وب سايت ها، از مهم ترين شاخص هاي مورد بحث در پژوهش وي به شمار مي آيند. در اين مطالعه تحقيقاتي او از برخي منابع اطلاعات آماري دربارة اينترنت استفاده كرده است (مك موردو، ص 383). يكي از بررسي هاي مهم در سنجش رسانه هاي مجازي(22) توسط ((آلميند))و ((اينگورسن)) انجام شده. آن ها قصد داشتند كاربرد روش هاي اطلاع سنجي (23) در شبكه جهاني وب را مورد بررسي قرار دهند و آن را وب سنجي (24) لقب دادند. اين دو پژوهشگر از طريق مطالعات موردي، نسبت وب سايت هاي دانمارك را به ديگر كشورهاي اسكانديناويايي مقايسه كردند. روش تحقيقي كه آن ها استفاده كردند، كتابسنجي(25) بود. با اين تحقيق پنج تحليل مهم به شرح زير به دست آمد:

·        تحليل وضعيت حضور دانمارك در شبكة جهاني وب؛

·        تحليل توزيع صفحات وب(26) در مراكز بزرگ آموزشي دانمارك؛

·        تحليل نسبت توزيع نمونه هايي از صفحات وب به حوزه هاي علمي؛

·        تحليل نسبت توزيع نمونه هايي از صفحات وب به نوع سند و مدرك؛

·        تحليل فراواني توزيع نمونه هايي از صفحات وب.

 

اين مطالعه تحقيقاتي، تعداد واقعي فراپيوند ها(27) نسبت به هر صفحة وب، و تراكم و توزيع پيوندها در صفحات وب را نسبت به نوع و حوزة آن ها را نيز نمايان ساخته است (آلميند، ص 41). منظور از وب سنجي، بررسي كلية ارتباطالت شبكه اي با استفاده از روش هاي اطلاع سنجي يا ديگر معيار هاي اندازه گيري كمي است. اگر چه بايد به اين نكته توجه كرد كه تحقيق فوق اساسا" دربارة تحليل كمي شبكة جهاني و انجام گرفته. هم اينك پژوهشي در مدرسة سلطنتي كتابداري دانمارك(28) با هدف مطالعه كمي رويدادها و پديده ها ي اطلاع رساني جاري در حال انجام است. در اين پژوهش همچنين به اينترنت سنجي(29) (اطلاع سنجي) اشاره شده، كه اطلاعات محور تا از بررسي هاي قبلي به نظر مي رسد. مطالعه فوق دربارة تأثير وب(30) انجام شده (اينگورسن، ص 23). اين مطالعه موردي به بررسي ميزان امكان سنجي و اطمينان پذيري در محاسبة عامل تأثير وب سايت ها مي پردازد. و نمايانگر آن است كه به منظور محاسبة عامل تأثير وب قابل محاسبه و اطمينان پذير هستند. موارد فوق از جمله پژوهش هاي انجام شده دربارة تجزيه و تحليل سنجش كمي برخي از منابع و رسانه هاي مجازي به شمار مي آيند. از مطالعات فوق مي توان چنين استنباط كرد كه كاربرد سنجش و اندازه گيري كمي اطلاعات الكترونيكي بيش از پيش در زمرة مباحث مهم تحقيقاتي قرار گرفته. در اين مقاله سعي بر آن است به برخي از زمينه هاي تحقيقاتي بالقوه در سنجش كمي منابع اطلاعاتي الكترونيكي در سايبر اسپيس پرداخته شود.

 

سنجش اطلاعات مجازي: بعدي نوين در پژوهش هاي اطلاع رساني

فرايند سريع تبديل مواد چاپي به منابع الكترونيكي بر روي شبكه، بعدي جديدي را در مطالعات رسانه ها، منابع و خدمات اطلاع رساني گشوده است. براي آگاهي از اين كه چه وقايعي در محيط اطلاعاتي اطراف ما مي گذارد، تحليل كمي و مطالعة پديده هايي كه در اين محيط عمل مي كنند، به اندازة تحليل كمي ويژگي هاي مواد چاپي اهميت دارد. از طريق چنين مطالعاتي است كه احتمالا" قادر خواهيم بود به سنجش اطلاعات الكترونيكي و ارزيابي ويژگي هاي آن بپردازيم. حال منظور از واژه سايبرمتريك(31) چيست؟ در واقع، منظور از اين اصطلاح سنجش، مطالعه و تحليل تمامي انواع اطلاعات و رسانه هاي اطلاعاتي موجود و در حال كنش در سايبراسپيس، با استفاده از روش هاي كتاب سنجي، علم سنجي(32) و اطلاع سنجي است. انگيزه اصلي از طرح سنجش اطلاعات مجازي، تنوع بسيار زياد رسانه هاي الكترونيكي جديد است كه از طريق آن ها طيف وسيعي از اطلاعات انتقال داده مي شود. از آنجا كه خدمات و منابع اطلاعاتي سنتي به ميزان زيادي در حد دگرگوني و تبديل به اشكال و قالب هاي جديد هستند و اين فرايند، خود مستلزم الگويي مناسب براي تغيير رويكردهاي در مطالعات اطلاع رساني است، نياز به تجديد نظر در فعاليت هاي پژوهشي اين حوزه بيش تر احساس مي شود. در اينجا به منظور روشن شده جنبه هاي كاربردي سنجش اطلاعات مجازي، به ساختار اصلي سايبراسپيس كه قبلا" نيز به اختصار به آن پرداخته شد، اشاره مي گردد. شبكه هاي اطلاع رساني را به عنوان مجراي اصلي تبادل اطلاعات مي توان يكي از بسترهاي مطالعاتي اصلي تبادل اطلاعات مي توان يكي از بسترهاي مطالعاتي اصلي سنجش اطلاعات تلقي كرد كه در واقع هم اينك طيف گسترده اي از شبكه هاي ملي و بين المللي را در بردارند. تعداد هر يك از انواع شبكه ها، پوشش موضوعي، تعداد استفاده كنندگان و توزيع جغرافيايي آن ها مي تواند يكي از ابعاد بررسي سنجش اطلاعات مجازي را به خود اختصاص دهد. امروزه اينترنت شبكه اطلاع رساني شناخته شده كه دامنع بسيار وسيعي از خدمات اطلاع رساني ورسانه ها را در بردارد. وب سايت ها، صفحات خانگي، پست الكترونيكي، گروه هاي مباحثه و خبري از جملة مهم ترين ابزارهاي اينترنت به شمار مي آيند كه از طريق آن ها مي توانيم به انواع مختلفي از اطلاعات دسترسي پيدا كنيم. اين ابزار نوظهور، زمينة جديدي را براي نشر رسانه هاي نوين نظير كتاب ها، مجلات، كتابخانه ها و آرشيو هاي الكترونيكي به وجود آورده است. در اين وادي ، همراه با توسعه چنين منابعي ابزارهاي گوناگوني براي جستجو و بازيابي اطلاعات و نيز روش هايي نظير فرامتن(33) عوامل هوشمند(34)، آدموارهاي دانش(35) واز اين قبيل به منظور ياري رساندن به استفاده كنندگان در دستيابي كارآمد به اطلاعات، پا به عرصه گذاشتند. به همين ترتيب، همگرايي رسانه هاي مختلف در قالب پايگاهي واحد، نظام هاي اطلاع رساني نويني را نظير چند رسانه اي، فرارسانه ، چندين رسانه اي به وجود آورده. سؤال مهم اين است كه چه چيزي در اين محيط الكترونيكي مي تواند مورد منجش و اندازه گيري قرار گيرد. پرداختن به عناصر تشكيل دهندة سايبراسپيس به طور مشخص مي تواند به اين سؤال پاسخ دهد. در اينجا به برخي از زمينه ها تحقيقاتي مربوط به سنجش اطلاعات بر روي شبكه ها اشاره مي شود:

1.      تعداد، دامنه و زمينه هاي موضوعي شبكه هاي اطلاع رساني؛

2.      توزيع شبكه ها در كشورها؛

3.      حجم مجموعه هاي اطلاعاتي موجود بر روي شبكه ها از لحاظ اندازه و نوع؛

4.      توزيع رسانه هاي مختلف بر روي شبكه ها؛

5.      ارزيابي زمان پاسخ و دستيابي به شبكه ها؛

 

موارد فوق از جمله پرسش هايي هستند كه از طريق اندازه گيري مي توان به آن ها پاسخ داد. اينترنت، به عنوان ابر بزرگراه اطلاعاتي زمينه هاي بسيار گستردهاي رابراي مطالعه به وجود آورده است. يكي از اين زمينه ها پست الكترونيكي است كه پيشنهادهاي پژوهشي ذيل براي آن ارائه مي گردد.

1.      تعداد نشاني هاي پست الكترونيكي؛

2.      توزيع نشاني هاي پست الكترونيكي در كشورها، سازمانها و نهادها؛

3.      استفادة بخش هاي خصوصي و دولتي از پست الكترونيكي؛

4.      حجم، نوع و اندازه اطلاعات ارسال شده از طريق پست الكترونيكي؛

5.      توزيع استفاده كنندگان از پست الكترونيكي براساس حرفه و شغل؛

6.       نسبت انواع مختلفي از اسناد كه از طريق پست الكترونيكي ارسال مي شوند.

 

موارد فوق از جمله زمينه هايي هستند كه مي توان از طريق اندازه گيري هاي آماري و روش هاي اطلاع سنجي به صورت كمي در آورد. يكي ار رسانه هاي اطلاعاتي برجسته اي كه به طور گسترده جهان اطلاع رساني را تحت تأثير خود قرار داده، شبكة جهاني وب است. شبكه جهاني وب در واقع شامل شبكه اي از اطلاعات فرامتني چند رسانه اي است و به عنوان يكي از بزرگره هاي اطلاعاتي اينترنت عمل مي كند. اين فن آوري، پيوسته در حال رشد و گسترش است و دگرگوني هاي بسياري را در كليه فعاليت هاي فردي و نيز اجتماعي به وجود آورده است. امروزه كلية سازمان ها، نهادهاي خصوصي و دولتي وب سايت و صفحه خانگي مختص خودرا دارند. استفاده كنندگان به سادگي مي توانند به انواع و قالب هاي مختلفي از اطلاعات برروي شبكه جهاني وب دسترسي پيدا كنند. تعداد زيادي از توليدكنندگان و عرضه كنندگان اطلاعات، مجموعه هاي خود را بر روي شبكه جهاني وب قرار داده اند. بنابراين بودن شك سنجش و اندازه گيري اين رسانة كارآمد زمينه هاي مطالعاتي فراواني رابه وجود آورده است. در اينجا به برخي از اين زمينه هاي تحقيقاتي در شبكه جهاني وب اشاره مي شود:

1.      تعداد وب سايت ها و صفحات خانگي در جهان و نيز توزيع آن ها در هر كشور؛

2.      طبقه بندي صفحات وب از نظر نوع اسناد؛

3.      تعداد صفحات وب نسبت به هر حوزه؛

4.      طبقه بندي صفحات وب از نظر زبان اسناد و نيز نحوة ارائه اطلاعات آن ها.

5.      بررسي آماري تعداد بهره گيري و نيز استفاده كنندگان از صفحات وب در يك دورة زماني مشخص؛

6.       تعداد استناد ها در هر يك از صفحات وب؛

7.      رده بندي وب سايت ها و صفحات خانگي كه با توجه به نوع اسناد موجود در آن ها، بيش ترين استنادها به آن ها شده است؛

8.      نوع مجموعه هاي الكترونيكي قابل دسترس در هر يك از وب سايت ها؛

9.      عوامل تأثير وب و بهره وري آن؛

10.  تحليل محتواي صفحات وب؛

11.  شناسايي تنوع انتشارات الكترونيكي از لحاظ نوع، زبان و توزيع جغرافيايي آنها.

 

به هر حال، به كارگيري اين روش هاي اندازه گيري كمي در شبكة جهاني وب نه تنها مي تواند نمايانگر دامنه و گستردگي آن باشد، بلكه از اين طريق قادر خواهيم بود روند تكامل و توسعه منابع بر روي آن را در سراسر جهان رديابي كنيم . سنجش منابع الكترونيكي نظير كتابها، مجلات، كتابخانه ها و منابع مرجع الكترونيكي ميتواند به عنوان زمينة مطالعاتي ديگر به منظور تشخيص گذار شتابناك از عصر چاپي به الكترونيكي مد نظر قرار گيرد . در اينجا براي تحليل كمي اين منابع الكترونيكي، به برخي از اين زمينه ها اشاره مي شود:

1.      آماركتابخانه هاي ديجيتال؛

2.      تعداد مجلات الكترونيكي از لحاظ موضوع و زبان؛

3.      تعداد مجلات منتشر شده در قالب هاي الكترونيكي و چاپي؛

4.      تعداد منابع مرجع ديجيتالي كه در قالب هاي الكترونيكي قابل دسترس هستند ( شامل دايره المعارف ها، فرهنگ ها، اطلس ها و از اين قبيل)؛

5.      تحليل استنادي مجلات الكترونيكي؛

6.       استفاده از مجلات الكترونيكي؛

7.      توزيع منابع الكترونيكي از نظر نوع، كشور يا نهاد؛

8.      بهره وري علمي در محيط الكترونيكي؛

9.      ميزان رشد و قديمي شدن منابع الكترونيكي.

 

نتيجه

محيط الكترونيكي كه ما در آن به تبادل اطلاعات مي پردازيم، به طور فزاينده در حال پيچيده تر شدن و يكپارچگي است و اگر ما نتوانيم به تشخيص ابعاد نوظهور و در حال رشد آن همت گماريم، قادر نخواهيم بود به مديريت، نظارت و استفاده از آن بپردازيم. رويكرد روشمند براي درك اين فضاي الكترونيكي، بررسي عناصر، منابع و رسانه هاي موجود در آن است. در اين مقاله سعي برآن است كه مفهوم سايبراسپيس و عناصر آن شرح داده شود و برخي از ديدگاه هاي كلي براي انجام پژوهش هاي مرتبط ارائه گردد.  مفهوم سنجش اطلاعات مجازي به منظور نشان دادن رويكردي كه مي توانيم در مطالعات كمي اطلاعات و رسانه اي الكترونيكي از آن بهره گيريم، مورد استفاده قرار گرفته است.

 

پي نوشت ها

1.Cyberspace

2.Infosphere

3.Alvin Toffler

4.William Gibson

5.Interactive computational possibilities

6.Cyber information

7.Metadatabases

8.Homepages

9.Websites

10.  Bulletin board systems (BBS)

11.  Hypermedia

12.  Polymedia

13.  Telemedia

14.  Cybercosmos

15.  Cybercitations

16.  FTP

17.  Gopher

18.  Usenet

19.  Mailing list

20.  Hosts

21.  Domain

22.  Cybermedia

23.  Informaton

24.  Webometrics

25.  Bibliometric

26.  Web pages

27.  Hyperlinks

28.  Denmark’s royal school of librarianship

29.  Internetmetrics

30.  Web inpact factpr

31.  Cybermetrics

32.  Scientometric

33.  Hypertext

34.  Iftelligent agents

35.  Knowbots

 

منابع

1.Almind, tomas C. and ingwersen, peter(1997). Informetric analyses on the world wide web: methodological approaches to webometrics, Journal of Documentation, 53, (4), 404-426.

2.Armzen, M.A. (1996).Cyber citations: Documenting interet sources presents some thorny problems. Internet world, 7(9) , 72-74.

3.Bauwens, michel (1996). Knowledge transfer in cyberspace: A model for future business practices. FID News bulletin, 46 (1/2), 1996 , 46-54.

4.Clausen, helge (1996). Looking for the information needle in the internet haystack proce. 20th online information meeting learned information, oxford., 115-123.

5.Informetic anaiysis on the world web. Royal school of librarianship. Center for informetric studies, current research 1997.

6.Haynes, colin (1995). How to succeed in cyberspace. London : Aslib.

7.Ingwersen, peter (1998). The calculation of web impact factors. Journal of Documentation. 54, 1998, 236-243.

8.  Mcmurdo. G (1996). Net by numbers. Journal of information science, 22 (5). 1996,  381-390.    

 

 

 

 

 

 

دوره هفتم شماره سوم

تاريخ انتشار ين مقاله: 20 بهمن  1386

قالب PDF  بازگشت  مجله الكترونيكي صفحه اصلي

كتابخانه الكترونيكي ، ديجيتالي و مجازي: تفاوت ها و شباهت ها

 

شيلا نعيمي

---

Email:

 كارشناس ارشد كتابداري و اطلاع رساني از دانشگاه شيراز و مدرس مدعو  دانشگاه پيام نور واحد شهرضا

---

 
چكيده
کتابخانه ها در طول تاریخ پنج نسل را پشت سر  گذاشته اند : کتابخانه های سنتی ، کتابخانه های خودکار ، کتابخانه های الکترونیکی ، کتابخانه های دیجیتالی و کتابخانه های مجازی . به طور کلی از دیدگاه علم کتابداری این مفاهیم مراحل تکاملی کتابخانه است. فن آوری اطلاعات بر شیوه های ذخیره و بازیابی اطلاعات ، تأثیر داشته است . از مهمترین ویژگی آن به کارگیری رایانه و نرم افزارهای کتابخانه ای است .ورود فن آوری به کتابخانه ها ، کتابخانه های سنتی را دستخوش تحول کرده و زمینه را برای ظهور کتابخانه های خودکار ، الکترونیکی، دیجیتالی ومجازی فراهم کرده است .در ين تحقيق سعي شده است تا ضمن تأكيد بر كتابخانه هاي الكترونيكي ، ديجيتالي و مجازي و معرفي آنها ،مقايسه ي بين ين كتابخانه ها انجام گيرد تا ميزان همپوشاني وتفاوت ها و شباهت ها ي آنها مشخص گردد.

كليدواژه‌ها: كتابخانه الكترونيكي ، كتابخانه ديجيتالي ، كتابخانه مجازي
 

مقدمه
کتابخانه به لحاظ سنتی مخزنی از اطلاعات است ، محلی که جویندگان اطلاعات برای یافتن جواب سئوال های خود به آنجا مراجعه می کنند . این نوع کتابخانه به وسیله عناصر فیزیکی، مانند : مکان( شامل: ساختمان و موقعیت ) ، اعضاء ، کارمندان و موجودی ، تعریف و مشخص می شود. منابع فیزیکی معمولا محدودیت هایی را به کتابخانه و مراجعین تحمیل می کنند ، آنها نیاز به فضا وهزینه دارند ، فرسوده می شوند و جهت دستیابی مجبور به حضور فیزیکی در محل کتابخانه هستیم .
حجم انبوه اطلاعات و انتشارات و به تبع آن کمبود فضای کتابخانه ها ومراکز اسناد، همچنین نقش رایانه در صنعت نشر سبب بروز انقلابی در این صنعت شدو کتابداران، اطلاع رسانان و متخصصان فن آوری اطلاعات به فکر کوچک کردن محمل های اطلاعاتی افتادند . حاصل این حرکت تولید میکروفیلم ها ، میکروقیش ها و حتی میکروفیلم های رایانه ای و درنهایت لوح های فشرده نوری بوده است ، تا در فضا صرفه جویی به عمل آید و همچنین حجم بالای اطلاعات درکمترین زمان ممکن در اختیار استفاده کنندگان قرارگیرد. پیشرفت هایی که در سال های اخیر در زمینۀ فناوری اطلاعات به وقوع پيوسته است، شامل نرم افزارهای کتابخانه ای و بانک های اطلاعاتی ، مخابرات و ارتباطات راه دور ، پیدایش اینترنت ، اینترانت و به وجود آمدن امکانات انتقال اطلاعات مانند استفاده از پست الکترونیکی و تصویری و حتی انتقال اطلاعات از طریق وب سایت ،بهبودی اساسی در زمینۀ دسترس پذیری به این مواد را امکان پذیر کرده است. امروزه فن آوري اطلاعات بر اطلاع رسانی احاطه دارد وهم اکنون ما شاهد تحولات و تغییرات اساسی در خدمات کتابخانه ، روش های ارائه اطلاعات و کاربرد فن آوري اطلاعات در جامعه هستیم . از جمله تأکید بیشتر بر نیاز استفاده کنندگان و دسترسی مستقیم آنها به اطلاعات الکترونیکی در قالب دیجیتالی می باشد . در واقع کتایخانه نقش بسیار مهمتری در چرخه انتقال اطلاعات پیدا کرده است . فن آوری اطلاعات بر شیوه های ذخیره و بازیابی اطلاعات ، تأثیر داشته است . از مهمترین ویژگی آن به کارگیری رایانه و نرم افزارهای کتابخانه ای است .ورود فن آوری به کتابخانه ها ، کتابخانه های سنتی را دستخوش تحول کرده و زمینه را برای ظهور کتابخانه های خودکار ، الکترونیکی، دیجیتالی ومجازی فراهم کرده است .
 
پيشينه تحقیق
مطالعات انجام شده در داخل کشور
کوشا(1382)، در مقاله خود با عنوان" کتابخانه دیجیتالی چیست؟ "به متون پژوهی تعاریف ارائه شده در منابع کتابداری و اطلاع رسانی در ارتباط با کتابخانه دیجیتالی می پردازد و به این نتیجه می رسد که از دیدگاه  کتابداران ، هنگامی می توان مدعی ایجاد یک کتابخانه دیجیتالي شد که سیاست های اطلاع رسانی ، خدمات ، عملکردهای مورد انتظار از یک کتابخانه در محیط غیر دیجیتالی به صورت سازمان یافته جایگاه خود را به دست آورده باشد . در غیر این صورت ، دیدگاه ما نیز با دیگاه متخصصان علوم کامپیوتر که کتابخانه دیجیتال را یک نظام ذخیره و بازیابی اطلاعات پیشرفته تلقی می کنند ، تفاوتی نخواهد داشت.
پناهی(1382)، در تحقیق خود با عنوان "کتابخانه مجازی و تفاوت های آن با کتابخانه های الکترونیکی و دیجیتالی" به این نتیجه می رسد که کتابخانه های سنتی در سیر تاریخی و طبیعی خود به کتابخانه های خودکار ، الکترونیکی ، دیجیتالی و در نهایت به کتابخانه های مجازی تغییر پیدا کرده است و امروزه کتابخانه مجازی غایت خدمات کتابخانه ای و اطلاع رسانی محسوب  می شود . عاصمي (1382) نيزدر تحقيقات خود به نتايج مشابهي دست يافته بود.
حسن زاده(1382)، در پزوهش خود با عنوان" فرایند کار یک کتابخانه مجازی ( ساختار ، محتوا، شیوه عمل و مدیریت)". فرایند گرد آوری ، دسترس پذیر ساختن و ارائه اطلاعات در یک کتابخانه مجازی را به منظور آشنایی با طرز کار و مراحل پردازش اطلاعات در کتابخانه های مجازی بیان می کند و قسمت های عمده یک کتابخانه مجازی را شرح می دهد.همچنين داووديان (1382)و غياثي(1377) نيز درتحقيق خود  به نتايج مشابهي دست يافته بودند.
حسن زاده (1381)، در پژوهشی با عنوان " کتابخانه های دیجیتال : طرزکار، ساختار و کتابداران و اطلاع رسانان آینده" عوامل زمینه ساز ایجاد کتابخانه های دیجیتال و طرز عملکرد آنها را مورد کنکاش قرار داده و دور نمایی مختصر از  آینده کتابداران در ابن عصر تحول را  به تصویر کشیده است . قاضي مير سعيد (1381) نيزدر تحقيقات خود به نتايج مشابهي رسيده بود.
طاهری(1381)، در بررسی خود با عنوان "کتابخانه ملی : دیجیتالی یا سنتی" با نگاهی اجمالی به نسل های مختلف کتابخانه ، بیشتر به نسل چهارم و پنجم یعنی کتابخانه های دیجیتالي و کتابخانه های مجازی پرداخته است و ویژگی های آنها بویژه کتابهای الکترونیکی را مد نظر دارد و در انتها همزیستی کتابخانه سنتی و دیجیتالی را برای کتابخانه ملی پیشنهاد می کند.
 
مطالعات انجام شده در خارج از کشور
ريسو[1](2001)، در تحقيق خود در مورد وي‍‍ژگي هاي كتابخانه مجازي، پس از تعريف كتابخانه مجازي و ذكر مزايا و معايب چنين كتابخانه اي بيان مي كند كه در ايجاد كتابخانه مجازي ، هفت مرحله  را بايد پشت سر گذاشت كه عبارتند از: فرايند تصميم گيري ،مهارت ها و آموزش هاي جديد براي كارمندان كتابخانه، نصب و آزمايش ، ايجاد ساختاري براي سازماندهي و دسترسي به منابع ، تبليغ و بازاريابي منابع ، آموزش كاربران و ارزيابي. او همچنين گذشته ، حال و آينده كتابخانه مجازي را در تحقيق خود مورد بررسي قرار مي دهد.
شارما و ویشواناتان[2](2001) در مقاله ای با عنوان" کتابخانه های دیجیتالی : توسعه و چالش ها" به بيان بعضي از مشكلات در حوزه كتابخانه هاي ديجيتالي مي پردازند و پيشنهاداتي را به منظور غلبه بر اين مشكلات به منظور عملكرد مؤثرتر كتابخانه هاي ديجيتالي ارا ئه مي نمايند اين اهداف عبارتند از: شناسايي روشهاي عملي براي غلبه بر مشكلاتي كه در راه تبديل كتابخانه هاي سنتي به ديجيتالي به وجود مي آيند، شناخت نقش كتابخانه هاي ديجيتالي براي ايجاد دانش جهاني قابل دسترس ، بررسي امكانات مشاركت خصوصي براي تامين منابع مالي و انسانيوجستجوي راههايي براي ايجاد رشد بدون وقفه كتابخانه هاي ديجيتالي . آنها همچنين  بیان می کنند تا زمانی که ما نتوانیم به فاصله تکنولوژیکی که بین کشورهای در حال توسعه و توسعه یافته وجود دارد غلبه کنیم، جهانی شدن مفهوم دیجیتالی امکان پذیر نمی باشد.
ذاگالو،سوساپينتو و مارتينو[3](2001)، در مقاله اي با عنوان "كتابخانه مجازي براساس پروتكل زد 50/39"، نظامي در حال توسعه به نام كتابخانه مجازي را توصيف مي كنند .در طراحي اين نظام ، پيشرفت هاي اخير در حوزه فهرست هاي مجازي مدنظر قرار گرفته اند . آنها هدف اصلي اين نظام را بهبود كيفي و سودمندي اطلاعات بازيابي شده توسط كاربر نهايي و تضمين سطح بالايي از قابليت عملياتي با كاربردهاي ديگر بيان كرده اند.
مارچیونی نی[4] (2000) ، در مقاله ای با عنوان " ارزیابی کتابخانه های دیجیتالی "، کتابخانه دیجیتالی را کتابخانه ای ذکر می کند که که در آن بین منابع چاپی و مجازی پیوند برقرار شده است ، به عبارت دیگر اومعتقد است که عناصری غیر مجازی و مجازی با یکدیگر پیوند می خورد .  متسون و بونسکی[5] (1997)  نيز در تحقيقات خود به نتايج مشابهي دست يافته بودند.
ماركوم[6] (2003)، در پژوهش خود با عنوان " ملزوماتي براي آينده كتابخانه ها ي ديجيتالي "، بيان مي كند كه كتابخانه  هاي ديجيتالي آينده بايد سه ويژگي كلي داشته باشند :1- داشتن مجموعه جامعي كه براي تحقيق ، آموزش و يادگيري مفيد باشد.2- بايد به آساني براي همه انواع كاربران چه افراد مبتدي و چه افراد با تجربه در دسترس باشند.3- بايد توسط افراد متخصص مديريت و نگهداري شوند. او در ادامه بيان مي كند كه حق مؤلف و منابع مالي از مهمترين موانعي هستند كه بر سر راه ديجيتالي كردن كتابخانه ها و جود دارند.هانتر (2003)[7]، نيز در زمينه آينده كتابخانه هاي ديجيتالي به نتايج مشابهي دست يافته بود.
تنانت[8](1999)،در مقاله ای با عنوان "کتابخانه الکترونیکی ، کتابخانه دیجیتالی و کتابخانه مجازی"بیان می کند که هم کتابخانه الکترونیکی و هم کتابخانه دیجیتالی می توانند کتابخانه مجازی باشند ،.در صورتی که اگر فقط به صورت مجازی باشند . یعنی کتابخانه ای به مفهوم واقعی وجود نداشته باشد . او همچنین بیان می کند که یک کتابخانه مجازی می تواند شامل منابع و موادی از چندین کتابخانه مجزا باشد که در یک فضای مجازی با استفاده از رایانه و شبکه های رایانه ای سازمان یافته و قابل دسترس می باشد.
ویند[9](1996)، در تحقيقي در زمينه كتابخانهمجازي ، بیان می کند که، کتابخانه مجازی پیشنهادی است بالقوه به منظور حفظ و نگهداری حافظه جمعی بشر در شکل رقمی که می تواند در تأمین منابع مورد نیاز مشتریان از طریق نظام های پیوسته دسترسی به اطلاعات در شبکه های جهانی محلی مؤثر باشد.آنجلو(2001)، نيز عقايد مشابهي دارد.

کتابخانه الکترونیکی
کتابخانه الکترونیکی کتابخانه ای است که شامل مواد و خدمات الکترونیکی است .مواد الکترونیکی می تواند تمام مواد دیجیتالی را شامل شود ( مثل مجله الکترونیکی ، کتاب الکترونیکی و...)همچنین اشکال مختلف آنالوگ ها را که جهت استفاده از آنها نیاز به الکتریسیته می باشد نیز شامل می شوند .. عبارت کتابخانه الکترونیکی به طور ضمنی بدان مفهوم است که فرایندهای اصلی کتابخانه، به طوراساسی باید دارای ماهیت الکترونیکی شوند بدیهی است مهم ترین شیوه تحقق این امر ، استفاده گسترده از رایانه برای دسترس پذیرکردن خدماتی چون نمایه درون خطی ، امکانات کاوش و بازیابی متن کامل ، بایگانی خودکار سوابق و تصمیم گیری مبتنی بر رایانه است. یک شاخص مهم کتابخانه الکترونیکی، حرکت آگاهانه به سوی استفاده گسترده از رسانه های الکترونیکی برای ذخیره ، بازیابی و ارائه اطلاعات است و به معنای آن است که کتابخانه های الکترونیکی اطلاعات بیشتری را به شکل الکترونیکی یعنی در قالب لوح های فشرده یا دستیابی از طریق اینترنت فراهم آورند . استفاده شبکه ای از پایگاه های لوح فشرده از ویژگی های اصلی کتابخانه های الکترونیکی است . اگر چه در این کتابخانه ها از رسانه های الکترونیکی استفاده  گسترده ای می شود ، اما کتاب های متعارف نیز در کنار انتشارات الکترونیکی حضورخواهد داشت . به همین ترتیب کتابداران کتابخانه های الکترونیکی نیز کمک قابل ملاحظه ای در خصوص موضوعات کتابخانه ای می کنند، در عین حال برخی از درخواست های روزمره ای که کتابداران به آن ها رسیدگی می گنند خودکار می شود و به وسیله رایانه پاسخ  داده می شود .
 تحول به سوی کتابخانه الکترونیکی نیاز به توسعه ویژگی های و تغییراتی دارد که عبارتند از:
استاندارد کردن داده ها ، دسترسی به فایلها از راه دور ، ایجاد ارتباط و ترکیب فایلها ، دسترسی به فایلهای مختلف و متعدد از یک پایانه ، استفاده تعاونی روزافزون از فایلهای مشترک ، عدم تداوم فایلهای کم و بیش تکراری محلی و متعدد، توانایی بیشتر در استفاده ازفايل هاي  رایانه ای و کار با فایلها ، افزایش آسیب پذیری در برابر شکست های فن آورانه .
جهت گسترش کتابخانه ای با اسناد الکترونیکی نیاز به اصولی در کتابداری که با اصول موجود متفاوت باشد نیست ، بلکه مانند کاغذ و میکرو فیلم ها ، پیروی از استانداردها برای پیشرفت مهم است . اسناد الکترونیکی باید به شکل استاندار باشند و برای فهرستنویسی آنها نیز استانداردهایی مورد نیاز است و برای انتقال اسناد الکترونیکی به قالب های ارتباطی نیاز داریم . بنابراین مفهوم یک کتابخانه الکترونیکی به زیر ساختی پرهزینه و اساسی از ظرفیت محاسباتی ، ذخیره سازی داده ها و ارتباطات راه دور نیازمنداست که به نوبه خود استفاه موفقیت آمیز آن به تخصص و خبرگی احتیاج دارد.

کتابخانه دیجیتالی
کتابخانه دیجیتال کتابخانه ای است که مواد وخدمات دیجیتالی را شامل می شود . مواد دیجیتالی آیتم هایی هستند که از ظریق ابزار و شبکه های دیجیتالی ( دودویی) ذخیره ، پردازش و انتقال داده می شوند. خدمات دیجیتالی ، خدماتی ( کمک های ارجاعی ) هستند که منابع را به صورت دیجیتالی از طریق شبکه های کامپیوتری تحویل یا ارائه می دهند . کتابخانه های دیجیتالی درواقع مجموعه هایی هستند که امکانات لازم را برای انتخاب ، سازماندهی، دسترسی ، تفسیر ، انتقال ، نگهداری ، انجام و تضمین دوام مجموعه آثار دیجیتالی فراهم می آورند به نحوی که این منابع از نظر اقتصادی نیز برای استفاده به وسیله یک گروه مشخص یا مجموعه ای از گروه ها، قابل دسترسی باشد.
محتوای کتابخانه های دیجیتال شامل منابع اطلاعاتی در قالب الکترونیکی (متن ، صوت، تصویر، ویدیو ) که برخی از آن ها ممکن است به صورت تجاری از ناشران و عرضه کنندگان منابع و پایگاه های اطلاعاتی خریداری شوند .نمونه های الکترونیکی منابع چاپی موجود در کتابخانه ها که می توانند کتابها ، مجلات ومنابع دیداری و شنیداری ، نسخ خطی ، نقشه ها و غیره باشند . منابع اطلاعاتی با کیفیت بالا و منحصر به فردی که از طریق محیط اینترنت قابل دسترس هستند یا حتی متعلق به مجموعه کتابخانه های دیگر در محیط وب باشند . این کتابخانه ها ، مؤسسات و سازمان هایی هستند که منابع مختلف شامل منابع انسانی و تجهیزات مورد نیاز برای ارائه خدمات کتابخانه ای مثل فهرست نویسی ، رده بندی،  اطلاع رسانی ، روابط بین کتابخانه ای ، مواد آموزشی ، منابع کتابخانه ای و دیگر خدمات را با استفاده از شبکه های پرسرعت ، مهیا می سازند .
کتابخانه های دیجیتالی به معنای جایگزین کتابخانه های سنتی نیستند ، بلکه بیشتر یک بخش الحاقی آنها محسوب می شوند. سه دلیل وجود دارد که چرا کتابخانه های دیجیتالی نسبت به کتابخانه های سنتی از مزایای بیشتری برخوردارند : اول اینکه با وجود انواع روشهای جدید برای ذخیره سازی اطلاعات وداده ها،کتابها ونشریات به تنهایی به هیچ وجه برای     فراهم کردن داده های یک کتابخانه امروزی کافی نمی باشند.دوم اینکه یکی از وظایف اصلی کتابخانه ها و آرشیو ها در سراسر جهان تضمین حفظ و نگهداری اسناد ومطالب تاریخی است .. سوم اینکه باخلق کتابخانه های دیجیتالی که در اینترنت وجود دارند ، اطلاعات از هرسوی جهان برای هرکسی که به اینترنت دسترسی داشته باشد فراهم است .

ویزگی های کتابخانه های دیجیتالي
- کتابخانه ها ی دیجیتالي در واقع چهرۀ دیجیتال و الکترونیکی کتابخانه های سنتی هستند .بنابراین ،مجموعه ها ومنابع سنتی چاپی و دیجیتالي را همزمان و درکنار هم شامل می شود.
- کتابخانه های دیجیتالي شامل منابع دیجیتال که در خارج از مرزهای فیزیکی کتابخانه    قرار دارد نیز می شود .
- کتابخانه های دیجیتالي دیدی کلی از همۀ اطلاعات موجود در کتابخانه، بدون در           نظر گرفتن نوع یا فرمت آنها ، در اختیار کاربر قرار می دهد .
- کتابخانه های دیجیتالي مانند کتابخانه های سنتی خدمات خود را به گروه های  ویژه ای از کاربران ارائه می دهند. با این تفاوت که در این کتابخانه ها،کاربران ممکن است در هر نقطه و یا بخشی از شبکه قرار داشته باشند.
- کتابخانه های دیجیتالي نه تنها به کتابداران مجرب و ماهر نیاز دارند ، بلکه به خدمات متخصصان رایانه و شبکه نیز محتاج هستند.
- کتابخانه های دیجیتالي می توانند به منابع و کتاب های ویژه و منحصر به فرد حتی نسخ خطی دسترسی داشته باشند و امکان استفاده از آنها را در اختیار کاربران بگذارند.
- در این کتابخانه ها چندین کاربر در آن واحد از یک منبع خاص می توانند استفاده کنند.
- در کتابخانه های دیجیتالي ، ارتباط مستقیم یا رودررو میان کتابدار و کاربر نهایی وجودندارد.
اخیرا گروه های تحقیقاتی و متمرکز مختلفی بر روی توسعه و اصلاح کتابخانه های دیجیتالی کار کرده اند . برخی از این گروه ها که مرکز اصلی آنها در ایالات متحده است عبارتند از: فدراسیون کتابخانه های دیجیتالی ((DLF:digital library federation ، شورای منابع کتابخانه ای و اطلاع رسانی (CLIR: councilon library and information resource) و ابتكار کتابخانه های دیجیتالی مشترک (DLI: joint digital librariaries initiative)   که تحت سرپرستی بنیاد علوم ملی ، نمایندگي پروژه های تحقیقاتی پیشرفته و ناسا قرار دارد و نظراتی را راجع به علت وجودی کتابخانه های دیجیتالي ارائه می دهد.برخی از نظرات آنها عبارتند از :
- کتابخانه های دیجیتالی برای جایگزین شدن کتابها و کتابخانه های فعلی طراحی نشده اند بلکه بیشتر مکمل آنها هستند.
- خوانندگان و کاربران کتابخانه ها در حال تغییر عادات خود هستند ، منابع اطلاع رسانی جدید مثل ویدیوها و دیسکهای فشرده از جمله رسانه های معروف و عامه پسند شده اند
- وقتی می توانید یک دیسک ضبط شده را تقریبا به طور مستقیم از نویسنده یا خالق اثری دریافت نمایید ، چرا از کاغذ چاپی استفاده کنید ؟ ضمن اینکه هزینه چاپ اغلب بالاتر است
- کتابخانه های  دیجیتالی دسترسی سریع و مؤثر به اطلاعات را فراهم می سازند.
- ایجاد دسترسی بیشتر شعار کتابخانه های دیجیتالی است
 مسائلی که در مورد کتابخانه های دیجیتال وجود دارند عبارتند از :
1- استاندارد جهانی برای نحوه سازماندهی اطلاعات در کتابخانه های دیجیتالی
2- آموزش نیروهای کتابخانه ای برای چگونگی انتقال اطلاعات به اشکال دیجیتالی و مقرون  به صرفه برای افزایش قابلیت دسترسی و حفظ ونگهداری اطلاعات
3- حق مالکیت آفرینش های ذهنی و حق تألیف مطالب منتشر در اینترنت از طریق    کتابخانه های دیجیتالی
فراداده[10] مسئله دیگری است که برای ایجاد کتابخانه های دیجیتالی مرکزیت دارد.فراداده، داده هایی است که محتوا و ویزگی های جزء خاص را در کتایخانه دیجیتالی نشان می دهد .فرا داده در کتابخانه های دیجیتالي مهم است زیرا کلیدی برای بازیابی منبع و استفاده از هر مدرکی است . از طرف دیگر فقدان استانداردهای معمول فراداده که به طور  ایده آل برای استفاده در بعضی از متون خاص تعیین می شوندموانع دیگری را بر سر راه دستیابی و استفاده از اطلاعات در یک کتابخانه دیجیتالی یا دریک طرح هماهنگ کتابخانه دیجیتالی بوجود می آورند.

کتابخانه الکترونیکی و کتابخانه دیجیتالی
کتابخانه های الکترونیکی یک گام فراتر از کتابخانه های خودکار، و کتابخانه های دیجیتالی یک گام فراتر از کتابخانه های الکترونیکی هستند. در کتابخانه های الکترونیکی حضور فیزیکی  پر رنگ تر از کتابخانه های دیجیتالی است و این کتابخانه ها همانند کتابخانه های سنتی و خودکار دارای ساختمان ، تجهیزات ، قفسه ها ، منابع و کتابدار است و به همان روش های خودکار و سنتی سازماندهی و اداره می شود. تفاوت آن با کتابخانه های سنتی در این است که این کتابخانه ها دارای مواد غیر چاپی مثل فیلم ، میکروفیلم ، میکروفیش ، انواع لوح های فشرده و منابع مشابه نیز است . در این کتابخانه ها ارائه خدمات هم به صورت سنتی و خودکار است و هم به صورت شبکه ای و دیجیتالی ، منتها استفاده از ارتباطات شبکه ای و دیجیتالی در آن نوپاست و معمولا بازیابی اطلاعات در آن از طریق شبکه محلی انجام می شود.
اما در کتابخانه های دیجیتالی حضور فیزیکی خیلی کمرنگ شده است و تعداد منابع چاپی در آن به میزان خیلی کمی است البته ، خود این منابع چاپی نیز ابتدا دیجیتالی شده ، بعد به کاربران ارائه می گردد . در این کتابخانه ها ارائه خدما ت به طور کلی خودکار و دیجیتالی است و کاربران از طریق شبکه های ارتباطی به منابع دیجیتالی ذخیره شده در این کتابخانه ، دسترسی یافته و از ان بهره مند می شوند . نقش کتابدار واسط در اینجا خیلی کمرنگ است و بیشتر جنبه آموزشی و مشاوره ای دارد.

کتابخانه های تركيبي يا پيوندي
کتابخانه هایی هستند که در مرحله گذر از سنتی به دیجیتالي اند و بخشی از مجموعه شان به صورت چاپی و سنتی وبخشی هم به صورت دیجیتالي است در واقع هم بخش عظیمی از مخزن آنها سنتی است ولی ارائه خدمات و سیستم های امانت ، کاوش ، رزرو و حتی قسمتی از پاسخگویی به سئوال ها هم از طریق شبکه کتابخانه و اینترنت و یا سایر رسانه های مدرن انجام می گیرد . در این نوع کتابخانه ها معمولا مواد را با اسکن کردن وارد آرشیو الکترونیکی کرده بطور خودکار نمایه سازی و از طریق رابط ها بر روی اینترنت و یا اینترانت در دسترس      علاقه مندان و پزوهشگران قرار می دهند و تجهیزات مورد نیاز برای این نوع کتابخانه ها عبارتند از : دستگاه اسکن ، پایگاه اطلاعات ، رابط ، شبکه یا محمل اطلاعاتی مثل اینترنت ، اینترانت ، ایستگاه های کاری کاربران و...
کتابخانه ترکیبی ، فن آوریها یی را در ذهن متصور می سازد که حاصل پیشرفت های نوین پروژه های کتابخانه الکترونیکی ، مجازی و یا دیجیتالی هستند.در واقع کتابخانه هایی هستند که قسمت اعظمی از مجموعه آنها سنتی است و در کنار آن ارائه بعضی از فعالیت های کتابخانه شامل فهرست نویسی و سازماندهی، سیستم امانت و مرجع و غیره به صورت کامپیوتری  می باشد و بعضا ارائه خدمات مرجع وجست وجوي مطالب تحقیقی از طریق اینترنت و یا بانکهای اطلاعاتی کامپیوتری انجام می گیرد .
 
کتابخانه مجازی
کتابخانه های مجازی با ظهور فن آوریهای جدید و با استفاده از اینترنت به وجود آمدند.این کتابخانه ها امکان دستیابی به فهرست ها و پایگاه های اطلاعاتی را فراهم می سازند و پژوهشگران را به سوی منابعی که به سختی پیدا می شوند هدایت می کنند و ارائه همه این خدمات به طور شبانه روزی و در هفت روز هفته از طریق وب سایت های آنها انجام پذیر هستند.بدون اینکه از نظر فیزیکی به مکانی برای مراجعه فرد جهت درخواست و دسترسی به اطلاعات نیاز باشد.
یک کتابخانه مجازی ، مجموعه سازمان یافته ای از پیوندها به اسناد نرم افزارها ، تصاویر ، پایگاه ها ی داده ای و... در یک شبکه و یامجموعه ای از شبکه های رایانه ای می باشد. هدف یک کتابخانه مجازی این است که کاربران را در یافتن اطلاعات مورد نیاز از طریق منابع موجود در پایگاه های کتابخانه یاری کرده و وظایف مجموعه سازی، دسترس پذیر ساختن و اشاعه را انجام مي دهد.صفت مجازی بیشتر به فقدان بعد مکانی این نوع کتابخانه اشاره دارد و این نوع کتابخانه ها وجود فیزیکی نداشته ، روی شبکه های کامپیوتری ایجاد شده و در دسترس مراجعان قرار می گیرند. بدین خاطر کتابخانه های نامرئی نیز نامیده شده اند.
کتابخانه های مجازی ، نمونه بارز رشد توانایی و انسجام پروتکل های سرویس دهنده /سرویس گیرنده است که دسترسی به اطلاعات موجود در شبکه اینترنت را ممکن می سازد .    کتابخانه های مجازی اولیه در واقع فهرستی از پیوندهای مرتبط به یک موضوع خاص بودند که توسط کتابداران جمع آوری می شدند تا کاربران را تا حدودی در پیدا کردن اطلاعات مورد علاقه خود یاری کنند. با رشد کردن و گسترش یافتن مقدار اطلاعات موجود، نگهداری و مدیریت آنها نیز مشکل تر می گردد.
از دیدگاه سنتی کتابخانه مکانی است ک در آن حافظه جمعی بشری ذخیره شده است . کتابخانه مجازی نیز چنین کاربردی دارد ، اما مدارک در کتابخانه مجازی به شکل رقمی نگهداری می شوند. دیگر کتابخانه نیاز به مکانی فیزیکی برای آنکه فرد جهت درخواست و دسترسی به اطلاعات به آنجا مراجعه کند ندارد برای مثال بر روی وب جهانی در محیط اینترنت فرد قادر به دسترسی به کتابخانه های مجازی از طریق موضوع است .و در این کتابخانه فرد می تواند کتب و مدارک مورد نیازش را بیابد موضوع ها به صورت الفبایی تنظیم شده اند و فرد می تواند از میان فهرست های بلند،موضوع مورد علاقه اش را دقیقا انتخاب و به گنجینه ای از مواد در آن زمینه دسترسی پیدا کند.منطق این کار آن است که شرایط لازم جهت دسترسی یکسان به آثار بزرگ جهانی فراهم شود . کتابخانه های سازمانی وعمومی تأثیر و نقش مهمی در ترقی کتابخانه های مجازی داشته اند . با استفاده از شبکه ها این نوع کتابخانه ها می توانند فهرست موجودیهای خود را برای سایر کتابخانه های مشابه دسترس پذیر نماینداز طریق نظام امانت بین کتابخانه ای مشتریان می توانند کتابها ومدارک مورد نیازشان را بدون مراجعه به سایر کتابخانه ها دریافت کنند مشتریان همچنین می توانند منابع مورد نیازشان را با استفاده از ابزارهایی نظیر پایگاه های داده، از کتابخانه ای مجاز ی دریافت کنند. سایر انواع خدمات خویل مدرک ، نظیر تهیه فوری مدرک و پایگاه های داده متن کامل در کتابخانه های مجازی قابل عرضه است . از جنبه نظری مشتریان می توانند اقلام مورد نیازشان را تقریبا فوری دریافت کنند .
خدمات اطلاعاتی که توسط کتابخانه های مجازی عرضه می شوند را می توان بر اساس سطح دسترسی کاربران به سه دسته عمده تقسیم کرد:
1- خدمات اطلاعاتی که برای عموم کاربران قابل دسترسی و بهره برداری هستند ، نظیر خدمات مرجع . همچنین اطلاعاتی که برای گروه قرار می گیرند اغلب شامل : اطلاعات توصیفی و چکیده منابع اطلاعاتی ، راهنماهای استفاده از کتابخانه ، آموزش نحوه جستجو در پایگاه های اطلاعاتی کتابخانه وشبکه اینترنت می شوند.
2- خدمات و اطلاعاتی که برای کاربران دارای شرایظ خاص قابل دسترسی می باشند ( نظیر کاربرانی که دارای کد کاربری هستند و یا کاربرانی که از مراکز ویژه ای با وب سایت کتابخانه ارتباط برقرار می کنند) . دسترسی به پایگاه های اطلاعاتی تمام متن مقالات و تمامی منابع اطلاعاتی مجموعه نظیر: کتاب های الکترونیک ، پایان نامه ها، گزارشات تحقیقی ،.... در این گروه قرار دارند.
3- خدمات مرجع همانطور که در کتابخانه های سنتی از مهمترین خدمات کتابخانه ای محسوب می شوند، درکتابخانه های مجازی نیز از بحث انگیزترین خدمات اطلاع رسانی  می باشند.خدمات مرجع الکترونیک از لحاظ نحوه ارائه به دو گروه عمده ، خدمات مرجع همزمان و خدمات مرجع غیر همزمان تقسیم می شوند.
خدمات مرجع غیر همزمان: آن دسته از خدماتی هستند که در آن خدمات مرجع با اندکی تآخیر نسبت به زمان درخواست ارائه می شوند.پست و نمابر از ابزارهای سنتی عرضه خدمات مرجع غیر همزمان هستند که در محیط های اطلاعاتی غیر الکترونیک از دیر باز به کار گرفته می شده اند.در محیط های اطلاعاتی نوین عرضه خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی متداول ترین و پایه ای ترین شکل خدمات مرجع است.
خدمات مرجع همزمان : آشناترین و قدیمی ترین شکل خدمات مرجع همزمان می باشد. خدماتی است که به صورت چهره به چهره و در بخش مرجع کتابخانه ها ارائه می شوند.عرضه خدمات مرجع به طور همزمان و بدون تأخير در كتابخانه هاي مجازي ،همواره فكر كتابداران را به خود مشغول ساخته است. در اين ميان ،  ويدئو كنفرانس[11] و گفتگوهاي محاوره اي[12] از جذاب ترين شيوه ها برا ي ارتباط مستقيم با كاربر و ارائه خدمات مرجع همزمان بوده اند .از بين دو شيوه فوق خدمات مرجع همزمان از طريق ويدئو كنفرانس به دليل نيازهاي فنآورانه از قبيل :پهناي باند ، ارتباط شبكه اي سريع و فوري ، دوربين هاي ويدئويي و... د رحال حاضر رواج كمتري دارد . گفتگوي محاوره اي در مقايسه با ويدئو كنفرانس نياز به تجهيزات كمتري دارد و با سهولت بيشتري قابل عرضه است .(داووديان ،1382).

مشكلات كتابخانه هاي مجازي
استفاده از كتابخانه ها ي مجازي و منابع موجود در آن مشكلاتي نيز دارد .براي استفاده از منابع اطلاعاتي موجود در كتابخانه ها ي مجازي وجود ارتباط اينترنتي لازم است و اگر امكان دسترسي به اينترنت هم وجود داشته باشد، داشتن مهارت جست وجو و بازيابي اطلاعات به صورت مؤثر هم لازم است. بسياري از فراگيران فاقد مهارت هاي لازم براي جست وجوي اطلاعات مورد نظر خود هستند. در اينجا نقش كتابداران كتابخانه هاي مجازي ، شفاف مي شود كه در آن ، با هدايت و مشاوره اطلاعاتي ، به فراگيران در به دست آوردن و استفاده از منابع اطلاعاتي مورد نياز خود ، ياري مي رسانند .گاهي دسترسي به منابع اطلاعاتي كتابخانه ها ي مجازي با موانع مالي مواجه مي شود و بايد در برابر دريافت اطلاعات هزينه اي را پرداخت كرد . مسئله ديگر ، امنيت اطلاعات موجود در كتابخانه هاي مجازي است . حفاظت از منابع اطلاعاتي موجود و تعريف سطوح دسترسي و تأمين امنيت اين منابع ،‌از جمله مواردي است كه بايد آنها را در نظر گرفت.( اصنافي ،1384)
ريسو(2001)، بيان مي كند كه معايب كتابخانه ها ي مجازي بيش از مزاياي چنين كتابخانه هايي مي باشد.اما به عقيده او با پيشرفت فن آوري اين مشكلات  از بين خواهند رفت . او مي گويد در حال حاضر معايب كتابخانه هاي مجازي شامل موارد زير مي باشد:
- كاربران براي  محصولات مختلف بايد رمز عبور هاي متفاوتي را به خاطر بياورند.
- حوزه پوشش و در دسترس بودن آرشيو ها، اغلب  محدود مي باشد.
-  اغلب موارد انتقال و چاپ مطالب با مشكل رو به رومي باشد.
- زماني كه محصولات هم به صورت مجازي و هم به صورت چاپي نگهداري مي شوند، در هزينه ها صرفه جويي نمي كردد..
-  همه منابع به شكل ديجيتالي در دسترس نيستند.
-  محدوديت هايي براي چگونگي استفاده از محصولات از كارگزار ي به كارگزار ديگر وجود دارد.
-  كتابخانه هاي مجازي جهت قابل دسترس بودن ، به شبكه هاي كامپيوتري نياز دارند.
-  براي كاربران امكان اينكه منابع را درمقابلشان بگسترانند و از آنها به طور اتفاقي استفاده كنند و جود ندارد
-  كاربران در استفاده از كتاب ها راحت تر هستند.

ویژگی های کتابخانه مجازی
ازديدگاه  الريخ (1382)[13]ويژگي هاي كتابخانه مجازي عبارتند از:

1- حضور بر روي اينترنت: اینترنت به عنوان محلی که دستیابی به فهرست همگانی پیوسته را پیشنهاد می کند یا به عنوان محلی که خدمات کتابخانه ای سنتی را(هنوز به صورت كاملا فيزيكي ) معرفی می کند مورد استفاده قرار می گیرد . در اینجا کتابخانه منتظر مراجعه کننده می ماند تا خدماتی که به روی اینترنت عرضه می شود را کشف کرده و سپس جهت استفاده از آنها به کتابخانه مراجعه کند.
2- ارائه مجموعه ها به صورت مجازی
کتابخانه آن دسته از منابعی را که نسبت به آنها ( عموما در مورد منابع قدیمی و تاریخی ) کنترل محتوایی دارد به شکل الکترونیکی تبدیل و به صورت الکترونیکی در اختیار مراجعه کنندگان قرار می هد .مجموعه ها بر روی سرویس گرهای کتابخانه حضور فیزیکی دارند و کتابخانه مسئولیت مدیریت آنها یعنی فراهم آوردن فضای ذخیره الکترونیک ، بازاریابی و در دسترس قراردادن آنها را بر عهده دارد .

3- ارائه مجموعه های مجازی
این بخش در آینده اهمیت بیشتری خواهد یافت افزایش انفجار آمیز اطلاعات در شکل الکترونیکی آن ، یافتن چیزی که شخص از میان تمامی اطلاعات در جستجوی آن است را مشکل می سازد.( فراموش نكنيم كه اشكال چاپي و الكترونيكي اطلاعات همراه ما خواهند بود).همانطور كه در كتابخانه ها ي سنتي منابع از ميان توليدهاي ناشران انتخاب مي شدند و رابطي تهيه مي شدكه به وسيله آن مراجعين قادر به يافتن منابع مورد نيازشان بودند .در محيط پيوند يافته اينترنتي و چاپي نيز بدون توجه به قالبي كه اطلاعات در آن وجود دارند تقاضاهايي زيادي جهت داشتن ابزارهايي براي كمك به يافتن هرگونه اطلاعات مورد نياز وجود خواهد داشت.موتورهاي جست وجو و اتاق هاي مذاكره ممكن است كمك مناسبي جهت اين كار باشند ، اما آنها قادر نيستند تمامي اطلاعات مورد نياز را برآورده سازند.اين جا محلي است كه مهارت هاي حرفه اي كتابداران به عنوان رابط هاي انساني بين مصرف كنندگان و توليد كنند گان اطلاعات عمل مي كنند كه در آينده اهميت بيشتري نيز خواهند يافت .  

                                                                          
4-  سرویس دهی به مراجعه کننده مجازی در دنیای مجازی
حضور بر روی اینترنت بدین معنی است که ما در هر حال ارائه خدمات خود در بازار بین المللی جهت تمامی افرادی هستیم که منابع را یافته و یا به آنها نیاز دارند. مراجعه كننده  به طور بالقوه هر کسی و در هر جای دنیا می تواند باشد و تنها مختص مراجعه کننده سنتی ما نیست . از آن جايي كه نمي دانيم، مراجعه کننده ما کیست و در کجا قرار دارد و درحال استفاه از خدمات چه کتابخانه ای است. این امر منشا مشکلات مدیریتی برای کتابخانه ها خواهد بود. بنابر اين لازم خواهد بود کتابخانه ها محدودیت های دستیابی مشخصی را در مورد مراجعه کنندگان مجاز آنها یا جهت جستجوی اشکال جدید حمایت ها ی مالی برقرار نمایند.

5- به کارگیری کارکنان مجازی
کسی که به نیازهای مراجعه کننده مجازی در حال پاسخگویی است اهمیتی ندارد که به طور فیزیکی در کتابخانه های مختلف حضور داشته باشد. درست همانطور که نیازی نیست خدمات تلفنی شرکت ها بر روی سایت شرکت آورده شود ، درصورتی که آن می تواند در هر جای دنیا نصب و راه اندازی شود . بنابران قابل تصور است که اشخاص در حال پاسخگویی به کاربران مجازی در هر جایی باشند و ضروردتی ندارد که کارکنان مؤ سسه فراهم آورنده رابط مجازی جهت پاسخگویی به مراجعه کننده در محل کار خود حاضر باشند . با ادغام و بهره برداری از تسهیلات کارکنان بر روی شبکه ، تمامی کتابخانه های مشارکت کننده به طور چشم گیری   می توانند قابلیت خدمات خاص خودشان را بدون افزودن به تعداد کارکنان واقعی افزایش دهند.کارکنان از جمله مهمترین منابع کتابخانه به شمار می آیند و لازم است که بطور کامل تر و مؤثرتری نسبت به آن چیزی که در گذشته وجود داشته به کار گرفته شوند.
یک کتابخانه مجازی برای رسیدن به اهداف خود نیازمند قسمت های عمده ای است از جمله:
مرکز هماهنگی، ویراستاری ، جمع آوری پیشینه ها، پيشينه ها ، طرح منطقی ، نگهداری وخودكارسازي . (1999,Green).

1- مرکز هماهنگی
یک گره در شبکه به عنوان مرکزی هماهنگ در کتابخانه عمل می کند و همچنین ممکن است این کار بین چندین مرکز و یا گره تقسیم شود. نقش اصلی مرکز و یا مراکز هماهنگی پردازش داده های جمع آوری شده است و همچنین اگر کتابخانه مجازی پایگاه داده ها نیز داشته باشد ، آنها به طور معمول توسط مرکز هماهنگی نگهداری می گردد .

2- ویراستاری
کتابخانه مجازی در مدیریت وهماهنگی داده ها بوسیله گروهی از ویراستاران اداره می شود که ممکن است یک گروه و یا بیشتر باشند . هر ویراستار مسئول موضوع واگذار شده و یا محدوده خاص کاری خود می باشد . علاوه بر ویراستاران موضوعی یک ویراستار هماهنگ کننده نیز وجود دارد که بر ادغام کردن مدخل های اطلاعاتی نظارت می کند. وی معمولا در مرکز هماهنگی فعالیت دارد. به طور کلی وظایف بخش ویراستاری عبارتست از:
- نظارت بر جستجوهای خودکار
- ارزیابی موارد دریافت شده
- ویراستاری فرم های ارسال اطلاعات از طریق پست الکترونیکی و یا وب
- تهیه و تعیین مدخل های جدید مرتبط
- ارزیابی کیفیت اطلاعات وارد شده
- نظارت بر فرایند ارزیابی و ادغام اطلاعات
- ایجاد نماها[14]
- پاسخگویی به پرسش های کاربران

3-جمع آوری پیشینه ها
اصل تقسيم كار يك اصل اساسي در عملكرد كتابخانه مجازي مي باشد. در واقع ويراستاران بايد حداقل كار را براي پيشينه هاي خودشان انجام دهند سه شیوه عمده برای گرد آوری پیشینه ها و اضافه کردن به مجموعه کتابخانه مجازی وجود دارد :
- دستی : جمع آوری مستقیم پیشینه ها توسط ویراستاران
- ارسالی يا غيرفعال : ارسال پیشینه ها بوسیله فرم های مشخص از طریق وب و یا پست الکترونیکی توسط کاربران و علاقه مندان
- گرد آوری فعال : از طريق جستجوگران خودکار مثل : web walkers,worms,spidersو... انجام ميگيرد.

4-پیشینه ها
پیشینه های نگهداری شده در کتایخانه های مجازی معمولا دارای اطلاعات کافی جهت شناسایی منابع اطلاعاتی هستند. این اطلاعات می تواند در مورد مکان و شکل یک پیشینه باشد.چنانچه قبلا اشاره شد بخشي از پيشينه ها توسط ويراستاران و بخشي نيز توسط فرم ها گرد آوري مي شوند.در مورد بخشی از پیشینه ها که توسط ویراستاران گرد آوری می شوند . ویراستاران با تبعیت از قالب مورد استفاده در کتابخانه ، اطلاعات مورد نیاز را شناسایی ومنابع اطلاعاتی مناسب را تهیه و ارا ئه می دهند.زمانی که اطلاعات به صورت ارسالی و توسط فرم ها  جمع آوری می شود این فرم ها باید حداقل دارای گزینه های زیر باشند:
- نشانی منبع در اینترنت
- عنوان ماده اطلاعاتی
 - توصیف مختصر در مورد ماده اطلاعاتی
-  شیوه تماس و دسترسی به نگهداری کننده سایت
- نام
- آدرس پست الكترونيكي
- جزئیات نمایه سازی
- كليد واژه ها
- اصطلاحات تخصصي
 و تاریخ ارسال پیشینه .

5-طرح منطقی[15]
کتابخانه های مجازی برای دسترس پذیر ساختن اطلاعات موجود در مجموعه خود ، آنها را نمایه سازی می کنند برای این کار شیوه های مختلفی ارائه می گردد .
در طرح منطقی کتابخانه های مجازی برای بازیابی اطلاعات از دو شیوه اصلی استفاده می شود:
الف- جستجوی پیشینه ها که توسط بخش جستجوی پایگاه داده های موجود انجام می شود نرم افزار جستجو با دریافت عبارت جستجوی کاربر، واژه های موجود در آنها را با کلید وازه های داده های موجود در پایگاه داده ها تطابق داده و مدرک مرتبط و مناسب را بازیابی می کند.
ب- جستجو بوسیله نماها[16] . کتابخانه مجازی می تواند نماهایی از اطلاعات را فراهم آورد و آنها را به شکل مجموعه و زیر مجموعه ای از پیشینه ها به صورت سلسله مراتبی ارائه دهد تا گام به گام از کل به جزء و بر اساس تقسیم درختی موضوع های کاربر را به اطلاعات مورد نیاز خود راهنمایی نماید .

6- نگهداری
کتابخانه های مجازی از یک فرایند زنجیره ای مرتبط به هم پیروی می کنند که در طی آن داده ها گرد آوری ، پردازش ، نگهداری و ارائه می گردد . این فرایند دارای یک نظام ورودی/خروجی است که چرخه اصلی وارده ها و صادره ها را تشکیل می دهد.

7- خودکار سازی
خودکار سازی هر چه بیشتر کتابخانه های مجازی ، امری مطلوب است و این کار تا حدی با استفاده از نرم افزارهای مدیریت محتوای وب ، سایت ها و شبکه ها بر آورده می شود
کتابخانه مجازی با خدمات ارزشمندی که فراهم می کند موجب گرایش و انس بیشتر مردم با کتابها و کامپیوترها وفن آوري  اطلاعات می شود و این گرایش پشتوانه و تأمین کننده خدمات بعدی است .این حرکت گام بسیار مهمی در نظم دادن به اطلاعات است و از بی نظمی اطلاعات که مشکل بزرگ کشورها پیشرفته در این زمینه است از هم اکنون پیشگیری خواهد کرد.در کتابخانه مجازی فاصله میان جویندگان و پدید آورندگان اطلاعات تقریبا به صفرمی رسد .
كتابخانه مجازي دو سرویس عمده را ارائه می دهد: سرویس های کتابخانه ای و سرویس های فروشگاهی ، در سرویس های کتابخانه ای جویندگان و مراجعان از طریق کامپیوتر و خط تلفن وارد کتابخانه شده و به مطالعه کتابها می پردازند. این سرویس خصوصا در رابطه با کتابهای مرجع بسیار کار آمد است . اما در سرویس فروشگاهی مراجعان می توانند وارد کتابخانه شده با استفاده از امکانات وسیع جستجو، کتاب مورد نظر را پیدا کرده و آن را خریداری نمایند وخرید کتاب ها تاحدود زیادی توسط خود سیستم انجام می شود .
تأمین کتاب برای کتابخانه مجازی با استفاده از امکانات فن آوري اطلاعات بسیار آسان تر صورت می گیرد. و از آنجا که این کتابها مجازی هستند ، سالانه میلیون ها دلار در منابع ملی ( کاغذ ، فیلم و زینک، نیروی انسانی ، حمل ونقل، چاپ و ...) صرفه جویی می شود.
بر خلاف کتابخانه های فیزیکی برای کتابخانه مجازی زمان و مکان کلمات بی معنی هستند . اطلاعات موجود در این گنجینه عظیم در تمامی روزهای هفته و در تمامی ساعات شبانه روز در دسترس است . قلمرو این کتابخانه هیچ حد و مرزی نمی شناسد، حتی در نقاطی که دسترسی به خطوط تلفن ممکن نیست با استفاده از تلفن های همراه می توان از آن بهره مند شد.
در کتابخانه مجازی محیطی برای ارائه طرح های نو در نظر گرفته می شود . این محیط میان نخبگان کشور و جویندگان آنها اعم از دستگاه های دولتی و سرمایه گذاران بخش خصوصی ارتباط برفرار می کند . و این علاوه بر ایجاد جهش در فرایندتوسعه ، غبار رخوت وسستی را از اندیشه های خلاق ، پویا و بزرگ خواهد زدود و در آنها ایجاد شور و حرکت خواهد نمود .

کتابخانه مجازی و کتابخانه الکترونیکی
با توجه به مباحث گذشته می توان به تفاوت های میان کتابخانه مجازی و کتابخانه الکترونیکی اشاره کرد:
1- منابع کتابخانه الکترونیکی شامل منابع چاپی و غیر چاپی از قبیل فیلم ، میکروفیلم ، میکروفیش، انواع لوح فشرده و منابع اینترنتی است . در حالی که کتابخانه مجازی ، فاقد هر نوع ماده ملموس ، خواه چاپی و خواه غیر چاپی است.
2- کتابخانه الکترونیکی ، درست مانند کتابخانه سنتی و خودکار دارای ساختمان ، تجهیزات ، مکان و منابع فیزیکی است و لی کتابخانه مجازی کتابخانه ای بدون دیوار و بدون منابع و موجودیت فیزیکی است.
3-  در کتابخانه الکترونیکی ، کاربر می تواند به محل کتابخانه مراجعه کند و از خدمات و منابع آن چه به شکل چاپی و چه به شکل غیر چاپی استفاده کند ولی مراجعه کاربر به کتابخانه مجازی معنا ندارد و کاربران فقط از راه دور و از طریق شبکه های ارتباطی      می توانند به منابع آن دسترسی داشته باشند .
4- در کتابخانه الکترونیکی ، کتابدار همان نقش واسط میان کاربران و منابع اطلاعاتی را دارد ولی در کتابخانه مجازی فقط میان تولید کننده اطلاعات و دریافت کننده آن ارتباط برقرار می شود از این رو به کتابدار در نقش واسط نیازی نیست.
5-  کتابخانه الکترونیکی کتابخانه ای است که نه تنها دستیابی به منابع مجموعه خود را فراهم می آورد بلکه دستیابی به منابع دیگر مجموعه ها را نیز ممکن می سازد . اما کتابخانه مجازی هر چند می تواند دسترسی به منابع دیگر مجموعه ها را فراهم سازدولی خود دارای منابع و مجموعه خاص نیست.
6- اصطلاح کتابخانه مجازی برای توصیف همکاری و تعاون میان چند کتابخانه الکترونیکی که منابعشان را در یک شبکه دیجیتالی به هم مرتبط کرده اند، استفاده می شود. بنابراین کتابخانه مجازی ، خود از چندین کتابخانه الکترونیکی تشکیل می شود که در یک فضای مجازی و در یک شبکه دیجیتالی منابعاشان را به اشتراک می گذارند.

کتابخانه مجازی و کتابخانه دیجیتالی
تفاوت های میان کتابخانه مجازی و کتابخانه دیجیتالی عبارتند از :
1- کتابخانه دیجیتالی کتابخانه ای است مشابه کتابخانه های سنتی ، با این تفاوت که منابع آن در فرمت دیجیتالی است . این بدان معناست که کتابخانه های دیجیتالی نیز مانند کتابخانه ها ی سنتی دارای ساختمان و تجهیزات ، کتابدار در نقش واسط ، منابع فیزیکی و مجموعه خاص است و تنها تفاوت آن با کتابخانه های سنتی درنوع مواد ( دیجیتالی بودن آن ) و در نتیجه قابلیت استفاده از آن در شبکه ، و بدین ترتیب امکان دسترسی از راه دور به این منابع است . در حالی که کتابخانه مجازی کتابخانه ای بدون دیوار و بدون منابع و فاقد کتابدار در نقش واسط است.
2-  در کتابخانه دیجیتالی ، استفاده از اطلاعات الکترونیکی به عنوان یک بخش از استفاده کل ، مرتبا در حال افزایش و استفاده از منابع چاپی به عنوان یک بخش از استفاده کل ، در حال کاهش است . یعنی هنوز آن فرمت چاپی و حضور فیزیکی کاملا رخت بر نبسته است . می توان گفت کتابخانه دیجیتالی ، یک گام فراتر از کتابخانه الکترونیکی و یک گام عقب تر از کتابخانه مجازی است .
3-  ویژگی عمده کتابخانه دیجیتالی دسترسی به آن ، از هر مکان و در هر زمان است که از این حیث درست مانند کتابخانه مجازی است . اما این دسترسی محدود به مجموعه ای خاص است که این مجموعه حتی ممکن است دارای اسنادچاپی نیز باشد ( هر چند که این اسناد ابتدا به فرمت دیجیتال تبدیل شده ، بعد مورد استفاده قرار می گیرند) و در یک محل خاص گرد آوری شده و از یک محل خاص ارائه خدمات می شود ( برای راحتی درک این موضوع می توانید یک کتابخانه سنتی را در نظر بگیرید که به جای فقسه هایی از کتاب، دارای قفسه هایی از منابع دیجیتالی است که در یک مکان خاص گرد آوری شده و می تواند در شبکه ها قرار گرفته و از راه دور نیز بازیابی شود. البته کتابخانه دیجیتالی علاوه بر مجموعه خود به دیگر مجموعه ها نیز دسترسی دارد) ، اما کتابخانه مجازی در واقع " یک مرکز ارجاعی پیوسته" است که پیوندهایی را به سایت های دارای مجموعه اشیای اطلاعاتی مرتبط ، فراهم می کند . گروهی از سایتهای مرتبط ، و پیوندهایی به آن سایت ها و یا نشانی های اینترنتی است . در واقع کتابخانه مجازی به خودی خود فاقد منابع و مجموعه و مکان خاص است و منابع اطلاعاتی آن گرد آوری نشده است و در سراسر جهان گسترده است . یعنی منابع کتابخانه مجازی ، همان منابع کتابخانه های الکترونیکی و دیجیتالی هستند و کتابخانه مجازی فقط ارجاعات به آنها را فراهم می کند.
4- هم کتابخانه الکترونیکی و هم کتابخانه دیجیتالی می توانند کتابخانه مجازی باشند . در صورتی که اگر فقط به صورت مجازی باشند، به این معناست که کتابخانه ای به مفهوم واقعی ( كتابخانه ای دارای منابع و ساختمان و تجهیزات فیزیکی ) وجود نداشته باشد . به عنوان مثال ، یک کتابخانه مجازی می تواند شامل منابع و موادی از چندین کتابخانه مجزا باشد که در یک فضای مجازی با استفاده از رایانه و شبکه های رایانه ای سازمان یافته و قابل دسترس است.

پانوشتها:

 [1] Riccio
[2] Sharma &Vishwanathan
[3] Zagalo,Sousa pinto,Martins
[4] Marchionini
[5]Matson & Bonski
[6] Marcum
[7] Hunter
[8]Tennant
[9] Wind
[10] Metadata
[11] Video Conference
[12] Text Chat
[13] Ulrich
[14] views
[15] Logical design
[16] View

منابع فارسی:
 آنجلو، باربارا(1381)". کتابخانه مجازی چیست؟"، مختاری ، حیدر، کاما ، 3(14و15): 37-35.
 اصنافي،‌اميررضا(1384)."يادگيري الكترونيكي چيست و جيگاه كتابخانه هاي مجازي در ين فريند كجاست ؟"،فصلنامه كتاب3(63):148-138.
 الریخ ، پاول .اس.(1382)" گامی بزرگ به سوی کتابخانه مجازی : اهمیت کتابخانه مجازی برای کتابخانه های عمومی ".نوروزی یعقوب .پیام کتابخانه ، 13(1و2):68-60.
 باکلند، مایکل . کتابخانه های آینده .ترجمه بابک پرتو . تهران: نشر کتابدار،1379.
 پناهی ، سیروس (1382). " کتابخانه مجازی و تفاوت های آن با کتابخانه های الکترونیکی و دیجیتالی"، فصلنامه کتاب ، 14(2):106-99.
 جاینت، نیک: لاو، دریک . "کتابخانه های الکترونیک : یک مرور". صباغی نژاد ، زیور. مجله الکترونیکی نما، 3(3) .دسترسی از طریق:  http://www.irandoc.ac.ir/e-journal.htm

 حسن زاده ، محمد .(1382)" فرایند کار یک کتابخانه مجازی ( ساختار ، محتوی ، شیوه عمل و مدیریت) "، کتابدرای و اطلاع رسانی ، 6 (1): صفحه 22-11.
 حسن زاده ، محمد(1381) " کتابخانه های دیجیتال : طرز کار ، ساختار و کتابداران و اطلاع رسانان آینده".پیام کتابخانه ، 12(3و4): 47-42.
 داوودیان ، فرشته (1382). تحول خدمات اطلاع رسانی در کتابخانه های مجازی .پیام کتابخانه ،13(1و2):16-5.
زاگالو،
 طاهری، طاهره.(1381)"کتابخانه ملی :دیجیتالی یا سنتی". فصلنامه کتاب، 13(4):131-124.
 عاصمی ، عاصفه.(1382) "کتابخانه دیجیتالی، کتابخانه الکترونیکی وکتابخانه مجازی( تفاوتها ، شباهت ها و میزان همپوشانی) ، پاپیروس، 3 .
 عليپورحافظي،مهدي:نوروزي،يعقوب(1382)."خدمات مرجع از راه دور در كتابخانه هاي مجازي "،فصلنامه كتاب،14(1):96-87.
 غیاثی، حمید رضا.(1377) "کتابخانه مجازی به عنوان یک طرح ملی ". کتاب ماه.
 قاضی میرسعید، جواد: غفاری ، سعید.(1381)"کتابخانه دیجیتالی"، کاما،3(14و15): 24-18.
 کاردان نشاطی ، محمد(1382).کتابخانه های دیجیتالی ( مجموعه مقالات).تهران :چاپار.
 "کتابخانه مجازی آشنایی با یکی از کاربردهای (world wide web)وب جهان گستر  "(1374)، رایانه ، 6(47) شماره:83 -82.
 كوشا، كيوان(1382)."كتابخانه ديجيتالي چيست؟"، پاپيروس:6-1.
 زاگالو،سوساپينتو، مارتينو(1383)."كتابخانه مجازي براساس پروتكل زد50/39".غلام ،فاطمه.فصلناممه كتاب،2(58):200-194.
  "نقش کتابخانه دیجیتالی دراطلاع رسانی"(1382)،پیام نیرو، 10 :77-76.
 نبوي،فاطمه(1384).كتابخانه ديجيتالي .مباني نظري ،محتوا،ساختار،سازماندهي،استاندردهاو هزينه ها( همراه با نگاهي به برخي كتابخانه هاي ديجيتالي خارجي و داخلي ).مشهد: سازمان كتابخانه ها ، موزه ها و مركز اسناد آستان قدس رضوي ،1384.
 ویند، روبرتجی.(1376)" کتابخانه مجازی و مفاهیم آن : عزمیت به فراسوی سنن " ، کولائیان ، فردین . پیام کتابخانه ، 7(2):صفحه 9-6.
 
منابع لاتین:

 Borgman,Christinel."What are digital libraries? competing visions"Information processing and management,35(1999):227-243.
Green, David G.(1999)."Proposed operation of a virtual library"[online] available: http://ces.iisc.ernet.in/hpg/cesmg/virtual.html 
 Hunter,Karen(2003)."The future of digital libraries"The  journal  of  academic librarian ship :29(5):275  
 Ricco,Holly M.(2001)."Features-the virtual library- past, present & future" [online] available: http://www.llrx.com/features/virtuallibrary.htm
 Marchionini,Gray(2000)."Evaluating digital libraries:A longitudinal and
multifacetedview"Library Trends,49(2):304-333.
 Marcum,Deanna2003)."Requirements for the future digital library".The journal of academic librarianship,29(5):276-279.
 Matson,Lisa.Dallape and Bonski,David J(1997)."Do digital libraries need librarians? an expriemental dialog"online november.
 Oppenheim,C;Smithson,D.(1999)"What is the hybrid library?". Journal of information science:97-122.
 Sharma, R.K. and Vishwanathan, K.R. Digital libraries: development and challenges Library Review, 2001, vol. 50, no. 1, pp. 10-16(7)
 Tennant,Roy."DigitalV.ElectronicV.VirtualLibraries".[online].available:http://sunsite.berkely.edu/mydefinitions.html.
 Ttravica,Bob(1999)."Organizational Aspects of the virtual library: A survey of academic libraries".Library and information science research,2192):173-203.
 Viles,Anne.(1999)"the virtual refrences hinterview:equivalencies"..[online]. Available: http://www.ifla.org/VII/dg/dgrw/dp99-06.htm.
  Woolery,Emily.(2001)"The virtual library:going beyond traditional service".[online]. Available:
http://techdevents.org/teched-01/proceedings/Woolery/teched/20proceedins.doc.

فصلنامه اطلاع رساني. دوره 19، شمارهء 3 و 4
بهار و تابستان 1383

صفحه: 37-49

 نوشته: عليرضا گنجي
دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه فردوسی مشهد

چكيده
يکی از هدفهای جامعة پيشرفته در علوم و فنون، ايجاد توازن مطلوب بين دانش توليد شده و اطلاعات توليد شده است. در راستای نيل به چنين رهيافتی، چالشهايی نيز وجود دارد. مقاله حاضر به‌طور کلی به افقهای نوين در سازماندهی دانش در تعامل با محيط الکترونيکی می‌پردازد. در ابتدای مقاله به مباحثی چون لزوم سازماندهی دانش بشری، چالشهای فهرست‌نويسی کامپيوتری و ارائه راهکارهايی در جهت حل اين چالشها، و فرمت‌های مورد استفاده و ايده‌آل در انتقال داده پرداخته شده است. در آخر مقاله نيز، لزوم مديريت دانش در کتابخانه‌ها و چشم‌اندازهای آينده فهرست‌نويسی مورد بحث قرار گرفته است.

كليدواژه‌ها: سازماندهی دانش/ فهرست‌نويسی کامپيوتری/ فرمتهای انتقال داده/ چالشها و راهکارها
 
 1. مقدمه
1. 1. لزوم سازماندهی در دانش بشری
يکی از هدفهای جامعه پيشرفته در علوم و فنون ايجاد توازن مطلوب بين دانش توليد شده و اطلاعات توليد شده است. امروزه، نگرانی اين است که رسيدن به اين هدف بسيار بعيد است. با اين وضعيت چه می‌توان کرد؟ ليکليدر (1966) در اين باره سه راه‌حل پيشنهاد کرده است:
1. کاهش شديد ميزان انتشارات
2. بهينه‌سازی طرق بازيابی و انتخاب مدرک متناسب با نياز
3. ارتقای راههای آماده سازی محتوای اطلاعاتی مدرک.
البته ليکليدر مورد اول را توصيه نمی‌کند. در پيشنهاد دوم ليکليدر می‌‌كوشد تا ميزان برخورد استفاده‌کنندگان و مجموعه اطلاعاتی را از طريق توصيه روشهای پيشرفته فکری و ماشينی جهت انتخاب مدارک مناسب با نيازها تقليل دهد. پيشنهاد سوم وی به مراتب برتر از مورد دوم بوده و شامل روشهای پيشرفته فکری و ماشينی جهت آماده‌سازی اطلاعات موجود در مدارک است. ليکليدر عقيده دارد که انتخاب يکی از دو راه دوم و سوم تصميمی است قاطع که در 30 سال آينده اتخاذ خواهد شد.

1. 2. کاربرد کامپيوتر در فهرست‌نويسی
فرايند فهرست‌نويسی اساساً از عمليات زير تشکيل می‌شود:
1. ايجاد رکورد مناسب ومربوط به يک اثر.
2. ايجاد عمليات بر روی رکورد مزبور و ديگر رکوردها به منظور ايجاد يک فهرست واقعی.
کامپيوتر در ارتباط با قسمت اول هيچ‌گونه دخالتی ندارد. با اين حال کامپيوتر قادر است انواع وظايف دفتری را که در بررسی و عمليات رکوردها لازم است، انجام دهد. برای مثال، کامپيوتر می‌تواند مدخلهای فهرست را به ترتيبی که لازم باشد به سرعت مرتب کند و يا رکوردهايی را که با پروفايل استفاده‌کننده مطابقت دارد، مورد جستجو قرار دهد. علاوه بر آن، تسهيلات تجسسی کامپيوتری در مقايسه با سيستم‌های دستی از انعطاف‌پذيری قابل توجهی برخوردار است.
کامپيوتر دارای مزايای گوناگون ديگری نيز می‌باشد. کامپيوتر موجب خدمات استاندارد بالاتر، کنترل بهتر و بازدهی مناسب‌تر می‌شود. به علاوه کامپيوتر همکاری وسيع و کامل ميان کتابخانه‌ها و خدمات اطلاعاتی را باعث می‌شود. بنابراين هدفهای کامپيوتری‌کردن فهرست‌نويسی را می‌توان به شرح ذيل خلاصه کرد:
1. صرفه‌جويی بودجه يا حداقل کاهش در نرخ افزايش هزينه‌ها
2. اعمال کنترل بهتر و بازدهی مناسب‌تر
3. سودمندی سيستم
4. گسترش خدمات اطلاعاتی
5. افزايش همکاری بين کتابخانه‌ها
تمام اين هدفها ، با توجه به توانايی کامپيوتر جهت انجام کار و سرعت در عمليات، کاری است عملی.
کامپيوتر خدمتگزار سيستم‌های اطلاعاتی است، خدمتگزاری که از توان و قدرت بالايی برخوردار است. با کمکهايی که کامپيوتر عرضه می‌کند، فهرست نيز به يک ابزار تسهيلاتی قوي‌تر مبدل می‌شود. فهرست‌نويسان مترقی و پيشرو از ارزش و اهميت خدمات کامپيوتری وقوف کامل دارند. کتابدارانی که معتقدند ماشينی‌کردن فهرستها و نمايه‌های دستی از ارزش و اهميت قابل توجهی برخوردار نيست، در پيش از عصر کامپيوتر به سر می برند. به‌علاوه استفاده مؤثر از تکنولوژی جديد می‌تواند افق ديد کتابداران را وسعت بخشيده که اين خود برای حرفه کتابداری اهميت فراوان دارد. به‌خاطر داشته باشيد که کامپيوتر، ابتکار و تفکر خلاق را باعث می‌شود. برای اينکه از کامپيوتر به طور کامل استفاده شود، بايد ورای محدوديتهای مرسوم در تئوری فهرست‌نويسی انديشه کنيد. با شروعی تازه و فکری نو، مطمئن باشيد که مرزی جلوی روی شما نخواهد بود.

1. 3. هدف از عرضه مقاله حاضر
هدف از نوشتن مقاله حاضر بيان چالشهايی است که هم اکنون گريبانگير فهرست‌نويسی کامپيوتری است و تلاش برای ارائه راهکارهای جديد در جهت حل اين چالشهاست.

2. بيان چالشها و راهکارها
2. 1. کاربرد مدلهای شیءگرا در فهرست نويسی
مدل‌سازی شیءگرا در بررسی جهان، پيش از هر چيز به شناسايی اشياء يا موجوديتهای مستقل دنيا می‌پردازد. اين رويکرد چنين فرض می‌کند که هر يک از اشياء خود مسئول شناسايی و برقراری روابط خود با محيط اطراف خود و مسئول انجام وظايف خود در قبال محيط هستند. چنين نگاهی منجر به پديد آمدن مدلی از جهان واقعی می‌گردد که در آن، در صورت تغيير روابط بين اجزای مدل‌سازی شده، مدل پديد آمده ثابت می‌ماند و هر يک از اشياء مسئوليت تطابق با تغييرات را خود به عهده می‌گيرد. ثابت ماندن مدل (از نظر اشياء دخيل در آن) يک پايگاه مناسب جهت ايجاد ساختار يا سيستمی است که می‌خواهد با اجزای آن مدل کار کند، چرا که چنين سيستمی می‌تواند تغيير در روابط اجزاء را بدون نياز به تغيير خود تحمل کند. در نگرش شی‌ءگرا هر يک از موجوديتهای حاضر در جهانِ مورد بررسی (مثل اثر يا مؤلف در جهان کتاب‌شناختی) هويتی مستقل دارد و دربردارنده دو بخش عمده زير می‌باشد:
1. مجموعه خصوصيات (مثل نام و جنس در مورد مؤلف يا عنوان و موضوع در مورد کتاب)
2. مجموعه رفتارهای ممکن: اعمالی که ممکن است آن شیء انجام دهد (مثل تأليف نمودن يک اثر توسط نويسنده و يا خلاصه‌کردن يا تغيير دادن يک کتاب به‌صورت فيلم).
در حالت ايده‌آل، هر شیء خود مسئول تغيير خصوصيات خود است (مطابق دنيای واقعی- ساير اشيايی که در محيط هستند، نمی‌توانند بدون آگاهی او خصوصياتش را تغيير دهند) و هر شیء از طريق رفتارهای خود با محيط ارتباط برقرار می‌کند يا به آنها سرويس می‌دهد (فتاحی و شجاعی ، 1378).

2. 2. بازيابی موضوعات مترداف
يکی ديگر از چالشها در زمينه سازماندهی اطلاعات، عدم کارايی سيستم در بازيابی موضوعات مترادف است. به عبارت ديگر سيستم نمی‌تواند بازيابی مفهومی انجام دهد. راه‌حلی که در اين زمينه وجود دارد و در دهه‌های آينده بر آن تأکيد خواهد شد، نمايه‌سازی مفهومی به منظور کاهش ريزش کاذب ناشی از نمايه‌سازی کليدواژه‌ای و خودکار است. اين شيوه با استفاده از نظامهای هوشمند و برقراری ارتباط خودکار ميان انواع واژه‌های مترادف و انواع ارجاعها، جستجوی کاربران را به مفهوم مورد نظر آنان هدايت می‌کند و بر ميزان ربط در نتايج بازيابی می‌افزايد.

2. 3. همپوشانی فهرست‌نويسی و نمايه‌سازی
يکی ديگر از چالشها در زمينه سازماندهی اطلاعات، همپوشانی فهرست‌نويسی با نمايه‌سازی است. به عبارت ديگر فهرست‌نويسی، سازماندهی‌ اطلاعات براساس اطلاعات کتاب‌شناختی است در حاليکه نمايه‌سازی، سازماندهی اطلاعات براساس کليدواژه (از قبيل موضوع، عنوان، و نويسنده) می‌باشد و اين در حالی است که نمايه‌سازی اعم از فهرست‌نويسی است، يعنی کليه اطلاعات مورد نياز در فهرست‌نويسی در نمايه‌سازی نيز موجود می‌باشد. با توجه به مطالب گفته شده، فهرست‌نويسی اگر نتواند در اين چالش خود را با محيط اطلاعاتی جديد سازگار سازد محکوم به فناست و در دنيای جديد اطلاعاتی که بازيابی مفهومی، مدينه فاضله سيستم‌های اطلاعاتی است، ديگر جايی برای بازيابی کتاب‌شناختی و در نتيجه فهرست‌نويسی نخواهد بود.

3. انتقال داده
شايد در اينجا بجا باشد، اشاره کنيم که اساساً منظور از سازماندهی در کتابخانه‌ها، آسان نمودن دسترسی به مجموعه‌های کنترل شده از اطلاعات است. کتابخانه‌های سنتی دارای سه خصيصه سازمانی هستند که باهم اساس دسترسی به منابع را ايجاد می‌کنند و عبارت‌اند از:
1. سازماندهی اطلاعات به صورت اشيای اطلاعاتی ملموس مانند کتاب؛
2. سازماندهی فيزيکی مجموعه‌هايی از اين اشياء بر اساس خصوصيات و صفات گوناگون از قبيل: سرعنوان موضوعی يا نويسنده؛
3. محيط اطلاعاتی سازمان‌يافته که دسترسی مستقيم به اين اشيای اطلاعاتی را بر اساس صفات فوق به‌طور کامل فراهم می‌سازد و در عين حال بر اساس اطلاعات موجود در اين اشياء دسترسی غيرمستقيمی را به صورت محدود ارائه می‌کند(کتابداران، کاربرگه، و فهرست). از آنجا که عملکرد آخری، اطلاع‌رسانی درباره اطلاعات است، می‌توانيم از اين خصوصيت با عنوان محيط فرا اطلاعاتی يک کتابخانه ياد کنيم.
جامعه اداره‌کننده و ارائه‌کننده منابع (اعم از رقومی و غير آن) ممکن است از گروه‌بندی منطقی از عناصر، يا از يک رمزگذاری (علامت‌گذاری) استفاده کند. برای نمونه هسته دوبلين1، هسته مرکزی عناصر فراداده‌ای را که بعداً می‌توان آنها را تعميم داد، ارائه می‌کند.

3. 1. فرمتهای مورد استفاده انتقال داده

3. 1. 1. MARC
MARC آغازه‌ای برای کلمات MACHINE READABLE CATALOGINIG به معنای فهرست‌نويسی ماشين‌خوان است. با استفاده از MARC می‌توان داده‌های موجود در يک فهرست برگه را به گونه‌ای آماده ساخت که کامپيوتر بتواند همه آنها را بخواند و برابر دستور بر روی هر داده به گونه‌ای مناسب عمل کند.
قالب MARC در دهه 1960 به عنوان ابزاری برای تبادل پيشينه‌های فهرست‌نويسی کتابخانه‌ای شکل گرفت. اين قالب به دليل نياز به استاندارد برای همکاری کتابخانه‌ها در تبادل و اشتراک پيشينه‌های کتاب‌شناختی طراحی شد و بدين ترتيب نياز کتاب‌شناسيهای ملی را به قالبی برای کتاب‌شناسی چاپی برآورده کرد. با خودکار شدن نظامهای کتابخانه‌ای، قالب MARC در نرم‌افزارهای خودکارساز کتابخانه‌ها نيز مورد استفاده قرار گرفت تا به عنوان مبنايی برای اصلاح پيشينه‌های فهرست‌نويسی کتابخانه‌ای جهت نمايش و نمايه‌سازی ايفای نقش کند.
با توسعه MARC، کتاب‌شناسيها و کتابخانه‌های ملی، اقدام به توسعه قالب MARC ملی برای برآوردن نيازهای خاص خود کردند. اين امر موجب شد تا قالبهای MARC تحت‌تأثير منابع موجود در کتاب‌شناسيهای ملی هر کشور قرار گيرد. برای مثال UK MARC برای تک‌نگاشتها تأکيد دارد و حال آنکه US MARC برای منابع غيرکتابی مانند نقشه‌، پيايند، و موسيقی تأکيد دارد.
قالب MARC زمينه‌ای را برای يکپارچه‌کردن ابرداده در نظامهای موجود فراهم می‌سازد. کتابخانه‌های ملی و کتاب‌شناسيها و نيز نهادهای کتاب‌شناختی دارای MARC هستند و از طرفی مايلند «توصيف منابع اينترنت» را در نظامهای خود وارد کنند. قالب MARC تنها به ساختار پيشينه يا کدگذاری آن می‌پردازد و توصيه‌ای برای محتوای پيشينه در هر ساختار ارائه نمی‌کند. همچنين اين قالب در مورد جزئيات خدمات و يا جزئيات ارتباط يا منابع دوردست رويه خاصی پيشنهاد نمی‌کند.
از طرف ديگر رکوردهای MARC برای اطلاعات توصيفی جزئی و تفصيلی طراحی شده است. اگر چه تفکيک ميان اطلاعات کتاب‌شناختی و غير کتاب‌‌شناختی، کاری مشکل است، اما پيشينه‌های MARC، عمدتاً برای اطلاعات کتاب‌شناختی و شبه‌کتاب‌‌شناختی طراحی شده‌اند. اطلاعات غير کتاب‌شناختی به دليل ساخت‌ يافته نبودن در منطقه يادداشت قرار می‌گيرند. توصيفهای کتاب‌شناختی در مناطق MARC به طور جدی از قواعد انگلوامريکن و ISBD استفاده می‌کنند که در ساختار نشانه‌ها و مناطق فرعی منعکس است. ولی همچنان که ضرورت دسترسی نسبت به توصيف منابع بيشتر می‌شود، توجيه پيروی دقيق از قواعد انگلوامريکن شک برانگيزتر می‌نمايد.
يکی ديگر از نکات مهم در مورد MARC اين است که به دليل جزئی و تفصيلی بودن ساختار آن و از طرفی با رشد فزاينده منابع الکترونيکی، توليد رکوردهای MARC مستلزم سرمايه‌گذاری کلان است. اين امر خود نشانگر آن است که قالب MARC با تحولات اخير همسو نشده است. يکی از سؤالاتی که امروزه در مورد MARC مطرح است، اين است که آيا پيشينه بسيار تفصيلی ساخت يافته کتاب‌ش‌ناختی يا نقاط دستيابی ساخت يافته و تقسيم دقيق و جزئی مناطق و مناطق فرعی برای کاربردهای عملی اکثر پيشينه‌های MARC در فهرستهای پيوسته ضروری است.

3.1.2. ايزو 2709
يکی از استاندارهايی که برای مبادله اطلاعات پايگاههای اطلاعاتی رواج فراوان يافت ايزو 2709 بود. با آمدن اين استاندارد، اطلاعات پايگاههای اطلاعاتی مختلف می‌توانستند به شکلی خاص تبديل شده و به سيستم‌های ديگر ارسال شوند.
برخی از مشخصه‌های اين استاندارد عبارت‌اند از:
1. تگ2؛ در اين استاندارد هر فيلد بايد دارای يک شماره سه رقمی باشد.
2. فيلدها می‌توانند تکرار شوند.
3. هر فيلد می‌تواند به زير فيلدهای ديگر شکسته شود.
4. سايز کامل رکورد نبايد از 99999 بيشتر باشد.
5. اين استاندارد برای خوانده شدن توسط ماشين طراحی شده و تفسير آن به عهده سيستم دريافت کننده است.

3. 1. 3. ابر داده
فراداده، داده سازمان يافته‌ای است که خصوصيات يک منبع (اطلاعاتی) را تشريح می‌کند. از ديدگاهی، فراداده بسيار شبيه به فهرستی است که در کتابخانه‌ها، موزه‌ها، و بايگانيهای اسناد با آن مواجه‌ايم. يک رکورد فراداده‌ای شامل عناصر پيش تعريف شده‌ای است که نمايانگر صفات خاص يک منبع اطلاعاتی هستند و به نوبه خود ممکن است يک يا چند ارزش داشته باشند. هر طرح فراداده‌ای معمولاً خصوصيات ذيل را دارد:
1. تعداد متناهی اجزاء
2. نام هر جزء
3. معنی هر جزء
معمولاً ساختار معنايی، تشريح‌کننده محتوی، محل نگه‌داری، خصوصيات فيزيکی، نوع (مثلاً متن، تصوير، نقشه يا مدل)، و شکل (نسخه چاپی يا فايل الکترونيکی) منبع است. عناصر اصلی فراداده‌ای که دسترسی به اسناد منتشر شده را فراهم می‌کنند، شامل پديدآورنده اثر، زمان و مکان نشر، و زمينه‌های موضوعی‌اند. در مورد اطلاعات غير رقومی، از قبيل مواد چاپی مثل کتاب و مجله، بايد عناصر فراداده‌ای از قبيل شماره بازيابیِ مورد استفاده در کتابخانه‌ها اضافه شوند تا به امر مکان‌يابی اطلاعات کمک کنند. از ميان معروف‌ترين طرحهای فراداده‌ای می‌توان از طرحهای زير نام برد:
1. هسته دوبلين
2. قواعد فهرست نويسی انگلوامريکن
3. خدمات مکان ياب اطلاعات دولتی3
البته در کشورهای اروپايی و برخی کشورهای حوزه اقيانوس آرام، استانداردها و قواعد محلی برای فراداده پيشنهاد و اجراء شده‌‌اند که به خاطر وفق شرايط خاصِ محيط اطلاعاتی حاکم بر آن کشورها و عدم اهليت با بحث حاضر ، از ذکر آنها صرف نظر می‌شود.
همان طور که قبلاً اشاره شد هسته دوبلين، طرحی است که بر اساس آن، فراداده‌های منطبق بر آن از امر کشف منابع اطلاعاتی حمايت می‌کنند. عناصر موجود در اين طرح از توافق ضمنی چندرشته‌ای برخوردار هستند. اين طرح نام خود را از کارگاهی به همين نام که در سال 1994 توسط OCLC در شهر دابلين ايالت اوهايو در ايالت متحده برگزار شد، گرفته است. OCLC يا مرکز کتابخانه رايانه درون خطی از 30 سال پيش به اين سو در خدمت نيازهای شبکه‌ای کتابخانه‌های آمريکا و 70 کشور دنيا بوده است. برای هر کس اين امکان وجود دارد که از عناصر «د‌ي‌سی» به عنوان اساس يک يا چند نظام تشريحی استفاده کند. صفحات موجود بر روی يکی از پيش پا ‌افتاده‌ترين منابعی هستند که از توضيحات «دی‌سی» بهره برده‌اند. اگر چه در هيچ يک از اين طرحها، ساختار نحوی، بخش مشخصی را تشکيل نمی‌دهد، اما در صورت عدم درک ساختار معنايی در طرح فراداده‌ای توسط طرح کدگذاری، آن داده‌ها قابل استفاده نخواهند بود. کدگذاری امکان می‌دهد، که بتوان فراداده را توسط يک برنامه رايانه‌ای پردازش کرد. مهم‌ترين طرحهای کدگذاری عبارت‌اند از:

1. SGML
2. HTML
3. XML
4. RDF 4
5. MARC
6. Z39/50
7. X500
8. MIME 5
9. LDAP 6

در محيط الکترونيکی از فراداده می‌توان به چند شيوه بهره جست:
1. META، جا دادن فراداده در بستر صفحات وب با استفاده از نشانه‌ها در رمزگذاری HTML صفحه توسط پديدآورنده
2. HTML، به صورت سند جداگانه که به منبعی که توضيح می‌دهد متصل شده است.
3. استفاده از پايگاه اطلاعاتی متصل به منبع، که سوابق يا مستقيماً در داخل اين پايگاه ايجاد می‌شوند و يا از منبع ديگری، مثل صفحات وب استخراج می‌شوند.
اگر چه با رشد و فراگير شدن منابع الکترونيکی، فراداده به صورت يک موضوع قابل توجه درآمده است. اما نبايد از اين نکته غافل بود که ساختار معنايی حاکم بر کشف منابع اطلاعاتی بايد مستقل از بستری باشند که منبع اطلاعات، از آن به عنوان رساله استفاده می‌کند. از اين رو در طرحی مثل «دی‌سی» می‌توان امر کشف منابع را به چارچوبهای سنتی نيز تسرّی داد. اساساً علاقه کنونی به مسئله فراداده، در قابليت اين نظام در رها ساختن کاربران از نگرانی مربوط به کشف منابع نهفته است. کشف اقلام اطلاعاتی مستقيم، معمولاً به آگاهی قبلی کاربران، وجود اين اقلام اطلاعاتی يا خصوصيات آنها برمی‌گشت. فراداده مي‌تواند منابع اطلاعات را به نحوی برای کاربران هويدا سازد که به راحتی تشخيص دهند که آيا اين اطلاعات برای آنان مفيد است يا نه. فی‌الواقع، فراداده روشی نظامند است، در صورتي‌که به اين نکته واقف باشيد که موتورهای کاوش کمتر از يک سوم منابع موجود را بازيابی می‌کنند. اگر يک منبع آن قدر ارزش داشته باشد که در دسترس استفاده‌‌کنندگان قرار گيرد، پس ارزش توصيف به اين شيوه را دارد، تا در نتيجه اين کار مکان‌نمايی آن به حداکثر برسد.

3. 2. فرمتهای بهينه و رو به گسترش انتقال داده

3. 2. 1. XML يا زبان نشانه‌گذاری توسعه يافته

3. 2. 1. 1. تعريف XML
XML تکنولوژی جديدی است که امروزه اغلب در برنامه‌های کاربردی مبتنی بر وب مورد استفاده قرار می‌گيرد. نقش اصلی اين تکنولوژی، ساده‌سازی تبديل اسناد در کسب و کار الکترونيکی می‌باشد و توسط مجمع وب تدوين و پشتيبانی می‌گردد و لذا به عنوان يک تکنولوژی مورد بهره‌برداری و استقبال قرار گرفته است. شايد اين سؤال برای شما هم پيش بيايد که چه نيازی به استفاده از XML است، در حالي‌که تمامی مرورگرها، HTML را پشتيبانی می‌كنند. بايد دقت کنيم که HTML جهت نمايش داده‌ها طراحی شده است و در مورد اين که داده‌ها چگونه به نمايش درآيند بحث می‌کند. اما XML جهت توصيف اطلاعات طراحی شده است و در مورد اين که داده چيست، سخن مي‌گويد. XML از تفکيکDTD7 به معنی تعريف نوع سند جهت توصيف و تبادل داده‌ها استفاده می‌کند.
بنابراين XML و HTML با اهداف متفاوتی طراحی شده‌اند و XML جايگزين HTML نمی‌باشد بلکه مکمل آن می‌باشد. يکی از مهم‌ترين نقاط قوتXML توانايی تبادل داده‌ها می‌باشد، چرا که در اغلب سازمانها و يا حتی در بخشهای مختلف يک سازمان ايجاد و به‌کارگيری سيستم‌های کاربردی بندرت صرفاً توسط يک مجموعه ابزار مورد بهره‌برداری قرار می‌گيرد و اين مسئله باعث کار بيشتر برای ارتباط بين دو گروه با دو استاندارد مختلف می‌گردد. XML با ارسال داده‌های ساخت يافته به نحوی که داده‌ها در فرايند انتقال و تبادل اطلاعات بين دو طرف بدون کم و کاست منتقل گردند، ايجاد شده و مورد استفاده قرار گرفته است .
با استفاده از XML هر دو طرف يک فرايند تجاری می‌توانند اسناد خود را ارسال يا دريافت نمايند و اين در حالي است که هيچ يک از طرفين نيازی به شناخت چگونگی سازماندهی سيستم‌های کاربردی طرف مقابل ندارد. از اين رو هرگاه، سازمان جديدی به مجموعه فعاليتهای تجاری اضافه گردد، نيازی به نوشتن کدهای جديدی جهت تبادل داده‌ها با وی نخواهد بود و تنها کافی است در تبادل اسناد، استاندارد قوانين مستندسازی پيشنهادی DTD رعايت گردد.
توسط XML می‌توان داده‌ها را با فرمت ساده ذخيره کرد. بنابراين XML يک روش به اشتراک گذاردن داده مستقل از سخت‌افزار و نرم‌افزار را ارائه مي‌كند. بدين ترتيب ايجاد داده‌هايی که بتوانند با برنامه‌های مختلف کار کنند، راحت‌تر خواهد شد. از آنجايی که XML مستقل از سخت‌افزار و نرم‌افزار و برنامه‌های کاربردی است، می‌توان داده‌ها را برای مرورگرهای بيشتری غير از مرورگرهای استاندارد HTML مورد استفاده قرار داد، و برنامه‌های کاربردی و بانکهای اطلاعاتی می‌توانند به فايلهایXML به عنوان منابع داده‌ها دسترسی داشته باشند.

3. 2. 1. 2. مزايای ارائه اطلاعات به فرم XML
-XML از خوانايی بيشتری نسبت به HTML برخودار است . درک اسناد XML برای افرادی که به HTML آشنايي دارند کار ساده‌ای است و مربوط بودن اسامی عناصر با مفهوم و نقش آنها نيز به اين امر کمک شايانی می‌نمايد.
- تگ‌‌ها نقشی در نحوه نمايش سند ندارند. يک سند HTML و عناصر و ويژگی آنها مفهوم اطلاعات را بيان می‌کند و نحوه نمايش اسناد در حوزه مسئوليت آنها نمی‌باشد. اطلاعات مربوط به فرمت‌بندی فايل XML معمولاً به يک زبان تعيين قالب نوشته شده و به صورت مجزا از سند XML نگه‌داری می‌شود. زبانهای تعيين قالبی که در اين راستا قابل استفاده مي‌باشند CSS8 وXSL9 هستند که در بخشهاي بعد مورد بررسی قرار خواهند گرفت. جدايی مفهوم از نحوه نمايش امری است که از SGML به XML به ارث رسيده است.
- ابزارهای برنامه‌نويسی مناسبی برایXML موجود است. با نوشتن DTD و به کارگيری آن در يک پردازشگر معتبرساز، بسياری از خطاهای سند ورودی برای تعيين اعتبار توسط پردازشگر انجام می‌پذيرد. از آنجا که تعداد زيادی پردازشگر جهت استفاده موجود هستند، نيازی به نوشتن و طراحی يک پردازشگر برای هر طرح نمی‌باشد و در صورتي که بخواهيم زبان را عوض کنيم به سادگی DTD را تغيير می‌دهيم و پردازشگر از قوانين طرح شده در DTD اطاعت می‌نمايد. از اين فراتر ، در صورتي که سيستم ما نياز به همکاری با سيستم ديگری داشته باشد، می‌توان با انتخاب يک DTD استاندارد همانند XML/EDI زبان مشترکی برای گفتگو ايجاد نمود.
دلايل فوق عواملی هستند که موجب محبوبيت و افزايش کارايی XML توسط طراحان شده، و گذشته و آينده درخشانی را برای توسعه وب و کاربردهای آن پيش روی ما گذاشته‌اند. امروزه، XML در جنبه‌های متعددی به کار گرفته می‌شود.
در زمينه تبادل‌داده‌ها، از XML جهت کمک‌رسانی به اين امر و تعريف داده‌ها به واضح‌ترين شکل ممکن استفاده شده است. فرستنده‌ها و گيرنده‌ها برای درک نوع داده ارسالی، از XML استفاده می‌کنند. با بهره‌جويی از XML همه از اينکه تفسير يکسانی از داده‌هاي در حال استفاده در اذهان ايجاد می‌شود، اطمينان حاصل می‌کنند. در شرايطی که EDI سالها روش تبادل اطلاعات در تجارت بوده است، اکنون به دليل هزينه زياد و نياز به استفاده از ابزارهای ارتباطی اختصاصی و عدم انعطاف‌پذيری، با XML جايگزين شده است. در شرايطی کهXML از اينترنت برای تبادل اطلاعات استفاده می‌کند از انعطاف‌پذيری زيادی برخوردار است.
از ديگر توانمنديهای بالقوه XML قابليت تعريف زبانهای جديد می‌باشد . مثال مناسبی برای اين قابليت XML زبان VML11 است که خود کاربردی از XML می‌باشد.VML زبانی است که در ارتباطات WAP استفاده می‌شود.
به کمک XML می‌توان ساختار داده‌اي مستقل از سکو ايجاد نمود. در محدوده تجارت، به زودی زبانهای خاص منتج از XML که قادر به توصيف سفارشات، معاملات، و پرداختها باشند، ايجاد خواهد شد. اين زبانهای گسترده XML به توليدکنندگان، فروشندگان، خريداران، و حتی سيستم‌های بانکداری و حسابداری اجازة به اشتراک گذاشتن يک داده مشترک را می‌دهند. در صورتي که اطلاعات وب به XML کد شود و توصيف محتوای واقعی آنچه مبادله می‌شود، به وسيله اين ابزار انجام شود، خريداران ناگهان در برابر انبوهی از سرويس‌ها و محصولات شرکتها قرار می‌گيرند که قادرند آنها را خريداری نمايند بدون اينکه نيازی به توجه به سکوی مورد استفاده توسط سرور12 و CLIENT داشته باشند.
براستی بعضی از توسعه‌های پيشنهاد شده XML همانند DCD اجازه کد نمودن اطلاعات نوع داده و ارتباطات موجود در يک پايگاه داده را به سند می‌دهد. ديگر توسعه‌های XML از قبيل XQL برای اعمال پرسشها از درون XML پيشنهاد شده‌اند. اطلاعات درون پايگاه داده را می‌توان به سادگی در يک شبکه اينترانت و يا وب به فرم XML در آورد. وب سرورهای آينده از پردازنده‌های XML جهت در دسترس قراردادن پايگاه داده‌ها و فايلهای سيستمی، و برگرداندن آنها به XML يا HTML استفاده خواهند کرد.
چنانچه می‌دانيم امروزه اطلاعات و تجارت ارتباط مستقيم و اجتناب‌ناپذيری با يکديگر دارند و تجارت موفق آن تجارتی است که نحوه سودجويی از اطلاعات را در راستای اهداف خويش بداند. بسياری از شرکتها با بنا نهادن اينترانتها، اکسترانتها و سايتهای همکار، تمامی تلاش خود را برای کمک به کارمندان و مشتريان جهت بهره‌مندی از منابع اطلاعاتی خود، منعکس می‌سازند. اما آنچه بايد مورد توجه قرار گيرد، اين حقيقت است که تا حال يکی از مهمترين و ضروری‌ترين قابليتها در دسترس نبوده است و آن چيزی نيست جز توانايی توصيف اطلاعات و ساختارهای داده در سطح شبکه به صورت کارا و پايدار . مطمئناً HTML می‌تواند برای فرمت‌بندی متن و چندرسانه‌ای مورد استفاده قرار گيرد. اما اين ابزار، هنگامي که سخن از توصيف اطلاعات به ميان می‌آيد، چندان مفيد نخواهد بود. در حالي که می‌توان داده‌های موجودِ درون يک جدول را درون صفحه HTML فرمت‌بندی نمود، نمی‌توان اجزاء منفرد اطلاعات را توصيف کرد.
XML، جهت ساختاربندی داده‌ها به صورتي که بتوانند به سادگی در سطح شبکه انتقال پيدا کرده و به صورت پايدار توسط دريافت‌کننده پردازش نشوند، طراحی گرديد. از آنجا که از XML برای توصيف و ساختاربندی اطلاعات استفاده می‌شود، می‌توان آن را زبانی جهت توصيف داده‌ها در نظر گرفت. XML را می‌توان برای توصيف‌داده‌ها ، رکوردها و ديگر ساختارهای داده حتی ساختارهای داده‌ای پيچيده به کار برد.
همانند HTML، XML از SGML مشتق شده است با اين تفاوت که XML يک زير مجموعه واقعی از زبان MARK UP است و بسياری از توانمنديهای SGML را شامل می‌شود. با استفاده از XML می‌توان ساختارهای داده‌هاي يك سند را كه به وسيله MARK UP عموميت داده شده و چيزی شبيه تگ‌ها و خواص آنها در HTML اما با کنترل بيشتر است تعريف نمود. بر خلاف HTML، XML به طراح سند اجازه استفاده از تگ‌‌های خود را می‌دهد و اين قابليت، طراح را از بند تگ‌‌های از پيش تعريف شده رها نموده، و امكان ساختاربندي داده‌ها را در يک سند XML به صورت دلخواه فراهم می‌آورد.
همانند اکثر تکنولوژيهای وب، خواص فعلی XML، تنها يک نقطه شروع است. XML يک نسخه با تعريف هسته مرکزی زبان، چگونگی تعريف سندها و گرامری که اسناد را قادر به تبعيت از اين تعريف می‌نمايد، مشخص می‌کند. فراتر از هسته مرکزی زبان، دو بسط پيشنهاد شده‌اندXML LINKING و XSL يا XML LINKING. EXTENSIBLE STYLE SHEET LANGUAGE يا اتصال XML چگونگی مرتبط نمودن اسناد XML را فرامتني12تعريف می‌کنند، و XSL روشی برای فراهم نمودن فرمت‌بندی غنی برای اسناد XML با استفاده از STYLE SHEET است.
همان‌طور کهXML به نظر ابزاری توانمند و کامل می‌نمايد، بايد دانست که اين ابزار تکنولوژی کاملاً جديدی بوده و محدوديتهايی را در بر‌می‌گيرد و برای تمامی مشکلات راه‌حل مناسبی نيست.

3. 2. 1. 3. پردازشگرهای XML
اگر چه XML برای کارکردن با HTML و SGML طراحی شده است، مرورگرهای استاندارد و APPLICATIONS قادر به تغيير مستقيم اسناد XML نمی‌باشند. برای خواندن يک سند XML، به يک پردازشگر XML، که می‌تواند به يکی از دو صورت مرورگر و يا يک ماجول APPLICATION پياده‌سازی شود، نياز است. دو نوع پردازشگر XML موجود است. آن دسته که اعتبار و قانونی بودن اسناد XML را مورد بررسی قرار می‌دهند، و گروهی که چنين قابليتی را ندارند. پردازشگر از نوع اول، ساختار سند را مورد بررسی قرار می‌دهد و معتبر بودن آن را مورد سنجش و آزمايش قرار می‌دهد.
اکثر پردازشگرهایXML فعلی بوسيله JAVA پياده‌سازی شده و برای مورد استفاده قرار گرفتن به همراه WEB APPLICATIONS طراحی شده‌اند. در چنين شرايطی، پردازشگر XML، در داخل APPLICATION برای بيرون کشيدن اطلاعات، از درون يک سند XML و نمايش آن در پنجره APPLICATION مورد استفاده قرار می‌گيرد. هنگامي که APPLICATION سند را خواند، اطلاعات درون سند در اختيار JAVA قرار می‌گيرد.
با افزايش کاربرد XML، پردازشگرها درون ابزارهای مديريت اسناد XML همانند مرورگرهای XML تعبيه می‌شوند. پردازشگرهای XML همچنين بايد به عنوان يک عنصر الحاقی برای CLIENTSمبتنی بر وب همانند مرورگرهای وب مهيا باشند. با اضافه‌نمودن اين عنصر الحاقی به مرورگر، مستقيماً قادر به مشاهده اسناد درون مرورگر وب خود خواهيم بود.
XML قالب و پيچيدگی مشابه يک زبان برنامه‌نويسی را داراست. در آغاز يک برنامه، برنامه‌نويس عموماً پارامترهايی را که در طول برنامه مورد استفاده قرار می‌گيرند تعريف می‌نمايد. در XML نيز پارامترها به شيوه مشابهی تعريف می‌شوند و طراح با استفاده از يک دستورالعمل پردازشی نسخه مورد استفاده در آن سند را به وسيله عبارت زير برای پردازشگر XML معين می‌کند:

چنانچه مشاهده می‌شود دستورالعملهای پردازشی با پايان می‌‌پذيرند. هنگامي که به پردازشگر نحوه برخورد با سند را می‌نمائيم نوع سند را تعريف و سپس عناصر مربوط به آن نوع سند را تعريف می‌نمائيم. اين عناصر حاوی مقداردهی کلمات کليدی برای تگ‌ها و پارامترهای وابسته می‌باشد . مقدار دهيها از ساختار پايه زير تبعيت می‌کنند:
DOCTYPE ;ELEMENT ;ATTLIST ;ENTITY ;NOTATION .OCTYPE, تعاريف عناصر را قانوناً DTD می‌ناميم. از آنجا که DTD را می‌توان درون يک سند و يا به وسيله ارجاعات خارجی تعريف نمود و مورد دسترسی قرار داد، يک DTD منفرد می‌تواند تنها برای يک سند و يا برای چندين سند به کار گرفته شود. يک پردازشگر سند XML که اعتبار را نيز چک می‌کند و ما آن را اصطلاحاً VALIDATING PARSER می‌ناميم، می‌تواند از DTD برای تعيين اعتبار سند استفاده کند. اين بدان معناست که پردازشگر با مقايسه سند با محتوای DTD، صحت و اعتبار آن را مورد بررسی قرار می‌دهد و معين می‌کند که آيا سند با تعاريف انجام شده در DTD مطابقت دارد يا خير، و در صورت وجود تطابق، سند را معتبر اعلام می‌دارد.
اگرچه معتبر بودن يک سند XML امری ضروری است اما وجود DTD اجباری نمی‌باشد. به هنگام عدم حضور DTD، اگر چه پردازشگر نمی‌تواند اعتبار سند را مورد آزمايش قرار دهد، اما همچنان می‌تواند سعی در تغيير داده‌ها نمايد. در بدنه يک سند XML ، عناصر داده معمولاً به صورت جفتی از تگ‌های MARK UP همانند تگ آغاز و تگ پايان وارد می‌شوند. اگر چه اکثر عناصر داده دارای تگ‌های آغازی و پايانی هستند، عناصري با تنها يک تگ واحد نيز قابل تعريف می‌باشند. در XML اِلمان با تنها يک تگ واحد را، عنصر تهی14می‌نامند. عنصر تهی با علامت /> پايان می‌پذيرد.

3. 2. 2. طرح توصيف فراداده‌ای شیء‌گرا (MODS)
MODS عبارت است از طرحی به منظور قابليت استفاده مجموعه عناصر کتاب‌شناختی برای اهداف مختلف که به وسيله دفتر استانداردهای MARC و توسعه شبکه کتابخانه کنگره گسترش يافته است.MODS نيز مانند XML قادر به انتقال داده‌های گزينش شده از رکوردهای موجود در MARC 21 می‌باشد و می‌تواند رکوردهای توصيفی را از منابع اصلی ايجاد کند. در بعضی مواقع عناصر کتاب‌شناختی MARC 21 دوباره گروه‌بندی می‌شوند. MODS کاربرد زبان XML را در مجمع شبكه جهاني وب بيان می‌کند. اين استاندارد به وسيله دفتر استانداردهای MARC و توسعه شبکه کتابخانه کنگره با نظرات کاربران حفظ می‌شود. نسخه شماره 2 آن نيز هم اکنون در دسترس می‌باشد که تجديد نظری از نسخه 2/1 است (نسخه 2/1 از ژوئن 2001 تا ژانويه 2003 برای استفاده آموزشی در دسترس بوده است). MODS تجديد نظر شده، عبارت است از تفاسير درک شده مؤسساتی که اين طرح را تجربه کرده‌اند. به طور کلی می‌توان گفت که MODS عبارت است از سازگاری زبانهای نشانه‌گذاری با فرمت‌های استاندارد انتقال داده و از بين بردن محدوديتهای فرمت‌های قبلی.
دفتر استاندارهاي MARC و توسعة شبكة كتابخانة كنگره، درحال گسترش طرحي براي عناصر كتاب‌شناختي است كه مي‌تواند كاربردهاي متنوعي داشته باشد و خصوصاً در كتابخانه‌ها از آن سود مي‌برند؟ هدف آن به عنوان يك طرح XML، اين است كه بتوان داده‌هاي منتخب را از ركوردهاي موجود MARC 21 منتقل نموده و بتوان ركوردهاي توصيفي اوريجينال ايجاد نمود. اين طرح شامل زيرمجموعه‌اي از فيلد‌هاي MARC مي‌باشد و به جاي تگ‌هاي عددي از تگ‌هاي زبان پايه استفاده مي‌كند. اين طرح كه در حال حاضر در دست تهيه مي‌باشد به عنوان MODS شناخته مي‌‌شود. MODS با استفاده از زبان XML كه متعلق به مجمع شبكة جهاني وب مي‌باشد بيان مي‌گردد. اين استاندارد توسط دفتر استانداردهاي MARC و توسعة شبكة كتابخانة كنگره نگه‌داري مي‌شود.

3. 2. 2. 1.كاربردها:
MODS بالقوه مي‌تواند در موارد ذيل به كار رود:
1. به عنوان قالب تخصص نسل آينده Z39/50
2. به عنوان طرح مكمل براي METS يا استاندارد انتقال و كدبندي فراداده‌ها.
3. ارائه فراداده‌ها براي گردآوري فراداده‌ها، به عنوان توصيف منابع اصلي در زبان XML و صرف و نحو.
4. به عنوان ركورد ساده شده MARC در XML
5. بعنوان فراداده‌ها در XML كه ممكن است همراه با يك منبع الكترونيك ارائه شود.

3. 2. 2. 2. مزاياي MODS:
در جاهائي كه MARC به كار برده شده است، MODS تكميل‌كنندة ساير قابليتهاي فراداده‌اي است. در مقايسه با كاربرد ساير طرحهاي فراداده‌اي، اين كاربرد مزيت بيشتري دارد. بعضي از مزايا به شرح ذيل است:
1. مجموعة عناصر نسبت به هسته دوبلين‌، غني‌تر است.
2. مجموعة عناصر نسبت به ONIX داراي سازگاري‌ بيشتري با داده‌هاي كتابخانه‌اي مي‌باشد.
3. اين طرح نسبت به طرح‌هاي كامل OAI، MARC، و XML كاربر پسند‌تر مي‌باشد.
4. مجموعة عناصر نسبت به فرمت كامل MARC، ساده‌تر است.

3. 2. 2. 3. ويژگيMODS:
عموماً معناشناسي MARC را به عاريت مي‌گيرد؛ بعضي از داده‌ها را مي‌توان دوباره دسته‌بندي كرد؛ در بعضي از موارد، آن چيزهايي كه در فرمت MARC ممكن است در قالب داده‌هايي چند ارائه شده باشند، در MODS ممكن است در يك مجموعه داده ارائه شوند؛ MODS هيچ‌گونه پيش‌فرضي دربارة استفاده از هيچ‌گونه كد فهرست‌نويسي خاصي ندارد؛ عناصر زيادي داراي ويژگيهاي اختياري شناسنامه‌اي مي‌باشند، تا بتوانند ايجاد پيوند را در سطح عناصر تسهيل نمايند.

3. 2. 2. 4: محدوديت MODS
MODS شامل زير مجموعه‌اي از داده‌هايي مي‌باشد كه در قالب MARC 21 براي داده‌هاي كتاب‌شناختي وجود دارد.
به هنگام تبديل فيلد‌هاي هسته، بعضي از داده‌هاي مهم به علت وجود مجموعه‌اي از عناصر كه نشان‌دهنده داده‌هايي هستند كه قبلاً در سيستم‌هاي MARC پايه وجود داشتند، ممكن است از بين بروند. به خاطر آنكه MODS به عنوان مجموعه‌اي از عناصر توصيف منابع اصلي به كار مي‌رود، بايد از برچسبهاي عمومي‌تر استفاده نمايد، يعني عمومي‌تر از آن برچسبهايي كه در ركورد MARC وجود دارند. به هر حال، اين طرح با هدف جايگزيني كامل MARC طراحي نشده است. به عبارت ديگر، يك ركورد اصلي MARC 21 كه به MODS تبديل شده، ممكن است بدون از دست دادن بعضي از داده‌ها يا خصوصيت برچسبها، قابليت تبديل مجدد به MARC 21 را نداشته باشد. در بعضي از موارد، اگر MODS به MARC 21، تبديل شود، داده‌ها ممكن است نتوانند دقيقاً در همان فيلدي بنشينند كه قبلاً در آن وجود داشته‌اند، و اين بدين دليل است كه يك فيلد MARC ممكن است به يك فيلد عمومي‌تر در MODS تبديل شده باشد. گر چه خود داده نخواهد شد و تنها شناسه‌هاي عناصري كه توصيف مي‌كند، ممكن است از بين بروند. در ساير موارد نيز، عنصر موجود در MARC ممكن است يك عنصر معادل در MODS نداشته باشد و در نتيجه در شرايط تبديل به MODS بعضي اطلاعات ممكن است گم شود. همچنين MODS شامل قواعد تجاري براي گروه‌بندي عناصر نمي‌باشد.
سندهايي كه تحت عبارت “XSD” مستندسازي مي‌شوند، به عنوان توضيح عمل مي‌نمايند، يعني كاربر را به جايي ارجاع مي‌دهند كه معناي عناصر ليست شده را بتوان در آنجا يافت. هدف از اين عناصر ليست‌شدة MARC 21، تسهيل تبديل متقابل MODS به MARC نمي‌باشد، ضمن اينكه براي انجام عمل تبديل، نياز به دستور‌العملهاي بيشتري مي‌باشد.

3. 2. 2. 5. ترتيب عناصر
توجه داشته باشيم كه ترتيب عناصر در MODS، از ترتيب نمايش پيروي نمي‌كند، بلكه از يك قالب معين براي كنترل ترتيب نمايش كدها استفاده مي‌شود.

4. نتيجه‌گيری
4.1. لزوم مديريت دانش در سازمان(کتابخانه)
راز موفقيت سازمانها در قرن 21، همان مديريت دانش است. دانش مفهومی فراتر از داده و اطلاعات است. داده‌ها قابل لمس هستند. داده به ارقام و اعداد و پاسخهايی گفته می‌شود که به تنهايی دارای مفهوم کاربردی برای سازمان نيستند. اطلاعات به صورت پيام و تفسير قابل انتقال است. اطلاعات به مجموعه‌اي مرتبط از داده‌ها گفته می‌شود که به صورت يک پيام هستند. اطلاعات معمولاً مبنای تصميم‌گيريها در سازمان است.
دانش قابل لمس نيست؛ دانش به مجموعه‌اي از اطلاعات، راه کار عملی مرتبط با آن ، نتايج به کارگيری آن در تصميمات مختلف، آموزش مرتبط با آن، نگرش افراد در مشاغل و مسئوليتهای مختلف در ارتباط با آن گفته می‌شود؛ دانش هر فرد حتی در يک مورد خاص ممکن است با ديگران متفاوت باشد؛ دانش زير بنای مهارت و تجربه و تخصص هر فرد می‌باشد.
برای موفقيت هر سازمان در دستيابی به اهداف خود، از يک مجموعه دانش استفاده می‌شود که نزد تک تک افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. در صورت عدم استفاده از آن، می‌توان شکست سازمانها يا بالارفتن هزينه‌ها را در نتيجه تکرار برخی فرايندهای تصميم‌گيری و عدم استفاده مطلوب از سوابق تجربی و تصميم‌گيريها انتظار داشت. به همين دليل سازمانهای پيشرو در عصر حاضر اقدام به جمع‌آوری دانش نهفته نزد پرسنل و گروههای کاری کرده‌اند که به آن سرمايه دانش گفته می‌شود.
امروزه، سرمايه‌های يک سازمان تنها سرمايه مالی و فيزيکی نيست، بلکه سرمايه دانش بيشتر از آن دو سرمايه مورد توجه مديران قرار گرفته است. در صورت دسترسی به سرمايه دانش، گام بعدی انبارکردن 15 و کاوش16 آن است که خود از تكنولوژي نوين در IT می‌باشد. در مرحله نهايی، مديريت دانش نقش مهمی در راهبرد سازمانها به سوی موفقيت و رقابت حيات بخش آنها در عرصه بين‌الملی خواهد داشت.
طبعاً در شرايط عدم بهره‌گيری از تمامی ابعاد IT و تأثير آن در سودآوری و ارزش افزوده بيشتر در سازمانهای اقتصادی، نمی‌توان برای حفظ و مديريت دانش در اين گونه سازمانها اقدام مؤثر برای مديريت دانش نمود. چرا که منظور از اين حرکت صرفاً مديريت بر دانش موجود در يک سازمان نيست، بلکه حفظ، نگه‌داری، و مديريت دانشی است که در حال حاضر موجب پيشبرد اهداف سازمان مي‌شود و سازمان از اجرای آن راضی و پيروز است.
برای اجرای مديريت دانش به يک زمان‌بندی طولانی و فراهم‌سازی بسترهای فکری، مهارتی و علمی خاص نياز است که با اجرای سيستم‌های نرم‌افزاری کار گروهی در شبکه هر سازمان و ثبت تمامی تجربيات، تصميمات، نتايج فعاليتها، صورت مسائل و مشکلات در ساختارهای اطلاعاتی کاملاً پيشرفته و طی سالها تجربه عملی خواهد بود.
مديريت دانش باعث پيشرفت و تکامل ديگر سيستم‌های سازمان از قبيل TQM و BRP و آموزشهای سازمانی می‌شود که موقعيت سازمان را در فرصتهای جديد تقويت و پشتيبانی می‌کند.

4. 2. ايده‌آل‌ها
با توجه به مسائل مطرح شده در اين مقاله و دانش محوری شدن جامعه اطلاعاتی می‌توان ويژگيهای زير را برای فهرست‌نويسی آينده در نظر گرفت:
1. مديريت نامتمرکز اطلاعات
2. مديريت از همه جا
3. ورود و بازيابی همزمان داده‌ها
4. تشکيل پايگاههای کاملاً مبتنی بر وب در مقابل پايگاههای دارای INTERFACE وب
5. تأکيد بر شیءگرايی در تعريف فيلدها
6. گرايش به سوی بازيابی مفهومی و محتوايی در مقابل بازيابی کتاب‌شناختی

4. 3. چشم‌اندازهای آينده فهرست‌نويسی
به طورکلی می‌توان چنين گفت که شيوه‌های سازماندهی اطلاعات و راههای دسترسی به اين اطلاعات در حال تحول تدريجی است. تنها در صورتی فهرست‌نويسی می‌تواند دوام داشته باشد که بنيادهای نظری حرفه مورد توجه و بازنگری قرار گيرد. يعنی می‌‌توان گفت فهرست‌نويسی به طورکلی با دو نوع چالش روبروست:
1. چالشهای درونی
2. چالشهای بيرونی
چالشهای درونی، مسائل و مشکلاتی است که به سازگاری فهرست‌نويسی با محيط كامپيوتری و مسائلی از قبيل تبادل داده‌ها، استاندارد تبادل داده‌ها، و بازيابی مفهومی در مقابل بازيابی کتاب‌شناختی مربوط مي‌شود. چالشهای بيرونی عبارت است از رقبای جديد فهرست‌نويسی در سازماندهی دانش، که از آن جمله می‌توان به نمايه‌سازی موضوعی اشاره کرد. يعنی اگر فهرست‌نويسی نتواند به بهينه‌ترين روشِ سازماندهی دانش در حداقلِ زمان و براي حداکثر افراد به منظور ارتقای توليد دانش، دست يابد، در اين وادی رقابت، از صحنه وجود حذف خواهد شد.

پي‌نوشتها

1. Dublin Core
2. tag
3. GILS
4. RESOURCE DESCRIPTION FRAMEWORK
5.MULTI-PURPOS‌ EINTERNET MAIL EXTENTION
6. LIGHTWEIGHT DIRECTORY APPLICATION PROTOCOL
7. DOCUMENT TYPE DEFINITION
8. CASCADING STYLE SHEET
9. STYLE SHEET LANGUAGE EXTENSIBLE
10. ELECTRONIC DATA INTERCHANGE
11. WIRELESS MARK UP LANGUAGE
12. SERVER
13. HYPER TEXT
14. EMPTY ELEMENT
15. DATA WAREHOUSING
16. DATA MINING

منابع
فتاحی، رحمت الله (1373). "فهرست نويسی کامپيوتری و تفاوت آن با برگه‌دان". فصلنامه کتاب (بهار و تابستان)، ص14-36.
فتاحی، رحمت الله (1374). "فهرستهای کامپيوتری نسل چهارم". پيام کتابخانه، 5 (1و2)، ص 28-38
فتاحی، رحمت الله، عباس، شجاعی. "استفاده از الگوی شیءگرا در طراحی فهرستهای رايانه‌ای: رويکردی نو به توصيف جهان کتابشناختی". در فهرستهای رايانه‌ای: کاربرد و توسعه. مجموعه مقالات همايش کاربرد و توسعه فهرستهای رايانه‌ای در کتابخانه‌های ايران ، 27 و 28 آبان 1378. تهران: مرکز اطلاع‌رسانی و خدمات علمی جهاد سازندگی.
موسوی، افشين (1379). "بررسی تطبيقی نرم‌افزارهای پارس‌آذرخش، کاوش، نوسا از ديدگاه فهرست‌نويسی". در فهرستهای رايانه‌ای: کاربرد و توسعه. مجموعه مقالات همايش کاربرد و توسعه فهرستهای رايانه‌ای در کتابخانه‌های ايران، مشهد: دانشگاه فردوسي مشهد 27 و 28 آبان 1378. تهران: مرکز اطلاع‌رسانی و خدمات علمی جهاد سازندگی.

__ ,(1994). “Information technology design and application.” D. NANCY LANE OF MARGARET E . Chisholm ,Boston: G.K.HALL & Co.

Licklider, J.C.R. (1966). “A Crux in scientific and technical communication” , American Psychologist (November), 21, pp. 1044-1051,November

Nilsson ,Nils J. 1990. Principles of artificial intelligent ,Narosa Publishing House ,New Delhi.

http://www.loc.gov/MODS

بازيابي اطلاعات

منبع : از مجله كامپيوتر جوان شماره 60


بازيابي اطلاعات همواره يكي از مهمترين دغدغه هاي كاربران كامپيوتر است. چه بسا اطلاعاتي كه چندين برابر قيمت رايانه، ارزش مادي يا معنوي داشته باشد. گاهي اوقات به قدري مهم هستند كه ازبين رفتن آن ها مي تواند ضربات جبران ناپذيري داشته باشد، به همين دليل كاربران همواره سعي مي كنند تا از اطلاعات خود به خوبي مراقبت نمايند.
اما به هر حال زماني پيش خواهد آمد كه دسترسي به اطلاعات موجود در رايانه غير ممكن شود كه در اين جا اهميت بحث بازيابي اطلاعات (Data Recovery) به وضوح روشن مي شود.
ما در اين مقاله قصد داريم راه هاي بازيابي اطلاعات را با ذكر چند نمونه توضيح دهيم: اصولا دو روش كلي براي بازيابي اطلاعات پيشنهاد مي شود: روش دستي ( Manual) و روش اتوماتيك.
در روش دستي شيوه ي كار به اين صورت است كه از تمامي محتويات ديسك سخت يا قسمت دلخواه آن يك كپي تهيه مي كنيم.( براي ذخيره تمام محتويات ديسك، ديسكي با ظرفيت حداقل مساوي يا بيشتر از ديسك فعلي نياز است.) روش دستي معايب بسياري دارد كه اصلا به صرفه نيست، به عنوان مثال اين روش زمان بسيار زيادي را صرف مي كند و هزينه زيادي را در بر خواهد داشت.
اما در روش اتوماتيك، اولا تمامي مراحل به صورت كاملا خودكار انجام مي شود و داشتن اطلاعات فني و تخصصي لازم نيست. ثانيا مراحل با سرعت بسيار زياد انجام مي شوند و فضاي بسيار كمي براي ذخيره ي اطلاعات پشتيبان نياز مي باشد.
اصولا يك برنامه ي بازيابي اطلاعات علاوه بر صرفه جويي در وقت و هزينه، كارهاي زير را به طور معمول انجام مي دهد:
•بازيابي فايل ها و پوشه هاي حذف شده.
•بازيابي محتويات پارتيشن ها ودرايوهاي فرمت شده.
•بازيابي محتويات پارتيشن ها و درايو هاي آسيب ديده توسط ويروس ها
•تعمير مشكلات پارتيشن ها و مشكلات راه اندازي
•تعمير مشكلات ناشي از پارتيشن بندي (Fdisk)
•در اين بخش شما را با چند ابزار بازيابي اطلاعات آشنا مي كنيم:

Back up
اين برنامه به شما اجازه مي دهدكه از فايل هاي شخصي، فولدرها و يا حتي تمام ديسك سخت خود پشتيباني كنيد. يكي از اين قابليت ها ي مهم اين برنامه اين است كه به كاربر اجازم مي دهد تا برنامه ي اتوماتيك تهيه ي نسخه ي پشتيبان را تهيه كند، بدين صورت هيچ گاه تهيه ي نسخه ي پشتيبان فراموش نخواهد شد.

Zip Backup to CD
اين برنامه براي تهيه ي آرشيو از اطلاعات شما و ذخيره ي آن با فرمت ZIP به كار مي رود. همچنين اين برنامه از فايل هاي سيستمي ويندوز يك پشتيبان تهيه مي كند و بعد از هر بار راه اندازي، آن فايل ها را دوباره بازيابي مي كند.

AIS Backup
اين برنامه ذخيره ي اطلاعات را بسيار آسان و ساده انجام مي دهد، با اين برنامه حتي مي توانيد از درايو هاي شبكه، CD ها و يا DVD هاي خود پشتيبان تهيه كنيد .

Restore It
با اين برنامه تمام اطلاعات شما به طور كامل بيمه مي شود تا در صورت بروز مشكل بتوان سريعا اطلاعات را بازيابي كرد. روش كار بدين صورت است كه كاربر يك نقطه ي بازيابي مطمئن ( Safe Restore Point، SRP) ايجاد مي كند و در صورت لزوم آن را بازيابي مي كند. نكته بسيار جالبي كه در طي روز بازيابي قابل مشاهده مي باشد، اين است كه در صورت تمايل كاربر هر گونه تغييرات اعم از حذف شدن فايل ها، بروز شدت يا تغييرات به حالت اوليه باز خواهند گشت.
در هر حال فرقي نمي كند كه شما از كدام برنامه هاي بازيابي اطلاعات استفاده مي كنيد، مهم اين است كه اين كار باعث آسودگي شما و امنيت سيستم و اطلاعات آن خواهد شد.

 

آرشیو و مدیریت الکترونیک اسناد و مدارک

ويژگي‏هاي اختصاصی سیستم مدیریت الکترونیک اسناد و مدارک آرمانی

• جايگزيني اسناد کاغذي با اسناد الکترونيکي
• سهولت در دسترسي به اسناد با رعايت کليه موارد امنيتي
• تسريع در امر گردش اسناد در سطح سازمان
• اعمال دسته بندي‏هاي پويا بر اساس ويژگي اسناد
• امکان تعریف انواع اسناد و ساختار اطلاعات، فرم ها، ...
• ورود اسناد بصورت دستي و اتوماتيک
• کنترل دستي کاربران به اسناد
• تعيين اسناد مجاز براي هر پوشه
• آرشيو اتوماتيک اسناد بر اساس طول عمر تعيين شده براي آنها
• ثبت تعداد مراجعه به هر سند
• برقراري حالت ارث بري ميان اسناد
• استفاده از مکانيزم Check in/Out در ويرايش اسناد
• نگهداري و مديريت نسخه هاي متعدد يک سند
• دريافت گزارش متنوع
• استفاده از ابزار قدرتمند جستجو بر اساس تمام ويژگي هاي ثابت و متغير اسناد
• ارسال سند به کارتابل کاربران در سيستم اتوماسيون اداری آرمانی
• امکان اسکن اسناد تصويري
• ابزار ويرايش گرافيکي و امکانات پردازش تصوير
• امکان يادداشت گذاري روي اسناد 

تعاريف پایه در سیستم مدیریت الکترونیک اسناد و مدارک آرمانی

• تعريف درختواره بايگاني اسناد بصورت نامحدود
• تعريف درختواره مفهومي اسناد
• تعريف کاربران سيستم به همراه حقوق دسترسي
• تعريف انواع سند به همراه ويژگي‏هاي هر کدام

مشخصات فنی سیستم مدیریت الکترونیک اسناد و مدارک آرمانی

• قابل استفاده روی ویندوزهای مختلف از ویندوز ۲۰۰۰ تا ویندوز VISTA
• نیازهای سخت افزاری بسیار کم
• معماری دوگانه دولایه (2tier) یا سه لایه (3tier) بر حسب درخواست و انتخاب خریدار
• قابلیت استفاده از پایگاه های داده MS SQL Server، Oracle و Interbase/Firebird بر حسب درخواست مشتری
• امکان نصب روی یک کامپیوتر، و یا استفاده روی شبکه داخلی و اینترنت
• نصب، راه اندازی و نگهداری بسیار ساده

آرشیو دیجیتال و مدیریت اسناد الکترونیک

دکتر کیانوش کیانی هفت لنگ
محمد حسین شجاعی

روند "مدیریت اسناد" پروسه ای بلند مدت و طولانی است. از این رو "آرشیو الکترونیک” به ذخیره‌سازی، محافظت و امکان دسترسی به اسناد الکترونیک می پردازد. بنابراین آرشیو دیجیتال آرشیویی است که اسناد الکترونیک به منظور حفاظت و نگهداری دائمی در مخزن ویژه و طی شرایط استاندارد نگهداری می‌شوند.
در زمینه حفظ و نگهداری آرشیو دیجیتال مشکلات متعددی وجود دارد. زیرا فناوری همواره در حال تغییر است. کامل شدن چرخه ی عمر اسناد به مدیریتها و متخصصین رایانه‌ای ارتباط پیدا کرده است و مدیران ارشد معمولاً اطلاعات زیادی در مورد آن ندارند. بنابراین رغبت زیادی هم به تغییر سیستمهای قبلی نشان نمی‌دهند. در عین حال انطباق با سرعت تحولات دشوار است. همچنین موضوع تامین بودجه مورد نیاز نیز همواره وجود دارد. موضوعات دیگری نیز همچون کهنه‌شدن و غیر قابل ‌استفاده شدن فناوری‌های قدیمی نیز وجود دارد. خطاهای انسانی را هم نباید از نظر دور داشت.
در اسناد الکترونیکی ، مواردی همچون حمله ی ویروس ها یا اشتباه کاربران که اطلاعات را تغییر یا حذف می کنند نیز وجود دارند.
نداشتن اطلاعات کافی در مورد اهمیت مدیریت اسناد الکترونیکی و یا داشتن سیاستهای نامناسب و ضعیف و دادن اولویت کمتر به مدیریت اسناد، وجود مدیران اسنادی غیر حرفه‌ای و نبود تجربه کافی در مدیریت اسناد الکترونیک، همچنین کنترل ناکافی در مرحله حذف اطلاعات غیر ضرور، نداشتن آموزش کافی و هماهنگی و نیز فقدان یک دستورالعمل و رویه‌کاری و یا استاندارد کلی از دیگر مشکلات و موانع در حفظ و نگهداری اسناد الکترونیکی می‌باشد.
موضوع عمده، حفاظت و نگهداری اسناد الکترونیکی ، فناوری ، شیوه‌ها و روشها و کاربران از نظر نوع برخورد و پذیرش آنها و ابزار از نظر داشتن یک سیاست روشن و نوع استاندارد بکار گرفته شده می‌باشد و نتیجه آن نیز تعیین اعتبار اسناد ـ، قابل خواندن بودن ،قابل درک بودن ، قابل اعتماد بودن ، امکان دسترسی و نیز یکپارچگی سیستم آنها می‌باشد.

انواع اسناد الکترونیک عبارتند از:
- پست الکترونیک (نامه یا یاداشت).
- تارگاه یا websites (به صورت گزارش یا آگهی یا انتشارات) .
- پایگاه اطلاعاتی Data bases (بصورت صفحه یا موضوعی) .
- اسناد به صورت Word .
- صفحه گسترده و غیره .
- بهترین شیوه نگهداری موارد فوق در حال حاضر به شرح زیر می‌باشد.
- فایلهای متنی به صورت Ascll (بدون فشردگی).
- تصاویر ـ گرافیک TIFF و JPEG.
- صفحه گسترده CSV.
- پایگاههای اطلاعاتی SCV.
- فیلمها – تکنولوژی Quick Time Video
- صدا MPEGII/AIFF .
- چند رسانه‌ای (Multimedia) HTML, SGML – XML.

در مدیریت اسناد الکترونیک و نیز آرشیو آنها می بایست ملاحظات متعددی مورد توجه قرار گیرد. در این جهت داشتن یک توازن مناسب میان نگهداری و امکان دسترسی ضروری است. همچنین لازم است، ارزیابی خوبی در مورد ضرورتهای واقعی و مواردیکه لازم است دیجیتایز شوند وجود داشته باشد. خطرات مدیریتی هم مورد ملاحظه قرار گیرد. مثلاً در پست الکترونیکی ، اسناد و وب سایتها به سرعت ناپدید می‌شوند. به درهم ریختگی روشها و استانداردهایی که مورد استفاده قرار می‌گیرند، به منظور جلوگیری از سردرگمی در موضوعات حفاظتی نیز باید توجه خاصی اعمال شود. در برخی کشورها، واحدهای مشخصی که کار آنها مقابله با تهدیدات و خطرات الکترونیکی است، در سطوح عالی و در سطح وزارتخانه‌ها و نهادها و سازمانهای مختلف وجود دارند که با برخورداری از متخصصان و یا اصطلاحاً هکرهای سفید، در شرایط بحران به مقابله برمی‌خیزند. به عنوان نمونه در مالزی می‌توان به واحدی در سازمان مدیریت نیروی انسانی این کشور یا دفتر حفاظتی NISER اشاره کرد. علاوه بر این در موضوعات حافظتی به موارد دیگری از قبیل بکارگیری بدون دقت کافی، شرایط نامساعد ذخیره‌سازی، حمله ویروسی، داشتن یک تیم کاری برای بازیابی در شرایط بحران، ذخیره‌سازی نسخه‌های متعددی در سایتهای مختلف و در فرمتها و وسیله‌های واسطه‌ای مختلف اشاره کرد.

توصیه‌هایی در زمینه مدیریت اسناد الکترونیک:
1. ایجاد یک مرکز آموزش مدیریت و حفاظت از اسناد الکترونیک.
2. بهبود کیفیت آموزشی مدیران اسناد الکترونیک.
3. افزایش مستمر سطح دانش و آگاهی آرشیویست‌ها و مسئولان.
4. بهبود سیاستها ، استانداردها ، رویه‌ها و اولویتهای عمده.
5. تعیین مدیر اسنادی در همۀ مؤسسات دولتی.
6. همکاری مداوم داخلی و بین‌المللی در زمینه مدیریت اسناد.
7. اعطای بورسهای بیشتر آموزش و سمینارهای داخل و خارج از کشور.

با اجرای صحیح مدیریت "اسناد الکترونیک" می‌توان نسبت به دسترسی درست و صحیح به آن اسناد، در آینده اطمینان حاصل نمود و کنترل و نظارت آگاهانه‌ای دربارۀ اسناد انجام داد. جریان عمومی امور در عرصه‌های مختلف بخوبی گردش می‌کند و در نهایت حمایت‌های مناسب از حقوق شهروندان صورت می‌پذیرد.

موانع مدیریت موفق اسناد الکترونیکی

• عدم شناخت کافی از مشکلات و مسائل مربوط به یکپارچگی و انسجام نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی در زیر بنای تکنولوژی اطلاعات سازمانی، موجب بروز خطراتی خواهد شد. 

·        عدم توانایی در برقراری ارتباط مؤثر در چرخه فعالیتها و یا ناتوانی در برقراری ارتباط بین دستورات و درخواستهای کاربر نهایی ، موجب پدید آمدن مشکلاتی خواهد بود. 

·       عدم توانایی در تحقق بخشیدن به برنامه ریزی مناسب برای نگهداری اسنادی که تلاش نرم افزار برای احاطه کردن آنهاست سبب اخلال در مدیریت خواهد شد. 

·        عدم توانایی در برآوردهای مالی و نیازهای اقتصادی پروژه می توانند دردسر آفرین گردد. 

·        عدم آموزش کافی و مؤثر در زمینه بکارگیری نرم افزار می تواند قبول و پذیرش کاربر نهایی را متزلزل و خدشه دار سازد.

|+ |نویسنده بهناز زرین کلکی شنبه 5 بهمن 1387 موضوع اسناد الکترونیکی | 3 نظراز شما

فراداده(متادیتا)ی نگهداری اسناد از دیدگاه آرشیو استرالیا

آرشیو ملی استرالیا، متا دیتای نگهداری اسناد را شرح بیشتری به این مضمون نموده  است:

اطلاعات سازمان یافته و یا نیمه سازمان یافته ای که می تواند تولید، مدیریت و استفاده از اسناد را در ظرف زمانی و محدوده مکانی ممکن سازد.

متا دیتای نگهداری اسناد می تواند برای شناسایی، اعتبار و سازماندهی اسناد و مردم ، چرخه ها و سیستمهایی که اسناد را خلق و مدیریت و نگهداری کرده و از آنها استفاده می کنند، کاربرد داشته باشد.  

 

The National Archives of Australia further defines recordkeeping metadata as:

¡ Structured or semi-structured information that enables the creation, management and use of records through time and across domains.

¡ Recordkeeping metadata can be used to identify,  authenticate and  contextualize records and the people, processes and systems that create, manage, maintain and use them.

|+ |نویسنده بهناز زرین کلکی شنبه 28 دی 1387 موضوع اسناد الکترونیکی | 0 نظراز شما

فراداده(متا دیتا)ی سیستم نگهداری اسناد چیست؟

فراداده(متادیتا)ی مدیریت و نگهداری اسناد، داده ای است که استفاده و مدیریت اسناد را تسهیل می کند. مخصوصا در کاربردهای الکترونیکی متا دیتا می تواند مفهومی از بهبود سیستم باشد و کمک کند تا لوازم مدیریت و نگهداری اسناد دیده شوند.

متا دیتای مدیریت و نگهداری اسناد ابزاری است که شرح و توصیف اسناد، کاربر و فعالیتهای کاری را به بهترین ومناسب ترین توضیحات، ممکن می سازد تا اطمینان حاصل کند از:

-        قابلیت دسترسی بهترین اطلاعات

-        بهبود روش مدیریت اسناد

-        حسابرسی بیشتر در کارکرد شغلی

نکته: متادیتا در فرمهای مختلف و شکلهای گوناگون بکار می رود.

به خاطر داشته باشید که متادیتا می تواند در دو نوع سنتی و الکترونیکی مدیریت و نگهداری اسناد بکار گرفته شود. بکارگیری آنها بستگی به احتیاجات فعالیتهای کاری سازمانها دارد. 

 

ایزو 15489 متا دیتای نگهداری اسناد را چنین تعریف می کند:

داده ای که شکل(زمینه) ، محتوا و ساختار اسناد و مدیریت آنها را در ظرف زمان شرح می دهد.  

 

 

¡

 

ISO 15489, defines recordkeeping

metadata as:

¡Data describing context, content and structure of records and their management through time.

|+ |نویسنده بهناز زرین کلکی پنجشنبه 26 دی 1387 موضوع اسناد الکترونیکی | 0 نظراز شما

مدیریت اسناد الکترونیکی

نرم افزار خوب تنها یک جزء سازنده از مدیریت اطلاعات الکترونیکی است مدیریت الکترونیکی موفق اطلاعات در یک سازمان اجزا دیگری دارد که عبارتند از:

·        چارچوب خط مشی ها :

همراه با آماده سازی نرم افزار با روشهای نگهداری رایانه ای اسناد، ضروری است مدیریت اطلاعات موجود تحلیل شود و سیاستهای امنیتی سیستم  بررسی و تدوین گردد و قوانینی برای پرداختن به نواحی که نیاز به بازنگری دارند، بوجود آید و بالاخره فاصله بین قابلیتهای نرم افزاری و سیاستهای مرتبط با مسئولیت نگهداری ، بازیابی و امحا اسناد از دیدگاه های مختلف کارکنان برآورد شود . سیاستهای کاری راهنماهای خوبی برای ساخت نرم افزاری است که می تواند اطلاعات کاری را مدیریت کند و دارای ابزارهایی نظیر طرح توصیفی و مدلهای ابرداده هاست.

·        تحلیل چرخه کاری:

بازنگری مهندسی سیستم، بر آماده سازی هر تکنولوژی اطلاعاتی مقدم و ارجح است و شامل شناسایی ، بیان نقشها و ظرفیت جایگزینی مسئولیتها می باشد.

·        مدیریت تغییر:

آماده سازی یک سازمان برای این که بتواند فعالیتهایش را بطور خودکار انجام دهد، تنها منجر به تحول در روشهایی که چرخه فعالیت را به اتمام می رسانند، نمی شود بلکه نقش و وظایف کاربر نهایی را نیز تغییر می دهد. آماده کردن مولفه های انسانی برای این دگر گونی بر هر نوع آماده سازی فنی تقدم و ارجحیت دارد.

·        تداوم و پایداری:

 توسعه و نگهداری از سیستمهای خودکار ، بطور کلی به بودجه سازمانی وابسته است وقتی باید اقدام به نگهداری اسناد به صورت خودکار کرد که به عنوان بخشی از توسعه سازمانی ، ادامه حیات ، فعالیت و نگهداری از سیستم ماشینی وجود داشته باشد.

|+ |نویسنده بهناز زرین کلکی چهارشنبه 25 دی 1387 موضوع اسناد الکترونیکی | 0 نظراز شما

نکته ای در ساخت سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی

وقتی تکنولوژی و روش جدیدی برای انجام فعالیتهای اداری به سازمانی معرفی می شود روشهای قدیمی و عملیاتی که برای کنترل اسناد در کلیه مراحل( تولید، دریافت، ذخیره سازی، بازیابی و نگهداری) انجام می گرفته اند از اثر بخشی کمتری برخوردار خواهند شد. اما بطور کلی در روشهای جدید و قدیم برای ذخیره و نگهداری اسناد ارزشمند دو شیوه متمرکز و غیر متمرکز اعمال می شود.

در نظام الکترونیک صرفه نظر از شیوه های متداول ، ساخت و توسعه سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی باید درقالب دو بخش محتوایی (قواعد اسناد وابسته ) و ساختاری (الزامات اجرایی سیستم ) ملاحظه شوند.

|+ |نویسنده بهناز زرین کلکی سه شنبه 24 دی 1387 موضوع اسناد الکترونیکی | 0 نظراز شما

سیستم نگهداری اسناد

"سیستم نگهداری اسناد" چیزی بیش از یک سیستم رایانه ای است و در واقع حمایتی برای کارکردهای اداری قلمداد می شود که به وسیله افراد و با ابزاری به نام رایانه و بر اساس روشهای متقنی که بوسیله چرخه مربوطه دنبال می شود، صورت می پذیرد 

" پرونده ها، چرخه های تولید، روشها، دانش و وسایل" مفاهیمی هستند که به کارکرد نگهداری اسناد، قالب و هویت می بخشند. 

پرونده ها (اسناد) [i] : نکته بسیار مهم، پذیرش محوریت اسناد در یک سیستم نگهداری است به این معنا که بپذیریم تمام سیستم حول محور اسناد می چرخد گرچه از نظر تئوری ممکن است آنها را جدا از سیستم بررسی کرد اما ما نمی خواهیم و نباید این جدایی را ایجاد کنیم بلکه اسناد همواره به عنوان هسته مرکزی سیستم مورد توجه و دقت واقع خواهند شد. زمانی که  اسناد تحت کنترل قرار می گیرند و به دقت ثبت و ضبط می شوند در حقیقت جملگی زیر سیستمی[ii]  از سیستم نگهداری اسناد برشمرده خواهند شد که ما آن را سیستم اسناد می نامیم. این سیستم نه تنها  می تواند شامل همه اسناد باشد بلکه شامل اجزای تفکیک شده آنها نیز هست. البته نحوه این شمولیت، بستگی تام به سازمان مربوطه و همچنین به چگونگی اجرای سیستم نگهداری خواهد داشت.

چرخه ها[iii] :  چیزی که در این جز قرار می گیرد کاربردهای رایانه ایست و به عنوان خودکار بودن بسیاری از سیستمهای کاری قلمداد می شود. در حقیقت از نگاه رایانه ای کاربرد یک نرم افزار ، یک چرخه است. اما چون در بعضی از قسمتها، چرخه های کاری بطور غیر ماشینی و به صورت دستی انجام می پذیرند پس ناگزیریم به هر دو نوع فعالیت یعنی فعالیتهای کاری بطور ماشینی و انجام امور به صورت دستی، چرخه گوییم. برای "سیستم نگهداری اسناد" در یک چرخه، مسایلی نظیر ثبت مکاتبات، روش ایجاد نظم و ترتیب، یا نحوه در اختیار قرار گرفتن اسناد برای مراجعین به صورت شاخصی مطرح است.

روشها[iv] : روشها مرتبه ای بالاتر از چرخه محسوب می شوند. آنها از مبنای تئوریک برخوردار هستند و روشهای آرشیوی در تعیین کاربردهای اساسی ماشینی در"سیستم نگهداری اسناد" دخالت مؤثر و تعیین کننده ای دارند مثل نحوه توصیف اسناد ، طبقه بندی و یا امحای اوراق که شامل ایجاد ضوابط آنها نیز خواهد شد. در "روشها" از اطلاعات تکنیکی برای ایجاد ضوابط استفاده میگردد مثلا در روش ذخیره سازی  اسناد از این اطلاعات بهره کافی برده می شود.

دانش[v] : برای اطمینان از کارکردهای "سیستم نگهداری اسناد" به دانش آرشیوی نیاز است بنابر این در کلیه مراحل مختلف سیستم نگهداری ، حضور دانش آرشیوی از ضروریات و لوازم اولیه خواهد بود. روشها نیز به نوبه خود کاربرد این دانش هستند اما برای آگاهی و اطمینان از کارکرد خوب سیستم، به دانش بیشتری نیاز است. بطور مثال دانش وآگاهی  در مورد محیط سیستم، بخشهای کاری در سازمان ، چرخه کاری مربوطه و همچنین اطلاعات و دانشی در مورد سازماندهی ساختار واحدهای سازمانی، لازم است تا از موارد مسئولیت خیز و آنچه انجام می پذیرد و یا از کسی یا چیزی که مسئولیت دارد و حتی از محیط فیزیکی سازمان، آگاهی حاصل آید و علاوه بر آنچه برشمرده شد به دانش حقوقی، اقتصادی، سیاسی، اداری هم نیاز  است تا خطوط و موازین مسئولیت پذیری شناخته شده و نوع اسنادی که باید در ارتباط با آنها تولید شوند، تعیین گردد. اطلاعات و دانش تکنیکی نیز برای نگهداری نرم افزار و یا موادی که مورد استفاده قرار می گیرند از ضروریات ابتدایی خواهد بود. سیستم می بایست به گونه ای طراحی شود که به روشنی بداند چه زمانی باید یک سند خاص، تبدیل و یا تجمیع گردد.

در مدیریت مناسب و صحیح سیستم نگهداری اسناد،  بسیار مهم است که اطلاعات و دانشهای ضروری، بطور کاملا روشن و واضح تدوین شده و قابلیت دسترسی آسان داشته باشند اما در حال حاضر در سیستم های موجود، اطلاعات و دانش از طریق راهنماها، دستورالعملها، قواعد و حتی قسمت اعظم آن از طریق تجربیات فردی حاصل می شوند[vi].

افراد، ابزار، مواد[vii] :

مواد غالبا کمتر مورد توجه بوده اند ( مواد مانند : کاغذ، جعبه ها، نوارها، فلدرها و غیره) در حالیکه باید از کیفیت مطلوبی برخوردار باشند.

ابزار چیزهایی هستند که کار انجام می دهند بجز افراد، رایانه و وسایل، ابزار محسوب می شوند.

افراد نیز دارندگان دانش و اطلاعاتی هستند که پیگیر چرخه کاری هستند.

آنچه اینجا مطرح می شود مفهوم مکانیزمی است که افراد، بخشی از آن سیستم محسوب می گردند. در حقیقت سیستم نگهداری اسناد وقتی مطلوب عمل می کند که واقع نگر بوده  و قدرت تصمیم گیری انسان در آن بیشتر از دیگر سیستمها  باشد و راحت تر بتوان چیزی را از آن سیستم حذف کرد. 

[i]  - Documents, the records

[ii]  - subsystem

[iii]  - procedures

[iv]  - Methods

[v]  - Knowledge

[vi]  - "A model for a record keeping system ", Proceedings European Expert, Meeting on Electronic Records, Jun 18, 1997.

[vii]  - People, Means, Materials

|+ |نویسنده بهناز زرین کلکی سه شنبه 24 دی 1387 موضوع اسناد الکترونیکی | 0 نظراز شما

مدیریت اسناد الکترونیکی

بدون شک هر سازمانی(دولتی وغیر دولتی)، اسناد خود را مدیریت می کند پس به دلایل کاملا واضحی  به نگهداری و حفاظت این اسناد می اندیشد. بنابر این"سیستم نگهداری اسناد"  می تواند در هر سازمان و یا اداره ای وجود داشته باشد. امانکته اصلی انتخاب سیستمی کارآ با قابلیت پاسخگویی به نیازهای عملیاتی اجرایی ادارات و یا سازمانهاست.

گام نخست در تعیین "سیستم نگهداری اسناد"[1] بررسی مفهومی آن است زیرا نمی توان صرفا "خودکار بودن سیستم" را در نظر داشت. این سیستم تنها یک بسته نرم افزاری نیست که از بازار خریداری شده و سپس مورد استفاده قرار گیرد. بلکه "سیستم نگهداری اسناد"، در درجه اول تفسیری از فعالیتهای اداری یک سازمان است و باید قابلیت کنترل و نگهداری اسناد و راه و روشهایی که در خلق و نگهداری اسناد سازمانی مورد نیاز قرار می گیرد را دارا باشد. بنابر این لازم است نرم افزار "سیستم نگهداری اسناد" هر سازمان، تحت شرایط و روابط سازمانی و چرخه کاری همان سازمان طراحی و بوجود آید.

در هر حال بکار گیری اجزای جدید یک مفهوم در طراحی روشها و تحلیل سیستم می تواند نقش تعیین کننده ای داشته و همچنین ارائه مشخصات واضح و روشن اجزای سیستم کاری در یک سازمان می تواند در تشخیص ساختار سیستم نگهداری اسناد، کمک قابل توجهی نماید زیرا از این ساختار، وسیله ای بوجود خواهد آمد که بتواند تغییرات لازم برای مدیریت شایسته اسناد الکترونیکی را پدید آورد.

شورای جهانی آرشیو (ایکا)[2]سیستم نگهداری اسناد را به عنوان " یک سیستم اطلاعاتی که برای مقاصدی نظیر ذخیره سازی و بازیابی اسناد، طراحی شده و برای کنترل عملیات مشخصی نظیر خلق، ذخیره سازی و دسترسی به اسناد با حفظ اصالت و قابلیت استنادی آنها، ساماندهی گردیده است[3]" معرفی می نماید که مرتبط با برداشت جهانی آن و بسیار کلی بنظر می آید. اما توضیحی که از سیستم نگهداری اسناد داده می شود با توجه به تعریف جهانی آن بر دو قسمت مهم استوار است.

قسمت اول بر اساس مشخصات جزیی تری تبیین می شود این اجزا عبارت از معانی چرخه ها، روشها، دانشها، وسایل ، پرونده ها و اسنادی که یک سازمان در عملیات نگهداری خود مورد توجه قرار داده و یا به آنها شکل می بخشد، خواهد بود. در این قسمت که شامل معنی مفاهیمی چون " پرونده ها، چرخه های تولید، روشها، دانش و وسایل" است، به کارکرد نگهداری اسناد، قالب و هویت داده می شود.

در قسمت دوم، فعالیتهایی که باید در درون "سیستم نگهداری اسناد" انجام پذیرد، تعیین می گردد و در واقع به عمل نگهداری ، شکل و صورت داده می شود.[4]

---

[1]  - Recordkeeping system

[2]  - International Council of Archives

[3]  - "an information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized to control the specific functions of creating , storing , and accessing records , to safeguard their authenticity and reliability ", International Council of Archives , Committee on Electronic Records ,Guide for Managing Electronic Records from an Archival perspective. Paris , 1997.

[4] - Peter Horsman, "Electronic Recordkeeping",The Recordkeeping System as framework for the Management of Electronic Records,  Amsterdam 2001.

|+ |نویسنده بهناز زرین کلکی سه شنبه 24 دی 1387 موضوع اسناد الکترونیکی | 1 نظراز شما

بازگشت

ارزشيابي و انتقال اسناد الكترونيك به آرشيوملي در كشور مالزي علي اكبر صفي پور[1] زهره زينليان[2]

 

چكيده
به موازات گسترش روز افزون فعاليت سازمان ها، و ارگان هاي مختلف دولتي و خصوصي، استفاده از فناوري ها و ابزارهاي جديد براي نيل به اهداف بيشتر احساس مي‌شود. در اين ميان، يكي از دستاوردها دولت الكترونيك است اين مهم مي‌رود تا همة عرصه‌هاي فعاليت دولت ها و زير مجموعة آنها را تحت پوشش گرفته و ساختاري متفاوت را پايه ريزي كند. يكي از اين زمينه‌هاي دگرگوني تأثيرگذار، تغيير كامل در چرخة مديريت اسناد از فكر توليد تا تصميم گيري براي تعين تكليف اسناد بلا استفاده اداري و امحا ويا انتقال به آرشيو ملي است. وضعيت جديد، آرشيوهاي ملي را با زمينه فعاليت متفاوت از گذشته روبرو كرده و وظيفه آنرا در صيانت از هويت ملي از يكسو آسانتر و از سوي ديگر در صورت اهمال، كم‌كاري و يا بي توجهي، با تهديدات اساسي روبرو مي‌كند. اين مسئله ايجاب مي كند تا آرشيوها با بازنگري در اهداف، وظايف و كاركردها، به تعريف فراگيري از نوع تعامل با بدنه دولت، شناسائي و جمع آوري اسناد ملي، نگهداري، ساماندهي و اطلاع رساني آنها دست يازند. در اين ميان استفاده از تجربيات ديگر كشورها، بسيار مهم خواهد بود. بنابراين در اين نوشته تلاش شده است تا به بررسي چگونگي ارزشيابي و انتقال اسناد الكترونيك در آرشيو ملي مالزي پرداخته شود. نكات مورد اشاره در اين مطلب مي تواند در تبيين و تدوين راهنماي مديريت اسناد الكترونيك توسط آرشيو ملي ايران مورد استناد قرار گيرد.

 واژه‌گان كليدي: آرشيو ملي، ارزشيابي اسناد، مديريت اسناد الكترونيك، مالزي

 

ارتباط، نياز و وابستگي انسان به رايانه روزبروز در حال افزايش است. به همين ميزان نيز، اسنادي كه براي ما از جهات مختلف مهم هستند، بتدريج از شكل سنتي خارج و به صورت الكترونيك توليد و نگهداري مي‌شوند؛ طوريكه حضور و تأثير آنها در سنديت دادن به حقوق شهروندان و عملياتي كه كاركنان سازمانها در قبال آنها مسئوليت دارند و نيز تاريخ و هويت ملتها، بيش از پيش احساس شده و جاي اسناد كاغذي را مي‌گيرند. و اين چالشي بزرگ را پيش روي ملتها و دولتها قرار داده‌است. چالشي كه بخش مهمي از آن دامنگير آرشيوهاي است كه مسئوليت حفظ اسناد و هويت ملي را عهده‌دارند. اين مسئله زماني اهميت دوچندان پيدا مي‌كند كه بدانيم سرعت منسوخ شدن فناوريهاي جديد بحدي است كه حتي اسنادي كه دو سال پيش ايجاد و در دسترس قرارگرفته‌اند، ممكن است قابل مراجعه و خواندن نباشند. براين اساس، تا زماني كه برنامه‌اي مدون- كه در قالب مديريت اسناد الكترونيك عينيت مي يابد- در كار نباشد تهديدات ناشي از افزايش توليد الكترونيكي اسناد و به تبع آن در خطر افتادن منافع شخصي و ملي در حال و آينده باقي خواهد بود و در كنار آن هيچ آرشيوي با شاخصه و رويكرد الكترونيكي بوجود نخواهد آمد.

در اين ميان كشور ما نيز از اين قاعده مستثني نخواهد بود و تأخير در ورود و پرداختن علمي و مسئولانه به اين عرصه، مي‌تواند با خسارت جبران ناپذيري روبرو شود. برنامه‌اي كه اجراي بخش مهمي از آن برعهدة آرشيو ملي است و تحقق صحيح وظايف و مسئوليتهاي قابل پيش بيني، بدون مطالعه و استفاده از تجربيات ديگر كشورها ميسر نخواهد بود. با اين انديشه، در اين مجال به بررسي چگونگي ارزشيابي و انتقال اسناد الكترونيك به آرشيو ملي در كشور مالزي مي‌پردازيم. [3]

هدف

هدف این مطلب، ارائه راهنمایی لازم برای حفظ ونگهداری اسناد واطلاعات الکترونیکی در بخش دولتی است. این نوع نگهداري وذخیره اطلاعات در ارتباط با ارزیابی، دسته بندی، بایگانی، نقل وانتقال و همچنین از نظر حفاظتی و امنیتی مفید و موثر می باشد. راهنمایی‌هایی عنوان شده در این مجموعه برای افرادی که متصدی نگهداری اسناد، تکنولوژی اطلاعات، سیستم اطلاعات و همچنین کسانی که در محل کار خود به نوعی با اسناد الکترونیک و مدیریت اطلاعات سروکار دارند،کاربردخواهد داشت.

زمينه:

·      اسناد الکترونیک ماننداسناد چاپی و پرینت گرفته شده (فیزیکی)حاوی اطلاعاتی است که رسماً بوسیله ابزار و وسایل الکترونیکی تهیه، دریافت و یا بایگانی گردیده است و بنابراین بعنوان اسناد دولتی نگهداري شده در بخش آرشيو ملي شناخته شده و مورد قبول می‌باشد.[4] این اسناد مشتمل بر مراسلات یا مدارک رسمی است که براي تهیه وتولید آنها از مرحله ايجاد متن، صفحه آرایی ،گرافیک، ارائه مطلب بصورت الکترونیک و پایگاه داده ها و...از نرم افزار اداری مایکروسانت استفاده شده است.

·      اسناد الکترونیک که در وضعيت بايگاني جاري بوده و امكان مراجعه به آنها وجود دارد و نیاز است که بیشتر برروی آن کار شود، ممکن است در سازمان یا مؤسسة توليد كننده بایگانی شود تا زمانی که تمام کارها و امور مربوط به آن سند یا نامه انجام و دیگر آن اداره به آن سند یا اطلاعات نیازی نداشته باشد.

مدارک و اطلاعات بلااستفاده اداري که داراي ارزش نگهداري آرشيوي هستندبرای ذخيره و نگهداری، باید به آرشيوملی فرستاده شود و براساس نوع، موضوع، جریان و پردازش، دسته بندی و ذخيره شوند.

·    مرکز آرشيوملی قبل از هرگونه اقدام در جهت امحا و نابودی اسناد الکترونیک باید یک سری مطالعات و رایزنی داشته باشد. تا احیانا نیازی به مدارک نابود شده، پیش نیاید.

عملکرد:

راهکارهای ذکر شده دراین نوشته ، موارد زیر را تحت پوشش دارد:

·                     ارزیابی و تفکیک اسناد الکترونیکی

·                     انتقال اسناد الکترونیکی به مرکز آرشيوملی به منظور نگهداري وحفاظت دائمی آنها

·                     محافظت از اسناد الکترونیکی ومنابع و ماخذ مربوطه در مراجعات بعدی

 

 

ارزشیابی و تفکیک اسناد الکترونیک :

1.     روند ارزیابی اسناد الکترونیکی عبارت از تشخیص اسناد و مدارک مهم و دارای ارزش نگهداري دائمي است.

2.     تفکیک اسناد و مدارک عبارت است از جداسازی اسناد فعال و جاری از اسناد غیر فعال و راکد. سوابق غیر فعال و بلااستفاده ای که ارزش اداري ندارند، با مجوز مرکز آرشيو ملی امحا می شود در حالیکه اسنادي که مهم هستند و باید براي هميشه نگهداري شوند، به آرشيو ملی منتقل مي شوند.

3.     چگونگی و روش ارزشیابی اسناد الکترونیکی مانند روشی است که برای ارزشیابی اسناد و مدارک سنتي (فیزیکی و يا چاپی) اعمال می شود. براين اساس، اين اقدام در دو مرحله صورت مي‌پذيرد:

الف - ارزشیابی محتوایی

این نوع ارزشیابی، محتوای اسناد و مدارک الکترونیکی را از نظر اهمیت و ویژگی در زمینه های اداری، قانونی، مالی، تاریخی و پژوهشي مورد بررسی قرار می‌دهد وتنها مدارک و اطلاعاتی که ارزش نگهداری دارند، به صورت دائمی ذخيره می شوند.

 

ب- ارزشیابی فنی و اداری

ارزیابی فنی به بررسی صحت و سندیت اطلاعات مورد مطالعه می پردازد و این اقدام را براساس اطلاعات دقیق پیرامونی و ویژگیهای امنیتی و حفاظتی مربوط به آن سند انجام می دهد.

·    اطلاعات فنی در پیرامون یک سند در واقع یک سیستم اطلاعاتی تشریحی در مورد ساختار واژه ها در مورد سند، ویژگیها، موقعیت، کاربرد، اطلاعات مربوط به فرهنگ لغات، طرح اولیه سند، شماره ثبت آن مدرک و سایر اطلاعات حاشیه ای در مورد آن است.

·    اطلاعات اداری و اصولی در مورد یک سند، کاربرد، اطلاعات و هدف از تهیه وتشکیل آنرا توضیح می دهد. رابطه میان یک سند و اطلاعات پیرامونی آن باید به اندازه ای شفاف و واضح باشد که در مراجعاتی که احتمالا در آینده صورت می گیرد، هیچ گونه مشکل یا ابهامی بوجود نیاید. چنین اطلاعاتی، چه از نوع چاپی وفیزیکی و چه نوع الکترونیکی و مجازی یک سند باید به همراه مدرک و سند اصلی به آرشيوملی فرستاده شود.

جدول زماني امحاي سوابق :

برنامه امحاي سوابق، دوره نگهداری هریک از آنها را در بخش دولتی و اقدامی را که در پایان این دوره برروی این اسناد باید انجام گیرد را تعیین و تعریف می کند. این برنامه به مفهوم تسهیل در امور مربوط به امحاي سوابق و مدارک بلااستفاده در مؤسسه دولتی ايجادكننده می باشد.

ارزشیابی و نابودی (امحاء) سوابق الکترونیکی، همانند اسناد فیزیکی و چاپی، نیز می تواند باکمک "برنامه امحاي سوابق" که توسط سازمان ذیربط و با مساعدت آرشيوملي فراهم شده، انجام پذیرد. درهر مورد، این برنامه می تواند از ابتدای کار مورد استفاده قرار گیرد. یعنی از زمانی که برنامه بایگانی اسناد الکترونیکی وارد سیستم می شود. لازم به ذکراست برنامه بایگانی اسناد الکترونیک مشتمل برنگهداری، تفکیک و دسته بندی، امحا و ذخيرة دائمي می‌باشد. برای رسیدن به این مقصود، و انجام چنین عملی، سازمان مربوطه در ابتدا باید در مورد ساختار اطلاعاتی و بكارگيري چنین سیستمی مشورت کند.

انتقال اسناد الکترونیک به آرشيو ملی برای نگهداری دائمی:

1. مسوولیت انتقال کلیه اسناد الکترونیکی و اطلاعات بلااستفاده و غیر فعال به آرشيوملی، برعهده سازمان ايجاد كنندة می باشد.

2.     کلیه مدارک الکترونیکی که به آرشيوملي منتقل می شود، باید درست، معتبر و کامل باشد.

3. آرشيو ملي تضمین می نماید به محض انتقال اسناد الکترونیک به این مرکز، اطلاعات دریافتی را به بهترین صورت حفظ و ذخیره نماید.

قالب(فرمت)اسناد انتقالی

·         اطلاعات و اسناد الکترونیکی که به آرشيوملي منتقل می‌شود، باید دارای فرمتی ساده و قابل اجرا باشند تا از نظر نرم افزاری و سخت افزاری در هنگام بررسی ومطالعه برروی آنها مشکلی برای سیستم رايانه‌اي ایجاد نشود.

·         آرشيوملی لازم می داند کلیه اسناد الکترونیکی منتقل شده از ادارات و سازمانها، به منظور حفظ ونگهداري دائمی، دارای فرمت باز و قابل خواندن باشد و از پایگاه مرکزی رايانه‌اي نیز مستقل باشد. زیرا اطلاعات و مدارک الکترونیکی که از نظر نرم افزاری و سخت افزاری غیر معمول و خاص باشند، در روند تبدیل و مراحل ذخيرة نهایی مشکل ایجاد خواهند کرد..

·                     درحال حاضر آرشيوملی اسناد و مدارک الکترونیکی را در قالب فرمتهای زیر دریافت می کند.

 

سند	قالب(فرمت)
متون بدون ساختار	استاندارد ساده آمریکائی (ASCII). نوعي زبان ماشين استاندارد است كه شامل يكسري شناسه مي‌باشد. اين شناسه‌ها كاربرد خاصي را براي دكمه‌هاي صفحه كليد تعريف مي‌كند. وسیستم Unicode( شناسه ساده استاندارد امريكائي براي تغيير زبان ماشين، شناسة واحد)
متون ساختاري	XML ( زبان ايجاد فرامتن قابل توسعه). وSGML ( تعين گرامر زبانهاي نشانه گذاري متن كه قابلیت ساده کردن متون وعلامت ها رادارد. مشکلات فرمت(HTML)در این دو فرمت مرتفع گردیده است.
متون مرکب	Pdf سبک و فشرده کردن متون
تصاویر شبكه‌اي - ديجيتالي	TIFFيا قالب نشانه دار تصوير، PCDكه قالب عكس بروي CDاست و JPEGكه قالب استاندارد براي ذخيره كردن تصاوير گرافيكي بطور فشرده است.

 

توجه:

- كلية اطلاعات پايه در زبان  ASCII و پرونده‌هاي اسنادي كه در آرشيو ملي نگهداري مي‌شوند، ابتدا بايد به فايلهاي يك سطحي منتقل شوند و سازوكارهاي امنيتي ويژه در بارة آنها اعمال شود. بجز نشانگرهاي طول اسناد. در مورد اسناد با طولهاي متغير، علامتهاي تعين كنندة عناصر اطلاعات، فيلد، پرونده، اسناد و يا نشانه‌هاي SGML. تمام اسناد پايگاه اطلاعاتي بايد در چنين شرايط درست و منطقي حفظ شود و هر عنصر اطلاعاتي در هر سند بايد از يك نوع باشد. اطلاعات پايه وابسته‌اي كه به لينك شدن به فايل اصلي نياز دارند، بايد رمزهاي (كليد)اصلي را داشته باشند تا بتوانند به راحتي با اسناد ساير فايلها، لينك شوند.

- كلية اطلاعات و توضيحات اضافه مرتبط با اسناد، بايد از سيستم مديريت اطلاعات پايه منتقل و به همراه فايلهاي يك سطحي در يك قالب ساختاري حفظ شود كه به اين ترتيب، مجموعه يك سند كامل و قابل درك خواهدبود. فايلها و متوني كه در فرمت WORD و يا زبان ASCII هستند و مرجع آنها در فايلهاي ديگر است بايد داراي توضيحات پاورقي باشند كه مفهوم و مرجع آنها به خوبي قابل درك باشد. اسناد رمز دار( به غير از آنهائي كه مورد تأئيد آرشيو ملي است) قبل از انتقال به آرشيو ملي بايد كشف رمز شوند. همچنين اسناد دسته بندي و كلاسه شده قبل از انتقال به آرشيو ملي، نياز به رفع كلاسه و طبقه بندي دارند.

 ابزار ذخيره اسناد الکترونیکی

هر سازمانی میتواند برای ذخیره، نگهداري و انتقال اسناد و اطلاعات الکترونیکی خود به آرشيوملی، یکی از وسایل زیر را انتخاب کند.

الف)نوارهای مغناطیسی

ب)نوارهایDAT

ج)دیسکت

د)CD rom

در مورد نامه‌هاي الكترونيكي غير رسمي (پست الکترونیک) هم سازمان يا اداره مورد نظر باید با دستوالعمل اجرایی پست الکترونیک مربوط به ادارات دولتی هماهنگ وهمسان باشد. یک پست الکترونیک با ارزش نگهداري باید طبق فرمت و در وسایل نگهداری ذکر شده به آرشيو ملی فرستاده شود.

چنانچه فرمت اطلاعات و ابزار نگهداری آنها در یک اداره با وسایل و فرمتهای یاد شده مغایرت داشته باشد. در اینصورت اداره مربوطه باید این مسئله را به آرشيوملی اطلاع دهد.

 مراحل انتقال اسناد الکترونیکی:

سازمان یا اداره مربوطه كه اسناد و مدارک الکترونیکی را به آرشيوملی منتقل مي‌كند، بايد آنها را به صورت طبقه بندی شده(سازماندهي شده) و یا فهرستی منتقل نماید. همچنین قبل از هر اقدامی، باید یک لیست راهنما را بصورت توصیفی در قالب یک فایل كه اطلاعاتی مانند موضوع و محدوده آن اسناد، مراجع اصلی آن و... را در برخواهدداشت به آرشيو ملي تحويل دهد؛ تا در مراجعات و استفاده های احتمالی در آینده قابل درک و استناد باشد. آرشيو ملی توضیح و تشریح اسناد و اطلاعات وارده را در سیستم خود بطور جامع پیاده می‌کند، تا دراستفاده های بعدی در آینده مشکلی پيش نیاید.

 

مستندسازی اسناد

قبل از انتقال اسناد و مدارک الکترونیکی به آرشيوملی، سازمان مربوطه باید یک سری اطلاعات در پیرامون آن سند یا مدرک خاص تهیه و فراهم نماید. اهمیت این موضوع به دلیل آنست که، چنانچه محققان درآینده بخواهند بر روی مطالب آن اسناد تحقیق و یا تحليلي داشته باشند، بتوانند براحتی اطلاعات و موارد حاشیه ای آن موضوع یا سند الکترونیکی را در اختیار داشته و بر مبنای آنها تحقیقات وتفاسیر خود را انجام دهند. اطلاعات پیرامونی و جامع در مورد هر سند الکترونیکی باید بطور همزمان با خود سند، اما در پروندهای جداگانه و در قالب همان سند مورد نظر به آرشيوملی منتقل گردد.

ذخیره و نگهداری اسناد الکترونیکی در سازمان ايجاد كننده

اسناد الکترونیکی به مانند ساير اسناد نيازمند جدول زماني مي باشد تا در زمان مورد نظر نسبت به ارزشيابي، امحا و يا انتقال آنها به آرشيو ملي اقدام شود. اما این اقدام در حیطه اختیارات اداره مربوطه نبوده و توسط آرشيو ملي انجام مي‌شود. ضمناً موارد زیر باید از طرف مؤسسه مربوطه رعایت گردد.

·حصول اطمینان از شرایط نگهداری صحیح از وسایل مخصوص نقل و انتقال اسناد الکترونیکی مثلا نوارهای مغناطیسی ولوحهاي فشرده باید در دمای 18درجه سانتی گراد و رطوبت 45%محیط نگهداری شوند.

·محتوای ابزار نگهداری اطلاعات الکترونیکی بطور تصادفی و انتخابی كنترل شود تا اطمینان حاصل شود که هیچیک از آنها خالی نیست. چنانچه در حین انجام این تست متوجه شديد یکی از ابزارها حاوی اطلاعات نیست، سریعا علت را جستجو و بررسی نمائید. البته به طور معمول، به منظور پیشگیری از نابودی اطلاعات الکترونیکی ذخيره شده در وسایل مخصوص نگهداری (مانند نوارها ودیسکت ها و...)هر چند وقت یکبار باید وسایل نگهداری فرسوده و قدیمی با انواع جدید آنها تعویض شود.

·قبل از اینکه نرم افزار یا سخت افزار سیستم مورد استفاده از رده خارج گردد، بطور کامل برای تخلیه و انتقال اسناد الکترونیکی موجود در آن برنامه ریزی کنید. مطمئمن شوید کلیه سیستم و اطلاعات پیرامونی اسناد برای حفظ و نگهداری (چه در کاغذ و چه بصورت الکترونیکی)کامل حفاظت شده هستند.

حفاظت اسناد و پژوهشهاي آتي

1- از نظر علم رايانه‌اي پیشرفته، نگهداری و ذخیره اسناد الکترونیکی در برنامه و فرمتی که دقیقا شبیه محیطی که آن اسناد در آن ایجاد شده اند، امری غیر ممکن و بعید است. به این دلیل که برخی از برنامه ها و فرمتهایی که دریک زمان مورد استفاده قرارمی گیرند، پس از مدتی دیگر قابل اجرا واستفاده نمی باشند.

2- بنابراین به منظور نگهداری وحفاظت از اطلاعات الکترونیک، نیازی نیست که الزاما همیشه بصورت الکترونیک نگهداری شوند بلکه به منظور حفظ دائمی آنها آرشيوملی نیاز دارد آنها را از حالت الکترونیک خارج کرده و به روشهایی تبدیل کند که طول عمر بیشتری داشته باشند. بطوریکه دسترسی به آنها در درازمدت آسان باشد؛ مانند میکروفیلم ها.

3- به این جهت آرشيوملی دائما در حال تحقیق و جستجوی بهترین و جدیدترین ابزار در جهان است تا بتواند سیستم و ابزار نگهداری خود را مطابق با تغییرات و پیشرفتهای تکنولوژیکی و نیاز های منطقه ای تغییر دهد.

به کارگیری راهکارهای ارئه شده:

راهنمایی ها و راهکارهای ارئه شده در این مطلب از یک زمان تا زمان دیگر تغییر می کند. استفاده کنندگان از آن باید متوجه تغییرات بعدي باشند. استعلام وآگاهی از تغییرات اعمال شده در این مطلب باید از طریق مدیریت فناوری اطلاعات و اسناد الکترونیکی آرشيوملی پیگیری شود.

 

 

---

[1] - دانشجوي دكتري تاريخ دانشگاه آزاد اسلامي واحد علوم و تحقيقات.

[2] - كارشناسي مترجمي زبان انگليسي.

[3] - مطالب ارائه شده در اين نوشته برگرفته از سايت اينترنتي آرشيو ملي مالزي با عنوان GUIDELINES FOR STORING AND PRESERVING ELECTRONIC RECORDS IN THE PUBLIC SECTOR است كه با آدرس زير قابل دسترسي است.

http://www.arkip.gov.my/english/elerecord.htm

[4]- تعريف آرشيو ملي مالزي از انواع اسناد بر اساس دستورالعملACT2003 به اطلاع كليه سازمانهاي دولتي اين كشور رسيده است كه يكي از آنها اسناد الكترونيك است.

طرح ملی مدیریت اسناد الکترونیک در مالزی (E-SPARK)

دکتر کیانوش کیانی هفت لنگ
محمد حسین شجاعی
در دهۀ اخیر دولت مالزی همانند بسیاری از کشورهای جهان، ضرورت استقرار (نظام جامع اسنادی) را با توجه به تحولات جدید فناورانه، مورد توجه قرار داده است و در چارچوب برنامه‌ای گسترده، فعالیت برای شناسایی نیازمندی‌ها و همچنین چگونگی طراحی و اجرای برنامه «نظام جامع اسنادی» را آغاز کرده است. ابتدا در سال 1994 آرشیو ملی مالزی به‌منظور آشنا ساختن کارکنان خود با اسناد الکترونیک و موضوع فناوری اطلاعات (it) برنامه‌های آموزشی ویژه‌ای را به مرحلۀ اجرا گذاشت. در قالب این برنامه کارکنان آرشیو توانستند قابلیتهای لازم برای کار با اسناد الکترونیک و همچنین تطبیق آن با شرایط موجود را به‌دست آورند. در سال 1997 به منظور توسعه مفاهیم جدید و آشنا نمودن افراد دست‌اندرکار فراتر از حوزه آرشیو ملی کنفرانس ملی برای آرشیویستها و ادارات دولتی در کوالالامپور برگزار شد. هدف این کنفرانس آگاهی یافتن از میزان اطلاعات موجود در خصوص مدیریت اسناد الکترونیک در کشور، به منظور استفاده از آن در برنامه‌ریزیهای آینده بود. در جریان این کنفرانس که با حضور کارشناسان مختلف از سرتاسر کشور برگزار شد. دانش و آگاهی موجود در مورد مدیریت اسناد الکترونیک ارزیابی شد و نیازها به دقت مورد توجه قرار گرفت و کمبودها نیزمشخص شد. این کنفرانس در واقع، زمینه و آماده‌سازی برای برگزاری یک کنفرانس جامع‌تر و بین‌المللی بود که در سال 1998 تحت عنوان «انتقال به اسناد الکترونیک بعنوان منابع راهبردی» در مالزی برگزار شد. این کنفرانس به صورت مشترک توسط «بنیاد بین‌المللی مدیریت اسناد» (IRT) و آرشیو ملی و نیز سازمان نیروی انسانی مالزی برگزار شد. این دو کنفرانس زمینۀ کارشناسی در جهت طراحی و اجرای سیستم مدیریت جامع اسناد در کشور فراهم آورد. در این مرحله لازم بود تا به منظور آشنا ساختن جامعه با تحول در حال شکل‌گیری و جلب حمایت و همکاری عمومی، معرفی مناسبی از موضوعات مربوطه با هدف آموزش همگانی انجام شود در نتیجه فیلمی مستند تحت عنوان «حق دستیابی به سند: حاکمیت الکترونیک و دسترسی به اسناد دولتی در مالزی» به صورت مشترک با بنیاد بین‌المللی مدیریت اسناد تهیه شد. این فیلم در میان دانشگاهها، مؤسسات آموزشی و ادارات توزیع شد. این فیلم در عین حال که افراد را به حقوق مهم خود در ارتباط با بخش دولتی (اسناد و دریافت اطلاعات) آشنا می‌ساخت، در همان حال ارتباط بهتری نیز میان دولت و مردم از جهت اهمیت دادن و توجه داشتن به این موضوع مهم، یعنی اسناد و اسناد الکترونیک ایجاد می‌کرد. به عبارت دیگر، دولت مالزی ابتدا در میان کارشناسان و دست‌اندرکاران ذیربط موضوع را مطرح نمود، سپس آن را در سطح جامعه و برای آگاهی عمومی نیز عنوان کرد. به دنبال آن برای طراحی مسیر حرکت برای دستیابی به یک فضای جامع اسنادی الکترونیکی، از سال 2000 دولت گفتگو و مذاکره با دانشگاههای داخل و متخصصین مربوطه را آغاز کرد و در کنار آن نیز کمیتۀ ملی برای حفظ و نگهداری اسناد الکترونیک در آرشیو ملی تشکیل شد. همچنین ایجاد مرکزی تحت عنوان «اسناد الکترونیک» پیشنهاد شد و در سال 2001 آرشیو ملی مالزی اقدامات لازم به منظور ایجاد بخش «مدیریت تکنولوژی اطلاعات و اسناد الکترونیک» را آغاز کرد.
نهایتاً در سال 2003 پروژه E-SPARK با هدف برقراری نظام آرشیوی اسناد الکترونیک برای دولت مالزی آغاز شد.
E-SPARK (در زبان ملایو، زبان مردم مالزی ـ اندونزی و برونئوی و دارالسلام) مخفف «پروژه مدیریت آرشیو و اسناد دولتی مالزی» است. E-SPARK یک پروژه ملی مالزیایی مدیریت اسناد است. این پروژه هم به منظور مدیریت اسناد الکترونیکی و هم به جهت ایجاد برنامه ای آموزشی در دانشگاهها طراحی شده است. هدف این پروژه، تبدیل کردن سازمان اسناد ملی مالزی، به عنوان محور اصلی مدیریت اسناد در کشور است. از دیگر اهداف آن حصول اطمینان از تحقق این موضوع بوده است که دسترسی به اسناد الکترونیک (e-record) که توسط بخش دولتی تولید می‌شود در هر زمان امکان پذیر باشد.
اجرای پروژه E-SPARK بر اساس اصول پایه و اولیه سند عبارت است از: «سند دلیل وقوع یک تعامل مشخص است».
در یک سند کاغذی اینکه متن (نگارش بر روی کاغذ) وسیله یا حامل (کاغذ) ساختار (چگونگی ترتیب نگارش بر روی کاغذ) و مفاد (ارتباط میان بندها ـ موضوع و رابطۀ کاری که در آن این تعامل صورت گرفته است) همگی به صورت فیزیکی به هم مربوط هستند، بخودی خود از نظر انسان دلیل تلقی می‌شوند.
در مورد اسناد الکترونیک عناصری که لازم است کنار هم قرار گیرند، تا یک «سند» الکترونیک معنی‌دار ایجاد شود (متن ـ مفاد و ساختار) همان فضای فیزیکی را اشغال نمی‌کنند. به‌علاوه آنها بدون یک واسطه نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری از نظر چشم انسان دلیل محسوب نمی‌شوند.
دست‌آوردهای E-SPARK
از زمان شروع طرح E-SPARK تاکنون سه دست‌آورد حاصل شده است که عبارتند از:
1. استانداردها ـ سیاستها و رویه‌های آرشیو اسناد الکترونیک.
2. نیازمندیها و مشخصات سیستم آرشیو اسناد الکترونیک.
3. دستورالعملهای آموزشی و تحصیلی.
دستاورد 1
استانداردها، سیاستها، رویه‌ها و دستورالعملهای آرشیو اسناد الکترونیک بخشهای دولتی را کمک می‌کند تا اسناد را از همان مرحله ایجاد، حفظ کرده و آن را تا مرحلۀ انتقال به آرشیو برای محافظت و نگهداری دائمی مراقبت کند.
دستاورد 2
مشخصات سیستم آرشیو اسناد الکترونیک به آرشیو ملی مالزی کمک می‌کند تا آرشیوهای دولتی را در همان محل ایجاد سند یا در سطح آرشیو ملی، اداره و مدیریت کند.
دستاورد 3
دستورالعملهای آموزشی و تحصیلی در آینده می‌تواند یک استاندارد مرجع برای آرشیو ملی ـ مؤسسات آموزشی دولتی و دانشگاهها باشد تا براساس آن برنامه‌های آموزشی و رئوس درسهای خود را در زمینۀ مدیریت اسناد الکترونیک طراحی کرده و توسعه دهند.
چشم‌انداز و اهداف پروژه E-SPARK
چشم‌انداز: اینکه سازمان اسناد ملی مالزی بتواند بعنوان متولی اصلی امر اسناد در حفظ و نگهداری اسناد الکترونیک دولتی در مالزی جایگاه خود را بدست آورد.

اهداف پروژه:
تحول و شکل‌گیری
مؤسسۀ استراتژی آرشیو اسناد الکترونیک دولتی مالزی در سه زمینۀ زیر بوده است:
ـ مدیریت اسناد الکترونیک
ـ آرشیو و حفظ اسناد الکترونیک
ـ دسترسی آرشیوی به اسناد الکترونیک
جهت‌گیری استراتژی مدیریت اسناد الکترونیک سازمان اسناد ملی مالزی
هدف این استراتژی انتقال از مدیریت فعلی اسناد به مدیریت اسناد الکترونیک بوده است که بر پایۀ سه محور زیر تعیین شده:
1. نقش سازمان اسناد ملی مالزی به عنوان محور فعالیتها، در زمینۀ ارائه توصیه ها و تخصصهای لازم در زمینۀ مدیریت اسناد دولتی.
2. ارزیابی وضعیت فعلی
ـ فراهم آوردن ظرفیت حفظ و نگهداری اسناد الکترونیک
ـ تعیین اولویت‌های مدیریت اسناد
3. توصیه‌های بین‌المللی
ایجاد مدیریت جامع اسنادی و آرشیوی در کشور .
به این ترتیب بر پایه موارد فوق سازمان اسناد ملی مالزی ویژگیها و اهداف مشخصی را نیز برای خود تعریف کرد که در چارچوب پروژه ملی مدیریت اسناد قابل دستیابی با اجرای این طرح آرشیو ملی مالزی معتقد بود:
1. آرشیو ملی مالزی در زمینۀ مدیریت اسناد و آرشیو در کشور نقش پیشرو خواهد داشت.

ادامه نوشته